‘Van prutsproject naar perfect project’

'De mens is de mother of all fuck ups’, antwoordt Bart op de vraag waarom het nou altijd misgaat. Het is niet zomaar dat we juist hem onderwerpen aan een vragenvuur, Bart is een expert op het gebied van crises binnen bedrijven. Jarenlang trok hij met zijn scherpe blik langs vele brandhaarden waar projecten onder het oog van manager en medewerker de hele organisatie lamlegde. Tijdens zijn bezoeken vielen hem twee belangrijke dingen op: managers denken dat hun project altijd een incidentele, volkomen unieke gebeurtenis is en ze leggen de schuld van het mislukken ervan altijd buiten zichzelf. ‘Toen ik oog in oog stond met het zoveelste ontspoorde project dacht ik: dat kan niet waar zijn, er moet een gemeenschappelijke factor zijn die de oorzaak is van zo’n mislukking. Het kan niet alleen maar met falende apparatuur of de inzet van een bepaalde methode te maken hebben.’

Of het nu gaat om het aanleggen van een hogesnelheidslijn of het bouwen van een dakkapel: overal gaan projecten op dezelfde manier mis, is Barts conclusie. Hij doet zijn inzichten uit de doeken in zijn recent verschenen boek ‘Het perfecte project’, de mens als sleutel tot succes. Daarin brengt hij nauwkeurig in kaart waar en waarom het misgaat, hoe je tijdig je koers kunt wijzigen en wat je kunt doen aan preventie. De grootste valkuilen van de ontsporende projectmens legt hij bloot. Zo verklaart hij waarom het absoluut geen zin heeft om alleen maar hele volksstammen naar de projectmanagementschool te sturen, introduceert hij de Primaire Branddriehoek van Mens, Methode en Machine en presenteert hij de Zevenkoppige Zandloper.

Van zaadje van karbonaadje

Bart Flos is geen technisch specialist. Zelfs toen hij halverweg de jaren negentig in de ict ging werken was techniek niet wat hem boeide. ‘Van korrel tot borrel, van zaadje tot karbonaadje of van zand tot klant: hoe je het ook noemt, wat mij fascineert is het totale proces vanaf het eerste inkoopmoment tot de allerlaatste factuur en de rol van de mens in die keten van gebeurtenissen.’ Juist de analyse van zo’n compleet proces is volgens Bart essentieel wanneer je een bedrijf weer gezond wilt maken of een project van de ondergang wilt redden. ‘Je moet altijd kijken naar de totale keten. Ik zag vaak dat binnen bedrijven waar het misging afzonderlijke afdelingen elkaar van alles de schuld gaven. Het lag nooit aan de afdeling zelf, maar altijd aan de buren. In ‘Het perfecte project’ heb ik het in dat verband over zes maturity levels, oftewel volwassenheidsniveaus: van nul tot vijf.

Functioneer je als afdeling op niveau nul, dan ziet de samenwerking eruit als een mierenhoop, loopt iedereen kris-kras door elkaar heen en is niemand zich bewust van enig probleem. Op niveau één is de organisatie sterk afhankelijk van lokale helden. Alles hangt af van een paar leiders, rijden die tegen een boom dan stort alles in. Niveau vijf is een utopie waarin alles als een geoliede machine loopt en de organisatie zichzelf als het ware reinigt’. De conclusie is dat het de totale samenwerking en dus ook het slagen van een project geen goed doet als onderlinge afdelingen sterk afwijkende volwassenheidsniveaus hebben. ‘Je kunt zelf je zaken best goed voor elkaar hebben, maar als de afdeling naast je op niveau nul zit is het gat zo groot dat de samenwerking misloopt. Je kunt in zo’n geval dus beter zelf een stapje terugdoen – van vier naar drie – en je buurman naar level één of twee helpen.’

Mens, methode, machine

‘Zet mensen bij elkaar, geef ze een tijdsbeperking waar veel druk op staat en het gaat mis’, zegt Bart. Terwijl de organisaties die hij bezocht steevast de schuld van een falend project bij de methode (het proces) of de machine (de computer) legde, zag Bart al snel in dat het de menselijke zwakheden zijn die de boel in de war sturen. ‘Hoe meer mensen gaan samenwerken, hoe groter de kans dat het misgaat’, legt hij uit. ‘Met ieder persoon meer in een project neemt het aantal problemen niet lineair maar exponentieel toe. Elk mens heeft namelijk zijn eigen zwakheden. Kun je in je eentje bij wijze van spreken probleemloos opereren omdat je alleen maar verantwoording naar jezelf aflegt, met zijn tweeën moet je al gaan overleggen en met tientallen of honderden mensen ben je helemaal in de aap gelogeerd. Een van de veel gemaakte fouten bij ontsporende projecten is de gedachte dat het inzetten van extra personeel direct tot betere resultaten leidt. Het omgekeerde is het geval.’

