Software als antwoord op de vraag naar cashflow

Het betaalgedrag van klanten heeft een directe invloed op de cashflow - en daarmee liquiditeit - van een onderneming. Te laat- of niet-betaalde facturen vormen een serieuze dreiging voor bedrijfsgezondheid, dus is het voor iedere ondernemer zaak om alle ruimte voor verbetering te benutten.

De meeste bedrijven werken met een vorm van debiteurenbeheer. Dit beheer kan zo laagdrempelig zijn als het handmatig bijhouden van een overzicht van verzonden facturen en betalingsstatussen. Ook schriftelijke afspraken met klanten zijn veelvoorkomend, wat een vorm van controle over de betalingstermijn biedt. Daarnaast kunnen er algemene voorwaarden aan diensten en producten gekoppeld worden, wat een juridische ondergrond legt voor wanneer het nodig blijkt. De kans is groot dat jij of jouw bedrijf een digitale methode van debiteurenbeheer hanteert. Excel-lijstjes met statussen komen voor. En hoewel we elke vorm van aandacht voor debiteurenbeheer willen beamen, los je met handmatig bijgewerkte lijstjes weinig op.

De uitdaging

Kijk je wekelijks of dagelijks naar het overzicht om, en ondervind je dat een klant te laat betaalt, dan blijf je afhankelijk van een reeks menselijke handelingen om in een oplossing te voorzien. Bellen, mailen en controleren hebben een tijdsinvestering in gemeen. Wellicht ben je een stap verder. Misschien besteed je het beheer uit, of zet je toegespitste software in om het proces gedeeltelijk te automatiseren. Dat is een juiste richting, want het structureren en automatiseren van betalingsherinneringen heeft een absolute, positieve invloed op de cashflow en liquiditeit van een bedrijf. Een eindstreep is het daarentegen niet. Uitbesteden heeft een prijs; automatiseren gaat niet zonder input. Data van facturen en klanten moet ergens vandaan komen - en het voeren van een programma kost tijd.

Bovendien staat systematisch werk niet per definitie gelijk aan effectief werk. Continue, gestructureerde betalingsherinneringen hebben een invloed op de relatie met een klant; te late betalingsherinneringen maken de cashflow kwetsbaar. De ‘sweet spot’ hangt af van zicht op de huidige en toekomstige liquiditeit van jouw bedrijf. En aangezien dát zicht op zijn beurt afhangt van specialistische, vaak kostbare prognoses, laat het debiteurenbeheer van velen te wensen over. De algemene voorwaarden die we opstellen, schriftelijke afspraken die we maken en termijnen waarop we herinneren - het is doorgaans nattevingerwerk. En hebben we het over de liquiditeit van het bedrijf, ofwel de toekomst van de onderneming, dan is nattevingerwerk riskant.

Moderne oplossingen

De uitdaging is groot. Het goede nieuws is dat mogelijkheden veranderen. Technologische ontwikkeling beïnvloedt elk aspect van ondernemerschap. Debiteurenbeheer, cashflow en liquiditeit zijn geen uitzondering op die regel. Exact, ontwikkelaar van de meest gebruikte financiële- administratiesoftware van Nederland, speelt een hoofdrol. Exact Online, één van Exacts softwarepakketten, wordt regelmatig ingezet voor de financiële en administratieve samenwerking tussen ondernemers en accountants. De software helpt ondernemers bij het registreren van financiële gegevens en aanleveren bij een accountant. Accountants maken het fiscale en administratieve plaatje compleet, waarbij ook zij door de software worden ondersteund. Het is overigens ook mogelijk voor ondernemers om de software zonder accountant te gebruiken en een boekhouding eigenhandig te voeren en verwerken.

We beschrijven de bovengenoemde doeleinden met goede redenen. In elk geval dient de software als middel om aan belastingtechnische voorwaarden te voldoen. En hoewel Exact uitstekend voor dát doel werkt en zal blijven werken, vindt er verandering plaats. Toepassingen verbreden. Een financiële administratie is meer dan een tool om aan belastingtechnische verplichtingen te voldoen: een financiële administratie kan diverse bedrijfsdoelen bereiken. Debiteurenbeheer is er één van.

Eén middel, meerdere doelen

We lichten toe door terug te grijpen naar een eerdergenoemd onderdeel van debiteurenbeheer: het overzicht van openstaande facturen en betalingsstatus. Dergelijke overzichten zijn belangrijk voor de liquiditeit en cashflow, want in elk ander geval heb je geen idee van de termijn waarop klanten wel of niet betalen. En net zo belangrijk voor administratiesoftware en accountants, want facturen zijn het fundament van een financiële administratie, en de financiële administratie dient als basis voor de gegevens die bij de Belastingdienst bekend dienen te zijn.

Facturen en betalingen moeten in de administratiesoftware belanden. Dus waarom zouden we die gegevens niet gelijktijdig kunnen gebruiken voor het beheer van debiteuren? Exact Online is het antwoord op de vraag.  Accountants en ondernemers hebben niet alleen inzicht in de betalingsstatus van verzonden facturen, maar de mogelijkheid om betalingsherinneringen aan debiteuren te automatiseren, waardoor er minder energie en tijd verloren gaat aan het bijhouden en benaderen van late betalers.

Bovendien kan je vanuit de software factureren, waardoor de factuurgegevens direct in het systeem worden geregistreerd. Dit is meer dan alleen efficiënt voor de administratie: Exact en haar gebruikers zijn aangesloten op het Peppol-netwerk, wat elektronische facturatie toestaat. Hierdoor heb je de mogelijkheid om de vorm van factuurverzending toe te spitsen op de vorm waar een klant naar vraagt. Staat de klant elektronische facturatie toe en gaat de voorkeur hiernaar uit, dan behartig je het belang en factureer je elektronisch. Ontvangt de klant liever post, dan werk je evengoed mee. Het is zelfs mogelijk om facturen van een betaallink te voorzien. In 2017 ondervond organisatie MKB Belang dat 40 procent van facturen met een betaallink op de dag van verzending betaald werden, terwijl hetzelfde voor slechts 5 procent van facturen zonder een betaallink opging. Maak je het makkelijker, dan maak je het sneller.

Debiteurenbeheer met AI

Exact lanceert een nieuwe, unieke AI-functie die het betaalgedrag van klanten in kaart brengt, tot klantprofielen verwerkt en bij late betalingen gebruikt om de optimale oplossing voor te stellen of uit te voeren. De oplossing is toegespitst op de onderneming van een gebruiker en het gedrag en type van een klant. Het doel beperkt zich niet uitsluitend tot een tijdige betaling, want in een optimale wereld vindt de betaling plaats zonder dat er daarvoor op de klantrelatie ingeleverd wordt. Met dát uitgangspunt is de juiste balans tussen klantrelatie en betalingssnelheid beter te waarborgen. Ben je afhankelijk van terugkerende klanten, dan is de perfecte benadering immers anders dan het geval zou zijn voor een ondernemer die zelden bij vervolgafspraken baat heeft. Heeft de laat betalende klant in de afgelopen tien jaar nog nooit een termijn gemist, dan dient de herinnering er logischerwijs anders uit te zien dan een partner die vijfmaal op rij om een afspraak heen draait.