Vier manieren om onkostenprocessen te verbeteren in economisch moeilijke tijden

Veel werknemers maken zich zorgen over hun persoonlijke financiën, zeker nu de kosten van levensonderhoud in Nederland de pan uit rijzen. Door deze hoge kosten en zorgen van werknemers, wordt er steeds kritischer naar financiële processen en vergoedingen gekeken. Onkostenbeheer is dus nog nooit zo belangrijk geweest voor het onderhouden van een goede relatie van werkgevers met werknemers.

Door een eenvoudig onkostenproces, snelle terugbetaling en een beleid dat up-to-date is, kunnen werknemers zich gewaardeerd en gesteund voelen door hun werkgever. Onhandige processen verhinderen juist dat werknemers volledig kunnen profiteren van onkostendeclaraties met als gevolg dat werknemers zichzelf zien als onbelangrijk.

Sommige werknemers vinden complexe onkostenprocessen ook ontmoedigend. Ze zijn bang om per ongeluk fraude te plegen, hun baanzekerheid in gevaar te brengen door iets verkeerd te doen of kunnen het zich niet veroorloven om te wachten op terugbetaling. Uit recent onderzoek van SAP Concur* naar onkostenbeheer en de ervaringen van werknemers blijkt dat bijna de helft (48%) van de Nederlandse werknemers zich zorgen maakt dat hun managers slecht over hen zullen denken als hun onkostendeclaraties hoog zijn. Dit suggereert dat sommige werknemers aarzelen om al hun zakelijke kosten te declareren. Ondertussen vreest 54% dat ze problemen krijgen met hun manager als ze hun onkosten verkeerd declareren.

Hieronder zijn vier stappen die financiële en HR-teams kunnen volgen om onkostenprocessen en -beleid te verbeteren om zo hun werknemers in deze moeilijke tijden te ondersteunen.

1. Maak gebruik van technologie zoals AI en automatisering

De manier waarop veel beleidsregels voor onkostenbeheer zijn opgezet, is ontoereikend voor de hedendaagse uitdagingen waarmee bedrijven en werknemers worden geconfronteerd. Nieuwe of voor werknemers onbekende handmatige taken creëren vaak onrust tijdens onkostenprocessen.

Automatiseringstechnologieën kunnen efficiënte en eenvoudige processen ondersteunen. Organisaties die dergelijke technologieën al implementeren, plukken de vruchten van een betere ervaring en efficiëntie van werknemers. De druk op de werknemer wordt hierdoor verlicht en de tevredenheid van werknemers neemt toe.

Werknemers zijn het hiermee eens - uit het onderzoek van SAP Concur blijkt dat 51% van de Nederlandse werknemers het automatiseren van het onkostenproces aanwijst als de beste manier om het te vereenvoudigen. Digitale tools worden ook steeds meer gebruikt, 68% van de financiële en HR-besluitvormers gebruikt al AI om ervoor te zorgen dat salarissen voldoen aan overheidsvoorschriften. Daarbovenop geeft 58% aan dat digitale tools helpen om de uitgaven in hun organisatie effectiever te beheren. Zonder deze digitale tools zullen financiële en HR-teams meer tijd moeten besteden aan het opsporen van fouten en het handmatig en inefficiënt controleren van de naleving van regels.

2. Vraag werknemers regelmatig om feedback

De manier waarop bedrijven reageren op uitdagingen op het gebied van onkostenbeheer zal of de tevredenheid van werknemers verhogen en het behoud van talent versterken, of een knelpunt creëren in de relatie tussen werknemer en werkgever. Talent zal hierdoor afhaken.

Werknemers houden zich regelmatig bezig met het onkostenproces, dus bedrijfsleiders moeten begrijpen hoe ze dit kunnen verbeteren door naar de mening van hun werknemers te vragen.

Uit het onderzoek blijkt dat 90% van de Nederlandse werknemers aangeeft dat in hun bedrijf initiatieven voor het geven van feedback afnemen om de tevredenheid te meten, slechts 32% zegt dat dit vaak gebeurt.

Bedrijven moeten begrijpen dat het initiëren van feedback belangrijk is om tevredenheid van werknemers te verbeteren. Het kan helpen om stress op de werkplek te verminderen zonder directe financiële steun te verlenen. Alleen door met werknemers te praten kunnen werkgevers begrijpen welke training relevant is of welk beleid ze kunnen verbeteren om werknemers zich meer op hun gemak te laten voelen bij het doen van uitgaven.

3. Creatief robuust onkostenbeleid dat is afgestemd op de toekomst

Systemen voor onkosten- en factuurbeheer hebben lang de reputatie gehad dat ze tijdrovend en moeilijk te volgen zijn, echter dit kan ook anders.

Het probleem van inadequate en lange onkostenprocessen wordt door de huidige economische situatie verergert en is frustrerend voor werknemers. Tegelijkertijd staan bedrijven te popelen om inefficiënties te verminderen en kosten te besparen. Er is een kans om dit te doen en tegelijkertijd de procedures en het beleid ter ondersteuning van werknemers te verbeteren.

Het onkostenbeleid moet helder en duidelijk zijn. De werknemersversie moet alle punten duidelijk vermelden, de basis behandelen en geen juridisch of bedrijfsjargon bevatten. Het moet ook toegankelijk zijn. Hoe gemakkelijker het beleid te begrijpen en te vinden is, hoe gemakkelijker het is voor werknemers dit te volgen en te handhaven. Ook moeten werkgevers er rekening mee houden dat de soorten onkosten en voorwaarden in de afgelopen jaren zijn veranderd met trends zoals thuiswerken.

4. Zorg ervoor dat managers het beleid transparant en open communiceren

Technologie zoals AI en automatisering is cruciaal, maar moet gecombineerd worden met een cultuur van transparantie en open communicatie. Zo worden relaties verbeterd en worden werknemers in staat gesteld om makkelijk door het onkostenproces te navigeren. Financiële en HR-teams kunnen vervolgens efficiënt het proces beheren.

Als er updates in het beleid plaatsvinden, moet dit duidelijk gecommuniceerd worden zodat alle werknemers hiervan op de hoogte zijn. Het uitleggen van de redenering achter beleidswijzigingen en hoe deze wijzigingen gunstig kunnen zijn voor alle werknemers, helpt bij de acceptatie en naleving ervan. Het is belangrijk dat er een beleid is dat gevolgd wordt, maar ook dat iedereen verantwoordelijk wordt gehouden - zonder uitzonderingen, ongeacht functie en status - om het transparant te houden voor iedereen.

* Het rapport ‘Onkostenbeheer in tijden van inflatie: hoe verbeter je de werknemerservaring’ is gebaseerd op de meningen van 2.500 werknemers die regelmatig reizen voor hun werk, evenals 750 financiële besluitvormers en 750 HR-besluitvormers binnen bedrijven. Het onderzoek werd uitgevoerd in België, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Italië, Nederland, Scandinavië, Spanje en het VK, door Coleman Parkes in juli en augustus 2022.