Piekmomenten en voorraadbeheer - waarom het voor eCommerce ondernemers essentieel is deze relatie te doorgronden

Auteur: Matthijs Onland, Country Manager van het groei- en financieringsplatform Wayflyer

De omzet die voortkomt uit de eCommerce sector is de afgelopen jaren gestegen tot maar liefst $4.98 miljard, wat volgens Statista in 2022 verder zal stijgen tot zo’n $5.4 miljard. Piekmomenten zoals Black Friday en kerst spelen hier een grote rol in. Sterker nog, piekmomenten zijn voor eCommerce ondernemers onmisbaar om op voor te bereiden. Enerzijds leveren piekmomenten namelijk veel omzet op. Anderzijds zorgen ze ook voor ingewikkelde dilemma’s. Hoe kunnen eCommerce ondernemers het beste omgaan met piekmomenten en de bijhorende - tijdelijke - sterk toenemende vraag? Een prominent voorbeeld van een piekmoment dat om extra voorbereiding vraagt is het Chinees Nieuwjaar. Hier liggen zowel kansen als gevaren, waar eCommerce ondernemers goed van op de hoogte moeten zijn.

Globalisering heeft de landsgrenzen doen vervagen, waardoor feestdagen zoals het Chinees Nieuwjaar wereldwijd voelbaar zijn. Zo laten statistieken zien dat Chinees Nieuwjaar een belangrijke wereldwijde feestdag is geworden, ook binnen Europese en Amerikaanse gemeenschappen. Het wordt gevierd door een vierde van de wereldpopulatie en heeft wereldwijd een grote impact op o.a. supply chain. Zo’n piekmoment biedt kansen en uitdagingen waar eCommerce ondernemers zich meer dan ooit bewust van moeten zijn en zich zo goed mogelijk op moeten voorbereiden.

Ondernemers kunnen tijdens piekmomenten profiteren van de kansen omtrent bijvoorbeeld marketingmogelijkheden. Zo bieden webshops vanuit alle hoeken van de wereld aan het Chinees Nieuwjaar gerelateerde aanbiedingen aan. Het besef dat piekmomenten mogelijkheden bieden om de verkoopcijfers te verhogen, bereikt alsmaar meer ondernemers.

De keerzijde is dat ondernemers vaak afhankelijk zijn van ‘de fabriek van de wereld’, o.a. voor hun voorraad. Of het nou gaat om het gehele assortiment, of om een aantal (belangrijke) onderdelen. Er zijn maar weinig bedrijven die producten kunnen produceren zonder Chinese leveranciers. Zij nemen echter veelal vrij tijdens het Chinees Nieuwjaar en leggen de werkzaamheden volledig stil. Des te belangrijker dus dat eCommerce ondernemers niet achter de feiten aanlopen en zich voorbereiden op een mogelijke vertraging van goederenlevering.

Een piekmoment zoals het Chinees Nieuwjaar zorgt voor eCommerce ondernemers dus voor zowel kansen, als voor uitdagingen. Terwijl tijdens een piekmoment veel winst te behalen valt, moet er ook financieel genoeg ruimte zijn om op de uitdagingen in te spelen en bijvoorbeeld extra voorraad in te kopen.

Chinees Nieuwjaar

Het Chinees Nieuwjaar is voor Chinezen hét moment in het jaar om zich met familie te verenigen. Veel werkzaamheden worden stilgelegd en werknemers doorkruisen het land - en grenzen - om deze feestdag samen met hun geliefden te kunnen vieren. Dit legt grote druk op de bevoorradingsketens: het benadrukt voor ondernemers die afhankelijk zijn van Chinese leveranciers het belang van voorbereiding en de noodzaak van het hebben van financiële middelen om dit zo goed mogelijk te kunnen doen.

Inventaris management is een van de meest uitdagende onderdelen van het runnen van een eCommerce bedrijf. Het omvat o.a. het voorspellen van de vraag naar producten en het hebben van inzicht in wanneer inkooporders voor nieuwe voorraad moeten worden geplaatst. Succesvol voorraadbeheer leidt tot voldoende inventaris om aan de vraag te voldoen, maar is een proces waar veel (startende) eCommerce ondernemers moeite mee hebben - vanwege een gebrek aan ervaring of een gebrek aan geld.

