Stappenplan: personeel in dienst nemen

 1. Eerst personeel in Nederland en de EER werven

Je bent verplicht eerst personeel te werven in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Alleen als je daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag je ook werven in andere landen.

2. Identiteit controleren en vastleggen

Bij indiensttreding moet je de identiteit van al je arbeidskrachten controleren aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Je bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in je administratie.

3. Tewerkstellingsvergunning aanvragen

Als je iemand van buiten de EER/Zwitserland of uit Roemenië of Bulgarije aanneemt, moet je een tewerkstellingsvergunning aanvragen bij UWV WERKbedrijf.

4. Huisvesting verzorgen voor buitenlandse werknemers

Voor medewerkers met een tewerkstellingsvergunning ben je verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Hierbij moet je voldoen aan de regels van je gemeente.

5. Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst

Als je voor het eerst personeel in dienst neemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Je ontvangt dan de formulieren om aan je verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen.

6. Sofinummer opvragen

Neem je buitenlandse werknemers in dienst die geen burgerservicenummer hebben, dan heb je van hen een sofinummer nodig. Zij moeten dit nummer zelf aanvragen bij de Belastingdienst.

7. Arbeidsovereenkomst afsluiten

In een arbeidsovereenkomst leg je het salaris van je werknemer vast en geef je aan of er een cao van toepassing is, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling voor je werknemer geldt. Je kunt de arbeidsovereenkomst mondeling of schriftelijk afsluiten.

8. Minimaal het minimumloon en vakantiebijslag betalen

Iedere werknemer in Nederland heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers.

9. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden

Als werkgever moet je zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor al je personeel. Inspectie SZW of je brancheorganisatie kan je informeren over de voorschriften.

10. Risicoinventarisatie en -evaluatie opstellen

Zodra je personeel in dienst neemt, bent je verplicht een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je de risico's voor je personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt.

11. Socialeverzekeringspremies afdragen

Als je werknemer uitsluitend in Nederland werkt, moet je in Nederland socialeverzekeringspremies voor hem afdragen. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kunt je er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden.