Plug en call zakelijke telefonie met Belfabriek telefoonsysteem

Al sinds 2000 is de Belfabriek de enige telefoonmaatschappij in Nederland die volledig gespecialiseerd is in het aanvragen, opzetten en onderhouden van 0800-, 0900-, 088- en 085-nummers. Inmiddels heeft Belfabriek al meer dan 6000 servicenummers aangesloten, en is het uitgegroeid tot een bedrijf met tevreden klanten in vele landen en biedt veel meer dan alleen maar Nederlandse servicenummers aan.

Zo heeft Belfabriek recentelijk een alles-in-1 telefoonsysteem gelanceerd. Dit is een plug en call telefonie oplossing voor alle soorten organisaties van B2C, B2B, non-profit tot overheden. En van alle formaten van ZZP, tot MKB en grootbedrijf.

Het Belfabriek telefoonsysteem omvat een bureautoestel, softphone, webinterface en apps (iPhone/Android). De apps zijn eenvoudig en onbeperkt installeerbaar d.m.v. QR-code.

Functies die onontbeerlijk zijn om de zakelijke telefonie te professionaliseren zijn standaard kosteloos inbegrepen. Waaronder de mogelijkheid om gesprekken op te nemen, het instellen van een keuzemenu, wachtrij voor drukke tijden, zakelijke nummers doorschakelen naar mobiel (vast op mobiel).

Om deze lancering te vieren komt Belfabriek met een actie: het eerste Yealink telefoontoestel gratis toegestuurd voor (kleine) zelfstandigen en organisaties die als gevolg van Covid-19 omzetverlies hebben geleden. De adviesprijs voor de Yealink telefoon model T-43U is normaliter € 115,-. Op werkdagen voor 22:00 aangevraagd, volgende dag in huis. Deze Belfabriek zakelijke telefoon is voor-geconfigureerd. Dit betekent dat de telefoon zichzelf aanmeld via een bestaande internet aansluiting met de Belfabriek telefonie servers en voilà, de zakelijke telefoon is direct werkzaam.

Waarom steeds meer organisaties overstappen naar cloud telefonie

Voor kleine en middelgrote bedrijven is het van vitaal belang om vlot te kunnen communiceren met leveranciers, andere zakelijke partners en klanten. Ook de onderlinge communicatie tussen verschillende medewerkers en departementen is natuurlijk cruciaal. Voor MKB is de combinatie van telefoontjes, e-mails en appjes vaak overweldigend, zeker wanneer medewerkers ook nog eens van thuis uit werken.

Een traditionele telefonie-infrastructuur met een fysieke telefooncentrale en vaste toestellen wordt minder en minder relevant. De meeste bedrijven kiezen tegenwoordig voor hosted telefonie. En daar hebben ze een goede reden voor. Ze zijn immers veel flexibeler en meer kostenefficiënt.

Wat is telefonie in de cloud?

Een telefooncentrale in de cloud is een complete oplossing voor zakelijke telefonie die volledig over het internet verloopt. Dit noemt men ook wel VoIP bellen, wat staat voor Voice over Internet Protocol. Een beetje te vergelijken met de apps op je smartphone. Het is in wezen telefonie als een service en niet als product. Alle functies zijn toegankelijk en makkelijk in te stellen via het internet.

Omdat het gaat om een dienstverlening wordt het vaak aangeboden door een VoIP provider voor een aantrekkelijk, maandelijks vast tarief, met inbegrip van talrijke nuttige functies.

Wat zijn de mogelijkheden van cloud telefonie voor het midden- en kleinbedrijf?

Het feit dat alles in de cloud verloopt, opent een oneindige wereld van mogelijkheden, die voorheen niet toegankelijk waren voor kleine en middelgrote bedrijven.

Flexibele toegankelijkheid

Een telefooncentrale die alleen maar op één locatie werkt, is niet meer van deze tijd. Vandaag de dag moeten medewerkers van overal en vanaf verschillende toestellen kunnen bellen, videochatten, mailen en appen.

De belangrijkste functie van cloud telefonie, en daarmee tegelijk het belangrijkste voordeel, is dat het systeem werkt aan de hand van apps die compatibel zijn met mobiele telefoons, computers en tablets. Het enige wat men moet doen om te kunnen bellen, is de applicatie installeren, en over een internetverbinding beschikken.

In tijden waarin thuiswerk uitgegroeid is tot een vaste waarde, is flexibele toegankelijkheid gewoonweg onontbeerlijk geworden.

Alles overzichtelijk in één online portaal

Nog een troef van een VoIP telefooncentrale is dat alle aspecten met enkele muisklikken te beheren zijn vanuit één online dashboard. Men is dus niet meer afhankelijk van de telefoonprovider of een technicus om bepaalde opties te veranderen. Denk aan nieuwe gebruikers toevoegen, het wijzigen van instellingen, automatisch doorschakelen, eindbestemmingen wijzigen, toestemmingen veranderen, en ga zo maar door. Zo heeft een ondernemer zelf de volledige controle over de zakelijke telefonie.

Intelligent doorschakelen

Als je met meerdere medewerkers werkt, is het een lastige klus om al die inkomende oproepen op een efficiënte manier door te schakelen naar de juiste persoon. Daarvoor moet je ofwel een fulltime onthaalbediende in dienst nemen, ofwel een dure, fysieke telefooncentrale aanschaffen. Ook dat probleem is met moderne telefonie in de cloud van de baan.

Dankzij een IVR- of Interactive Voice Response systeem kan je in een handomdraai zelf een intelligent doorschakelmenu instellen. Een IVR-systeem is het kloppend hart van een telefooncentrale in de cloud.

