Transporteurs die hun digitalisering goed inregelen, hebben bij de douane een streepje voor

Na jaren gesteggel, gedraai en gedoe was de deal op de láátste dag van het afgelopen jaar rond: de Brexit was een feit. Eindelijk duidelijkheid. Maar dat bleek tegen te vallen. Want hoewel in Nederland bijna alle bedrijven zich grondig hadden voorbereid op de nieuwe wetten en verplichtingen die Brexit met zich meebracht, was de realiteit lastiger dan gevreesd. Naast alle nieuwe douaneprocedures hielp de wereldwijde pandemie ook niet mee. De nieuwe, meer besmettelijke Britse variant van het coronavirus zorgde ervoor dat landen aan deze kant van het kanaal een paar dagen voor de Brexit de grenzen sloten. Met als gevolg dat duizenden wachtende vrachtwagenchauffeurs de kerstdagen op een Engelse parkeerplaats doorbrachten, vaak zonder eten of sanitaire voorzieningen. 

Welke ontwikkelingen (naast het indammen van het coronavirus) maken het vrachtverkeer tussen Europa en het VK zo moeilijk? De meest gehoorde klacht is dat Britse verladers onvoldoende op de hoogte zijn van de processen, met als gevolg dat zij de juiste papieren niet klaar hebben liggen. Ook zien de vereisten voor de verschillende Britse regio’s er anders uit. Kennelijk vraagt een transportsysteem in Manchester om andere gegevens dan het Londense systeem. Het douanesysteem zélf is ook traag. Soms duurt het een dag voordat transporteurs een akkoord krijgen om producten in te voeren. Deze problemen zorgen ervoor dat vrachtwagens onnodig lang in Engeland verblijven, en soms leeg terugkeren. Dat is een dure grap die niet iedereen zich kan veroorloven. Er zijn dan ook transportbedrijven die ritten naar het VK weigeren en zich nu richten op andere regio’s, zoals Duitsland of Scandinavië.

Dat is natuurlijk heel begrijpelijk. Maar is het verstandig? Transporteurs die hun klanten naar een andere partij moeten verwijzen omdat ze geen ritten naar het VK maken lopen de kans deze klant ook voor andere ritten kwijt te raken. Bedrijven die zich wél verdiepen in alle regionale uitzonderingen en Engelse verladers goed informeren en bij het proces betrekken, krijgen in potentie een flinke markt in de schoot geworpen. De digitalisering van het goederenvervoer speelt daarbij een essentiële rol.

Iedereen die wel eens een blik heeft geworpen in een vrachtwagencabine weet dat het er een rommeltje kan zijn. Niet verwonderlijk, want een cabine heeft helaas geen handige bureauladen,  waardoor het dashboard vaak bezaaid is met papieren, waaronder vrachtbrieven. Het digitaliseren van vrachtbrieven maakt niet alleen (gedeeltelijk) een einde aan de dashboardwanorde, maar zorgt er ook voor dat vrachtbrieven niet meer zoekraken en eenvoudig digitaal aangemeld kunnen worden bij de douane of verlader. Dat scheelt enorm veel wachttijd. Bovendien maken digitale vrachtbrieven het simpeler om de herkomst van de goederen aan te tonen. Dit is een belangrijke vereiste, aangezien goederen van buiten de EU belast worden. Fraude is met dit systeem vrijwel onmogelijk. 

Maar digitalisering heeft meer voordelen. Denk aan het e-signingsproces, waarbij alle partijen die meedoen aan de goederenoverdracht een digitale handtekening zetten. Dit lijkt op een bankbetaling en kan worden beveiligd met tweestappen authenticatie, zodat men bijvoorbeeld de verzekering) precies kan aantonen wie wanneer de goederen in handen heeft en daar verantwoording over draagt. Dit proces kan gekoppeld worden aan een e-CMR-platform, zodat de afzender en ontvanger op de hoogte blijven van het transport. Veel transporteurs vinden dit zeer waardevol, omdat ze op die manier op de afzonderlijke processen kunnen sturen.

Transporteurs die hun digitalisering goed op de rit hebben, zullen bij de douane een streepje voor hebben en wellicht alleen met steekproeven gecontroleerd worden. Ook dit bespaart kostbare tijd. De voertuigtelematica van Webfleet Solutions maakt het mogelijk om met digitale vrachtbrieven te werken. Daarvoor werkt Webfleet Solutions samen met partners als Collect + Go (in Nederland) en Pionira (in België). Samen zorgen we ervoor dat het papieren proces vervangen wordt door slimme digitale toepassingen die de efficiëntie en het inzicht vergroten.

Hoewel de voordelen van een digitaal transportproces onmiskenbaar zijn, blijkt dat slechts 1 procent van alle transportbedrijven zich hierop heeft toegelegd. Dat biedt dus enorm veel kansen! In 2025 treedt de eFTI in werking. Zou het niet mooi zijn als het gros van alle Nederlandse transportbedrijven voor die tijd een flinke digitale stap heeft gezet?