Uren bijhouden belangrijk voor de ontwikkeling van je bedrijf

'In 2003 zijn we begonnen met We/Provide. Het was toen een webhostingbedrijf', begint eigenaar Frank Houtappels. 'De afgelopen jaren zijn we flink gegroeid. We richten ons niet meer alleen op techniek, maar op de combinatie van strategie, creativiteit en techniek. Dat zijn ook onze pijlers. Dat is niet alleen veranderd, ook is het team uitgebreid. Op dit moment werken we met een team van circa 25 collega's.' Met zulke succesvolle jaren achter de rug, heeft Frank een mooi doel voor ogen. 'We zouden heel graag de website van Coca-Cola willen maken. Het zou ook Starbucks mogen zijn, hoor. Dit zijn bedrijven met een hele ruime visie. Ze maken een statement op alle vlakken, het klopt gewoon. Van de reclames tot de manier hoe ze met klanten omgaan. Het is af! We zouden heel graag onderdeel van dat proces willen zijn, dat lijkt ons geweldig.'

Om dit te kunnen bereiken, moeten Frank en zijn team heel hard werken en laten zien wat ze in huis hebben. 'Iedere keer gaat het met een klein stapje vooruit. Je ziet nu al in onze klantenkring dat we de goede kant opgaan. We begonnen met de bakker en slager op de hoek, nu hebben we klanten die landelijk en zelfs over de grens opereren. We zijn daar als bedrijf volwassen in geworden, we groeien naar de grotere bedrijven toe.'

Uren registreren

Voor het functioneren van zijn bedrijf vindt Frank het belangrijk dat de communicatie goed verloopt. 'Communicatie is het sleutelwoord voor mij. Het is cruciaal.' Om ervoor te zorgen dat alles bijgehouden wordt en goed naar de klant gecommuniceerd kan worden, houdt We/Provide alles netjes bij. Hiervoor gebruiken ze Exact Online voor Uren en Facturen. 'Als dienstverlener zijn we natuurlijk echte tijdschrijvers. Je collega's moeten de uren die ze maken allemaal netjes bijhouden. Het probleem is dat iedereen daar eigenlijk een grote hekel aan heeft. Wij proberen er iets leuks van te maken. Ze hoeven de uren niet alleen maar op te schrijven, zodat de factuur de deur uit kan. We doen er veel meer mee, het is namelijk een handige manier om je projecten te bewaken. Als we met de klant hebben afgesproken dat we honderd uur met zijn opdracht bezig zijn, dan kunnen we in het Uren en Facturen-overzicht van Exact precies zien hoeveel uur we aan het project hebben besteed. Als we op vijftig uur zitten, zouden we ook op de helft van het project moeten zitten. Op deze manier kan de projectmanager in de gaten houden of alles op schema loopt.'

Frank noemt nog een voordeel van het overzicht: 'Je kunt goede inschattingen maken. Als we bijvoorbeeld een keer een website hebben gemaakt voor een bepaald type opdrachtgever en er komt nu een klant met een soortgelijke opdracht, dan kunnen we snel checken hoeveel uur we er toen aan besteed hebben. Op deze manier kunnen we goede afspraken met de klant maken over de duur van de opdracht. Met de online bedrijfssoftware van Exact heb je een plek waar je alles gemakkelijk raadpleegt en controleert.'

Timer

Om het noteren van de gemaakte uren eenvoudiger te maken, kwam een developer van We/Provide met een idee. Hij ontwikkelde een desktoptimer. Deze timer, die Exactly heet, is een nononsense tijdschrijf-applicatie voor Exact Online. Je kiest eenvoudig een project en start de timer gewoon via je desktop. Als je aan de slag gaat voor een ander project of andere klant, stop je de timer en komen de gemaakte uren automatisch in de software te staan. 'We hebben de timer zelf ontwikkeld en zijn ermee naar Exact gegaan. Ik had niet verwacht dat ze zó enthousiast zouden zijn!' Frank en zijn team leggen nu de laatste hand aan de timer. Zodra deze helemaal af is, zal hij voor Windows en OS te downloaden zijn.