Het verwelkomt de bellers en schakelt ze door naar de bevoegde personen binnen jouw organisatie. Doorschakelen kan op basis van een traditioneel keuzemenu of zelfs automatisch op basis van gegevens van de inkomende oproep, zoals het gebelde of bellende nummer, datum en tijdstip van de dag.

Nog beter wordt het als je weet dat je ook kan doorschakelen aan de hand van het beschikbaarheidsschema van je medewerkers. De telefoontjes worden dan gewoon doorgezet naar de op dat moment beschikbare personeelsleden.

Digitale voicemail

Digitale voicemail is een echte gamechanger voor bedrijven die veel telefoontjes van klanten moeten verwerken. Het schrijft de ingesproken berichten automatisch uit in een tekstbericht en stuurt deze vervolgens per mail naar de betrokken medewerker. Beluisteren kan ook nog gewoon via de telefooncentrale app. Geen gedoe dus met inbellen en codes om spraakberichten te beluisteren. Medewerkers krijgen de berichtjes in hun mailbox en kunnen gelijk aan de slag om vragen te beantwoorden en klanten verder te assisteren.

Virtueel callcenter

En als je deze voordelen en functies van cloudtelefonie combineert, heb je als mkb-onderneming een heus virtueel callcenter ter beschikking. Ieder telefoontje is belangrijk en met slimme keuzemenu’s, intelligent doorschakelen en makkelijk eindbestemmingen wijzigen, komt iedere oproep gelijk bij de bevoegde persoon terecht.

Cloudtelefonie op maat van jouw klein of middelgroot bedrijf

Ook in Nederland en België is er een ruime keuze aan aanbieders van online zakelijke telefonie. Het is echter niet altijd makkelijk om de voor jouw klein of middelgroot bedrijf beste oplossing te kiezen. Specifiek voor zelfstandige ondernemers, kleine en middelgrote bedrijven zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:

• Gebruiksvriendelijk? Een online telefoonsysteem moet communicatie gemakkelijker maken en na de installatie eigenlijk op automatische piloot kunnen werken op basis van het plug & call-principe.
• Alles-in-één oplossing? Wat zit er allemaal in het aangeboden pakket? Online bellen, online interface, slim keuzemenu, gratis oproepen bij fair use, intelligent doorschakelen, digitale voicemail, enzovoort.
• Hardphone inbegrepen? Zit er een zakelijke telefoon (hardphone) met alle toeters en bellen in het pakket of moet je dit bij een derde kopen?
• Compatibiliteit? Kunnen al mijn medewerkers de app onbeperkt installeren op hun favoriete toestellen (Android én iPhone) aan de hand van een QR-code?

Bedrijven in de Lage Landen komen al snel uit bij Belfabriek, een speler met meer dan twintig jaar ervaring op het gebied van zakelijk bellen. Deze gereputeerde provider vinkt alle bovenstaande vragen aan en voor kleine zelfstandigen en organisaties die omzetverlies leden door de pandemie is het eerste toestel gratis.

Makkelijk te onthouden telefoonnummers

Het is in principe mogelijk om alle zakelijk telefoonnummer varianten te registeren en te beheren via een moderne telefooncentrale.

Er zijn globaal gesproken 3 opties.

• Lokale nummers Ofwel een vast telefoonnummer. Er kan o.a. gekozen worden voor een Rotterdams 010 nummer, Amsterdams 020 nummer, enzovoort. Zo kan men profiteren van het beste van beide werelden: een professioneel zakelijk vast telefoonnummer met de flexibiliteit van een smartphone. Een obstakel waar veel ondernemers al een poos mee worstelden, immers een 06 nummer komt een stuk minder professioneel over op een visitekaartje.
• Nationale nummers Met name onder webshops en ICT-bedrijven geniet een 085 nummer aanvragen Een 088 nummer aanvragen is een vaak verkozen optie bij grootbedrijf die veel telefoonnummers nodig hebben, aangezien deze nummers komen in series van 100 (niet per stuk registreerbaar zoals bij 085 nummers). Een 0800 nummer is kostenvrij voor bellers en geniet daarom een positief imago. Een 0900 nummer aanvragen, stelt de nummerhouder in staat om zelf het tarief te bepalen (binnen de limieten van ACM) en zodoende het nummer kostendekkend te maken of zelfs inkomsten te genereren met het telefoonnummer.
• Buitenlandse nummers Ook een internationaal telefoonnummer behoort tot de mogelijkheden, denk bijv. aan Duitse, Belgische, Spaanse, Franse, UK en Amerikaanse nummers. Ook in deze landen is weer onderscheid te maken tussen lokale telefoonnummers zoals bijv. een Londen 204 nummer, of een nationaal UK 030 nummer, of een 0808 nummer kostenvrij voor bellers uit het Verenigd Koninkrijk.

Telefonie in de cloud is de toekomst en die toekomst is nu

Hosted VoIP geeft je meer flexibiliteit, meer controle en lagere kosten, wat altijd mooi meegenomen is voor kleine en middelgrote ondernemingen. Zo kan je als bedrijfsleider focussen op de groei van je bedrijf en de klanttevredenheid verhogen. En precies omdat het zo rechttoe rechtaan en efficiënt is, hoef je geen bijzondere expertise te hebben, opleidingen te volgen of gespecialiseerde mensen aan te nemen om al die handige snufjes te gebruiken.

Als ondernemer krijg je sowieso al genoeg op je bord. Het laatste wat je wil is je hoofd breken over de ingewikkelde details van een telefooncentrale. Kortom, zakelijk cloud bellen biedt alles wat kleine ondernemingen nodig hebben om te floreren in een alsmaar competitievere en snel veranderende bedrijfswereld.