Tijd besparen als ZZP'er: 5 tips

Met een CRM-systeem altijd klantgegevens bij de hand

Allerlei verschillende programma’s of overzichten met klantgegevens, een agenda en lijstjes met follow ups? Niet nodig als je een goed CRM-systeem hebt. Het liefst online, zodat je de info altijd en overal in kunt zien. Zo ben je niet meer onnodig veel tijd kwijt aan het op verschillende plekken noteren van afspraken met klanten en kun je op ieder gewenst moment en gewenste plaats je afspraken voorbereiden. Tijdens je afspraak kun je direct een bezoekverslag maken en vervolgafspraken registreren. Het is niet meer nodig dit achteraf nog eens te gaan doen, met het gevaar dat je iets vergeet.

Meer ondernemen, minder boekhouding

De administratie bijhouden is iets waar veel ondernemers een broertje dood aan hebben. Daarom is het erg belangrijk een handig boekhoudsysteem te hebben dat zoveel mogelijk geautomatiseerd werkt. Doordat je niet alles handmatig in hoeft te vullen (vaak ook nog eens meerdere malen), bespaar je veel kostbare tijd. Denk maar eens aan de mogelijkheid om papieren facturen te scannen met je telefoon en deze direct om te zetten naar een betaling via een app. Ook een zakelijke rekening is echt een must voor ZZP’ers. Hiermee blijven je zakelijke en privé-uitgaven en -inkomsten overzichtelijk gescheiden. Een zakelijke rekening bij bunq biedt bovendien een realtime koppeling met de meeste online boekhoudsystemen, zodat je altijd en overal de laatste financiële status van je onderneming kunt inzien.

Uitgaan van je eigen kracht

Dat je als ZZP’er uiteenlopende werkzaamheden hebt, betekent nog niet dat je die ook automatisch zelf móet uitvoeren. Ga dus uit van je eigen kracht, en besteed werkzaamheden uit waarin je zelf niet bedreven genoeg bent. Best lastig, want veel ondernemers hebben juist zelf graag de touwtjes strak in handen en delegeren niet graag dingen. Natuurlijk zullen er wel eens dingen anders gaan dan je graag zou zien, maar door nooit iets aan anderen over te laten zullen ze dit ook nooit leren. Het is veel efficiënter om andere specialisten op een bepaald vakgebied in te schakelen, dan zelf het wiel opnieuw uit te gaan vinden.

Geen onnodige tijd aan social media besteden

Steeds meer mensen beginnen in te zien dat social media zowel voor- als nadelen hebben. Natuurlijk is het leuk om te zien wat anderen allemaal bezighoudt. Maar net zoals dat veel mensen privé veel tijd besteden aan social media, kan dat ook gelden voor de tijd die eigenlijk met je werk bezig zou horen te zijn. Schakel dus de notificaties van apps zoals Facebook, Instagram en bijvoorbeeld LinkedIn op je telefoon uit, en besteed je werktijd ook daadwerkelijk aan je onderneming. Let overigens wel op het woord ‘onnodig’ in bovenstaande titel. Social media vormen een heel nieuw verkoopkanaal dat ook veel kansen kan bieden op verkoop van of aandacht voor je producten of diensten.

Vaste blokken voor e-mailafhandeling

Nog iets dat kan zorgen voor minder focus gedurende een werkdag: de voortdurende stroom met e-mails die binnenkomen. En aangezien ZZP’ers meestal echte doeners zijn, voelen ze zich vaak geroepen hier direct op te reageren. Beter is het om dit niet te doen, aangezien dit je concentratie vermindert en je werk door de constante schakelingen extra vermoeiend is. Plan dus voor jezelf vaste blokken in je agenda in voor e-mailafhandeling. Als er echt een noodgeval is, bellen mensen vanzelf wel.

Laat je dus zo weinig mogelijk afleiden, en handel de randzaken zo efficiënt mogelijk af: zo bespaar je tijd als ZZP’er.