5 tips voor goed inventaris management

De oplossing is relatief simpel, maar veel eCommerce bedrijven realiseren zich dit niet (op tijd).  Ongeacht een piekmoment is effectief voorraadbeheer dé sleutel tot het voorkomen van tekorten en overschotten. Hieronder vijf tips:

1. Begin vroeg met plannen

Een van de belangrijkste zaken die naar voren kwamen bij het praten met honderden eCommerce ondernemers, is om vroeg te beginnen met plannen. Door vroeg te plannen kun je je bestellingen tijdig plaatsen. Doe je bestellingen voor het piekmoment bijvoorbeeld 6 in plaats van 3 maanden op voorhand. Vroeg plannen geldt overigens niet slechts voor piekmomenten. Je wilt als ondernemer op allerlei scenario’s vooruit denken!

2. Vergroot je zichtbaarheid op de toeleveringsketen

Het grootste probleem is niet dat je inventaris laat is. Niet weten dat deze laat is, is mogelijk nog veel erger. Als je dit weet, kun je je marketing en stock levels hierop aanpassen nog vóór de klant (vaak te laat) door heeft dat een bepaald product vertraagd is of niet op voorraad. Daarom wil je je zichtbaarheid op de toeleveringsketen vergroten. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een lokaal inspectiebureau in te schakelen om bij de fabriek langs te gaan. Hierdoor kun je het productieproces beter begrijpen en hier beter omheen plannen.

3. Alternatieve manieren van transport

Als ondernemer is het altijd slim om te onderzoeken welke alternatieve manieren voor transport mogelijk zijn. Laat je vracht bijvoorbeeld per vliegtuig aanleveren. Het voordeel is dat dit erg snel is. Het nadeel is dat je marges hieronder zullen lijden. Toch is dit beter dan klanten laten wachten. Al heel wat bedrijven plaatsen grotere bestellingen en laten zo’n 20, 30 of zelfs 40% van hun inventaris per vliegtuig naar hun Amerikaanse of Europese magazijns verschepen.

4. Zorg ervoor dat je de financiële middelen hebt

Wellicht is een van de belangrijkste zaken om aan efficient voorraadbeheer te (kunnen) doen, het hebben van de financiële middelen. Als eCommerce ondernemer wil je de financiële middelen hebben om aan de (tijdelijk toenemende) vraag te voldoen, anticiperen op piekmomenten en vooral achteraf niet met voorraad overblijven. Het hebben van werkkapitaal is hierbij key. Het loont dan ook om net zoals na te denken over alternatieve manieren van transport, ook na te denken over alternatieve manieren om genoeg financiële middelen te hebben. Kijk bijvoorbeeld naar de mogelijkheden omtrent op omzet gebaseerde financiering!

5. Verhuis je productie dichter bij huis

Verschillende bedrijven onderzoeken de mogelijkheden omtrent het verplaatsen van de productie naar locaties die dichterbij zijn, zodat levering per trein of vrachtauto kan plaatsvinden. In Europa kijken bedrijven naar Portugal en Turkije, met name binnen de textiel en kledingindustrie. In Amerika zien we dat bedrijven vaak kijken naar Mexico en Zuid-Amerika. Ondernemers vermijden zo Amerikaanse tarieven op import van China. Dit neemt de afhankelijkheid van overzeese verschepingen tussen Azië en Amerika of Europa weg.

Let wel op: verhuizen kan maanden duren. In de tussentijd wil je dus je voorraad zo optimaal mogelijk hebben om een zo goed mogelijke transitie te kunnen garanderen, waar klanten niets van zullen merken. Dit is een lange termijn besluit over hoe je je bedrijf wil runnen.

Baseer je acties op data analyses

Om bovenstaande tips te kunnen uitvoeren is het belangrijk data en marktetinganalyse tools te gebruiken. Dit helpt ondernemers om trends, drukke periodes en piekmomenten zoals het Chinees Nieuwjaar beter te voorspellen - en hier gepast op te reageren. Deze tools kunnen bovendien ook helpen bij het op orde brengen van je financiering, aangezien goed voorraadbeheer vaak veel kapitaal vergt.

De wereld draait echter om data. De ondernemer die data goed weet te benutten loopt al voor op de concurrentie.

Piekmomenten bieden dus veel mogelijkheden. Hogere omzet en slimme marketing trajecten kunnen eCommerce bedrijven enorm laten groeien. Wel is het belangrijk om ook de nadelen goed in de gaten te houden. Zorg ervoor dat je als ondernemer goed voorbereid bent en niet achter de feiten aanloopt. Bij meer vraag, is ook meer voorraad nodig.