Organisator WK Hockey en KLM Open presteert maximaal dankzij Office 365

Sportmarketingbureau TIG Sports maakt sinds een aantal jaren gebruik van Office 365 voor het organiseren van evenementen als het WK Hockey en de KLM Open, en is daar erg tevreden over. 'We gebruiken dit platform als vertrekpunt voor alle events en daardoor verloopt de communicatie een stuk soepeler', aldus Martijn van der Meulen, managing partner van TIG Sports. TIG Sports is een sportmarketingbureau dat evenementen organiseert voor verschillende sporten. Het bedrijf begon in 2004 als golfpromotor, maar groeide uit tot een multisportbedrijf dat verantwoordelijk is voor evenementen in verschillende takken van sport. Deze uitbreiding vergt steeds meer van de groeiende organisatie die recentelijk onder meer het WK Beachvolleybal, het WK Hockey, de KLM Open en de World Cup Shorttrack organiseerde.

Schaalbaarheid

'Onze kracht ligt in het creëren, vernieuwen en organiseren van grootschalige sportevenementen', zegt Martijn, managing partner van TIG Sports. 'Het is onze ambitie om de marktleider te worden op het gebied van internationale sportevenementen. Daardoor werken we steeds vaker internationaal en vanaf diverse locaties, en dat vraagt om een andere manier van werken en communiceren. Het is essentieel dat we dit goed aanpakken, want een succesvol evenement valt of staat met een goede samenwerking en communicatie.' Om de communicatie, documentatie en samenwerking rondom de events te stroomlijnen, startte TIG Sports een aantal jaren geleden daarom met het gebruik van Office 365. Bij het inrichten van die nieuwe omgeving kreeg het sportmarketingbureau hulp van Microsoft-partner Datamex Automatisering.

Soepel communiceren

'Vooral voor SharePoint Online is in het nieuwe en gestroomlijnde proces een grote rol weggelegd', aldus Martijn. 'We gebruiken dit platform als vertrekpunt voor alle events en daardoor verloopt de communicatie een stuk soepeler. Dat geldt zowel voor onze eigen interne communicatie, als voor de communicatie met externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan de medewerkers van de locatie of van de verschillende sportbonden. Door al die partijen uit te nodigen binnen SharePoint Online, kunnen we sneller schakelen. Het geeft ons een duidelijk overzicht, waardoor we taak- en resultaatgericht te werk kunnen gaan. Office 365 is de centrale plaats waar alle communicatie en documentatie rondom evenementen samenkomt. Alle betrokken partijen weten zo wanneer er wat gedaan moet worden, zodat we samen een succesvol evenement kunnen neerzetten.'

Afscheid van lokale serveromgeving

Het gebruik van Office 365 bevalt TIG Sports zo goed, dat het bureau het komende jaar van plan is dat nog een stuk intensiever te doen. 'Zo gaan we SharePoint Online verder doorontwikkelen en zijn we van plan om afscheid te nemen van onze lokale serveromgeving.' Dat laatste is mogelijk doordat Office 365 een cloudgebaseerde oplossing is. En dat levert meer voordelen op dan alleen de besparing op serveronderhoud, vertelt Martijn. 'Office 365 is daardoor ook een zeer schaalbare oplossing. Bij TIG Sports werken zo'n 29 vaste medewerkers en twintig stagiairs per halfjaar, maar vooral tijdens evenementen zelf komt daar een groot aantal tijdelijke krachten bij. Het is voor ons dan erg prettig als we snel kunnen upscalen, en later weer kunnen downscalen.'

Office 365 is gemaakt voor jouw bedrijf

Benieuwd naar de mogelijkheden van Office 365 voor jouw onderneming? Kijk hier voor meer informatie.