Het probleem in de meeste falende projecten is dat we de neiging hebben om het proces of de computer de schuld te geven van ons eigen falen, Bart: ‘Het slagen van een project is afhankelijk van een juiste balans binnen de Branddriehoek van mens, methode en machine. Haal je een van die drie elementen weg, dan help je je samenwerking om zeep. In combinatie is de samenwerking het krachtigst, maar de mens moet de lead nemen’, erkent Bart, ‘Twee derde van alle projecten groot en klein mislukt en dat komt omdat we aan verkeerde knoppen draaien. Wil je een project laten slagen dan moeten we aan de knoppen van de mens gaan draaien.’

Zevenkoppige zandloper

Draaien aan de knoppen van de mens dus, dat is volgens Bart de gouden formule voor een succesvol project. Hoe ziet dat draaien er concreet uit? In de inleiding van zijn boek legt hij dat haarfijn uit aan de hand van de Zevenkoppige Zandloper. Om van prutsprojecten tot perfecte projecten te komen is het zaak op te klimmen in de zandloper. Uiteindelijk kom je dan bij de menselijke eigenschappen waar het in de kern om draait: leiderschap, volwassenheid en weerbaarheid.

‘Als je aan iemand vraagt waarom projecten mislukken is, krijg je vaak een hele litanie van oorzaken te horen. We houden ons niet aan de planning, we veranderen de uitgangspunten de hele tijd, we luisteren niet naar elkaar enzovoorts. Maar dat zijn helemaal geen oorzaken, dat zijn symptomen! Je moet verder en hoger kijken dan je projectneus lang is, en zo kom je van symptomen naar preventie, van oorzaken naar acties en van problemen naar oplossingen.’

Leiderschap

Zet de juiste leider op de juiste plaats en dat mag best wat kosten. Ook de overheid worstelt enorm met projecten (zie kader). Als voorbeeld neemt Bart het UWV dat tien jaar geleden besloot een automatiseringssysteem voor de polisadministratie op te zetten welk project werd begroot op veertig miljoen euro. ‘In tien jaar tijd was dat bedrag vertienvoudigd en werkte het systeem nog niet. Een extern bedrijfje heeft het systeem uiteindelijk met een paar man in een paar maanden voor één miljoen euro in elkaar gezet. Wat een zinloze verspilling! Hier ontbrak het duidelijk aan leiderschap. Het kost honderden miljoenen tot miljarden aan het einde en het vereist maar een fractie van dat bedrag aan de voorkant. Op een goede projectleider zou wat mij betreft geen Balkenende- norm van toepassing moeten zijn.’

Volwassenheid

‘Op het moment dat we een plan opstellen met een haarscherp begin en einde wordt de mens van nature heel zenuwachtig. Als je mensen onder druk zet komen al snel alle zwakheden bloot te liggen. In hiërarchische structuren zie je vaak dat hogere managers hun macht gaan misbruiken omdat ze hun ego aan het project verbonden hebben en op lagere niveaus zie je sabotagegedrag en klaaggedrag van medewerkers. Ik heb als crisismanager hele samenwerkingen knarsend tot stilstand zien komen, omdat hoogopgeleide professionals alleen nog maar boze en kinderachtige e-mailtjes naar elkaar zaten te sturen met iedereen in de cc. Als ze zich volwassen hadden gedragen hadden ze eerst in oplossingen gedacht voordat ze begonnen met klagen.’

Weerbaarheid

Waarom worden klokkenluiders de mond gesnoerd? Sinds wanneer mag de samenwerkende mens niet meer aangeven waar hij ziet dat het beter kan? Zij zijn tenslotte de experts die kunnen helpen het tij te keren. Bart: ‘Mijn advies aan iedereen die deelneemt aan projecten: steek je vinger op als je iets niet bevalt, stel open vragen en vraag door als het antwoord onbevredigend is. Hoe meer mensen dat doen, hoe groter de kans dat je een project nog recht kunt trekken’.

Lezen en testen

Bart Flos is bestsellerauteur van Het anti-sleurboek, Het anti-klaagboek en Het perfecte project. Bart houdt wel van een beetje zelfinzicht en heeft op de websites van zijn titels zelftesten staan waarmee je precies ziet hoe je past in de klaagcultuur van Nederland, of je een geboren workaholic bent en wat het prutsgehalte is van je project.