Overstappen naar een digitale werkplek? Zorg voor een zachte landing

Een digitale werkplek is meer dan een tool die het mogelijk maakt om online te werken. Met een digitale werkplek faciliteer je medewerkers in hun behoeften. Je stelt ze in staat om efficiënt samen te werken, gemakkelijk bestanden te delen en eenvoudig toegang te krijgen tot applicaties en data. De adoptie van de digitale werkplek is cruciaal om dit daadwerkelijk te realiseren. Maar niet iedere medewerker is voldoende digivaardig. 

Bovendien krijgen medewerkers te maken met veranderingen en een nieuwe manier van (samen)werken. Het is daarom belangrijk om alle medewerkers op de juiste manier mee te nemen in de veranderingen die een nieuwe digitale werkplek of de uitrol van Microsoft Office365 met zich meebrengen. Robin Wijnen is sales consultant IT adoptie en productiviteit bij IT-dienstverlener Ictivity en weet veel van adoptie van nieuwe technologieën binnen organisaties. Hij vertelt over de grootste valkuilen bij een adoptie en hoe je zorgt dat medewerkers succesvol aan de slag gaan met hun digitale werkplek.

Waarom is de adoptie zo’n belangrijk onderdeel van de digitale werkplek?

“Als je vanuit de technische hoek naar de digitale werkplek kijkt, dan lijkt de uitrol een fluitje van een cent. Het is alleen veel meer dan een IT-feestje. Zeker bij een digitale werkplek is het menselijke aspect ontzettend belangrijk. Sterker nog, IT begínt bij de gebruiker. Het is belangrijk dat je ze centraal stelt bij de overstap. Elke verandering of vernieuwing is spannend. Met een passend adoptietraject begeleid je medewerkers op de juiste manier door deze verandering. En zo stap je succesvol over naar een digitale werkplek.”

Begin bij de gebruiker

Hoe zet je de gebruiker nu echt centraal bij de overstap naar een digitale werkplek? 

“Beginnen bij de gebruiker start bij het eerste ontwerp en loopt door tot de laatste fase: de adoptie. Het is ontzettend belangrijk om alle gebruikers hierbij te betrekken. Zo zorg je ervoor dat ze uiteindelijk met plezier en succes gebruikmaken van de digitale werkplek. Je kunt een fantastische werkomgeving neerzetten, maar als gebruikers niet weten hoe ze ermee kunnen werken, is de investering voor niets geweest. Betrek daarom je gebruikers gedurende het hele proces.”

Waar moeten organisaties rekening mee houden tijdens een adoptietraject?

“Mij valt het op dat er een paar aspecten zijn waar organisaties onvoldoende bij stilstaan. Als je hier bewust van bent, kun je ervoor zorgen dat je hier wél de nodige aandacht aan besteed. In het ergste geval is helemaal geen aandacht voor de gebruikers. Of er is misschien één magere adoptieaanpak voor alle medewerkers, waarbij iedereen over één kam wordt geschoren. 

Daarbij bestaat de misvatting dat een algemene adoptieaanpak voor de hele groep gebruikers voldoende is. Maar denk eens aan de medewerkers binnen jouw organisatie. Hebben zij allemaal dezelfde digivaardigheden? Voeren ze dezelfde werkzaamheden uit? Staan ze allemaal open voor vernieuwing? Waarschijnlijk beantwoord je al deze vragen met ‘nee’. Eenzelfde adoptieaanpak voor alle gebruikers volstaat daarom niet. Ieder type medewerker heeft een eigen aanpak nodig. Je hebt bijvoorbeeld early adopters die niet kunnen wachten om de nieuwe digitale werkplek te gebruiken. 

Voor de grootste groep geldt echter dat je ze aan de hand moet nemen en enthousiast moet maken. En er is ook altijd een groep medewerkers die meer moeite heeft met vernieuwing of de hakken in het zand zet. Ook zij hebben een eigen aanpak nodig.”

Zijn er nog meer valkuilen?

“Die zijn er zeker. Een tweede veelgemaakte fout is het in één keer uitrollen van alle nieuwe functionaliteiten. Het is begrijpelijk dat jij van enthousiasme niet kunt wachten, maar voor gebruikers werkt dit anders. Meerdere veranderingen in één keer uitrollen, kan al snel te veel zijn. Hanteer daarom een gefaseerde aanpak voor het uitrollen van nieuwe functionaliteiten binnen de digitale werkplek. Anders overlaad je mensen met nieuwe dingen en zien ze door de bomen het bos niet meer. Het gevolg? Ze haken één voor één af. 

Daarnaast is het goed om te beseffen dat adoptie meer is dan het trainen van mensen. Het gaat erom dat je medewerkers enthousiasmeert over de digitale werkplek. Dit doe je door ze in te laten zien wat de meerwaarde van de digitale werkplek is in hun dagelijkse werkzaamheden. Helpt het bijvoorbeeld om eenvoudiger thuis of op afstand te werken? Of om gemakkelijker documenten te delen met collega’s? 

Wanneer gebruikers dit inzien, gaan ze de nieuwe werkplek omarmen. En dat is een solide basis om ze vervolgens de juiste kennis en vaardigheden te leren om binnen de digitale werkplek te werken. Pak je dit op de verkeerde manier aan, dan raken medewerkers gefrustreerd. Dat zorgt ervoor dat ze minder productief worden en gaat bovendien ten koste van het werkplezier.”

What’s in it for me?

Hoe voorkomen organisaties dat ze deze zaken over het hoofd zien?

“Dit doe je door mensen direct te betrekken bij de adoptie. Ik weet het, dit klinkt als een open deur, maar toch wordt het vaak vergeten.”

Waarom is dit zo belangrijk?

“Er zijn eigenlijk drie redenen. Allereerst stijgt de gebruikerstevredenheid. Met what’s in it for me als uitgangspunt, zorg je dat gebruikers de meerwaarde van de vernieuwing gaan inzien en ervaren. Zo wordt de werkplek een waardevolle toevoeging op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. En dat is precies wat er nodig is om gebruikers tevreden te maken. 

Het tweede voordeel is dat de helpdesk minder nodig is. Een passend adoptieprogramma zorgt voor de juiste kennis en kunde bij medewerkers. Hierdoor weten ze hoe de technologie werkt en wat ze ermee kunnen. Hoe hoger de digivaardigheid, hoe minder support er nodig is. Medewerkers hebben immers meer basiskennis en zijn daardoor zelfredzamer. 

Als laatste zorgt het betrekken van gebruikers bij de uitrol ervoor dat de productiviteit van medewerkers toeneemt. Medewerkers die goed worden ondersteund in hun werkzaamheden, onder andere met slimme technologische oplossingen, hebben meer plezier in hun werk en zijn tevredener. En dat leidt uiteindelijk tot een hogere productiviteit en meer werkgeluk. Wat wil je nog meer?”

Hoe werkt zo’n adoptietraject als er veel medewerkers thuiswerken?

“Hybride werken lijkt de adoptie ingewikkelder te maken, maar dat hoeft niet per se zo te zijn. Voor corona bestonden standaard IT-adoptietrajecten vaak uit een combinatie van een training, online modules en/of floorwalking. Komt een medewerker ergens niet uit? Voilà, de trainer (floorwalker) staat binnen no-time aan je bureau en beantwoordt je vragen. Gelukkig blijkt de inzet van een  eCoach een goed alternatief. 

Dit is een professionele trainer die online begeleiding geeft en op afstand bereikbaar is voor vragen. De voorwaarde hierbij is een hoge beschikbaarheid van de trainer en de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier vragen te stellen, bijvoorbeeld via de chat. Bijkomend voordeel is dat een eCoach zijn werk efficiënter kan uitvoeren dan een trainer op locatie. Denk aan meerdere locaties tegelijk helpen, waardoor je als organisatie kosten bespaart.”

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers succesvol aan de slag gaan met hun digitale werkplek?

“Ik heb een aantal tips om te zorgen voor een zogenoemde zachte landing. Ten eerste is het heel belangrijk om te starten met goede communicatie. Het klinkt misschien cliché, maar communicatie is cruciaal tijdens een adoptietraject. Veel mensen vinden verandering nu eenmaal lastig. Als je medewerkers soepel door de verandering wil helpen, is communicatie jouw beste vriend om dit te realiseren. 

Mensen vinden het prettig om zich voor te kunnen bereiden op een verandering. Vertel dus tijdig wat er gaat gebeuren en wat medewerkers kunnen verwachten. Ook is het belangrijk om uit te leggen hoe je medewerkers hierin meeneemt. Daarbij is het goed om in je achterhoofd te houden dat mensen de meeste nieuwe kennis opdoen door informeel leren en slechts een klein deel door formeel leren middels een klassikale of online training. Je kunt dit informele leerproces versnellen door medewerkers daadwerkelijk te laten werken met nieuwe functionaliteit en ze gebruik te laten maken van een korte instructievideo bij vragen. 

Verder is de uitrol van een digitale werkplek – zoals ik al zei – geen IT-feestje. Betrek daarom ook vooral de communicatie- en HR-afdeling, want zij hebben kaas gegeten van communicatie met medewerkers. Sla je het communicatiestuk over? Dan maak je een hele slechte start en sta je met 1-0 achter. Zie die achterstand maar weer in te halen.”

Mijn tweede tip is het doen van een nulmeting. Je weet waar je naartoe wilt, maar wat is je vertrekpunt? Alleen als je dit in kaart hebt gebracht, kun je de juiste route uitstippelen. Met een nulmeting bepaal je de start van de route. Hoe is de digivaardigheid van medewerkers? Met wat voor type gebruikers heb ik te maken? Werken zij met een vaste werkplek of vanaf mobiel? En wat zijn de behoeften die daarbij horen? 

En niet te vergeten: er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. De ene medewerker neemt het liefst de kortste en snelste route, terwijl de andere medewerker af en toe een tussenstop neemt om extra informatie tot zich te nemen. Zorg ervoor dat iedere medewerker de route kan bewandelen die bij zijn of haar behoeftes past.

Dat brengt mij meteen bij het volgende punt: adoptietrajecten zijn maatwerk. Zoals ik eerder al zei, je kunt niet alle medewerkers over één kam scheren. Dat geldt niet alleen voor het kennisniveau of type gebruiker, maar ook voor de manier waarop iemand de digitale werkplek straks gebruikt. Een kantoormedewerker gebruikt meer mogelijkheden van een werkplek dan een medewerker die in het veld actief is. Zij kunnen vaak prima uit de voeten met een light versie.

Mijn laatste tip: gooi medewerkers niet in het diepe! Advies en nazorg zijn van groot belang. Hoe goed je medewerkers ook hebt getraind en begeleid, ze gaan sowieso tegen dingen aanlopen. 

Daarom is het goed om enerzijds te monitoren of gebruikers de technologie op de juiste manier gebruiken. Anderzijds is het belangrijk om vragen te beantwoorden en mensen advies te geven als ze ergens niet uitkomen. Bij sommige medewerkers blijkt wellicht dat ze extra scholing nodig hebben. Zorg daarnaast dat de nieuw aangeleerde vaardigheden op peil blijven. 

Digitale ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op. Bovendien worden er nieuwe medewerkers aangenomen, veranderen werkwijzen binnen de organisatie of komen er nieuwe applicaties bij. Het is dus belangrijk om elk jaar te investeren in de digivaardigheid van medewerkers.”