Vier motivaties om over te stappen op real-time boekhouden

De accountancywereld is klaar voor de toekomst. Niet alleen beschikt meer dan de helft van de Nederlandse accountants (51%) al over één of meerdere geïntegreerde systemen, ook is bijna tweederde (61%) bereid om de cloud te gebruiken. Dat blijkt uit de MKB Barometer 2021, een onderzoek in opdracht van softwarebedrijf Exact. Digitalisering plaveit de weg voor een persoonlijke benadering van en goede ondersteuning voor klanten. We zetten vier motivaties voor je op een rij, gevolgd door een inzicht van specialist Martin van Vliet.

1. Je kan efficiënter werken online

Digitalisering staat hoog op de agenda van accountants, maar de uitdagingen zijn niet gering. Nieuwe toepassingen zijn welkom, maar niet zo een-twee-drie geïmplementeerd in de bestaande IT-omgeving. Daarbij zijn kantoren beducht op de concurrentie die ook niet stilzit op dit vlak en wordt het online samenwerken met klanten door 40 procent van de accountants als grote uitdaging gezien. Aan de andere kant ziet de accountancywereld digitalisering als kans om efficiënter te werken. Mits er gebruiksvriendelijke software (38%) beschikbaar is en de visie van goede uitleg voorzien is (34%).

2. Je kan altijd en overal veilig doorwerken

Corona bracht een hoop ellende in de wereld, maar het zorgde ook voor positieve ontwikkelingen zoals een hypersnelle overgang op thuiswerksystemen. Ineens was in een week tijd mogelijk wat normaal gesproken minstens een half jaar zou duren. Daarbij is het online contact enorm verbeterd met de klant, want ook die werkt immers vanuit huis, net als de accountant. De cloudadoptiegraad is in Nederland dan ook hoog: het gebruik van cloud-oplossingen is verdubbeld de afgelopen drie jaar. Een betere beveiliging, mobiele toegang en met name het probleemloos kunnen doorwerken bij calamiteiten worden als motivatie voor het gebruik van de cloud genoemd in de MKB Barometer.

3. Je kan leunen op je meest efficiënte medewerker

Doordat software veel van het cijfer- en dossierwerk overneemt, zien we dat accountants beter bewapend zijn om een actieve rol te nemen in de persoonlijke begeleiding van klanten. Ze hebben simpelweg meer tijd om met parate kennis die leidende rol op zich te nemen. De schoenendoos verdwijnt, online hulp verschijnt: van videomeetings en cloud portals tot scans van bonnetjes. Software is de meest efficiënte medewerker die deze rompslomp voor je wegneemt.

4. Je hoeft de ondernemer niet langer achter de broek te zitten

De metafoor van het schone huis komt uit de koker van Martin van Vliet. Vind je het leuk om in een schoon huis te wonen? Ja. Wanneer maak je het schoon? Als er visite komt. Hetzelfde geldt voor boekhouden; dat gebeurt alleen als de btw-aangifte gedaan moet worden. Met slimme software is de drempel veel lager om de boekhouding regelmatiger bij te houden, waardoor je ook een lekker schoon huis hebt als er géén visite is. Je kan sturen op wat je weet in plaats van op de bankrekening.

Martin van Vliet, Senior Product Manager bij Exact: “De accountancywereld zit in een spagaat als het gaat om tarieven. Te veel kantoren zijn bezig om die nota maar omlaag te krijgen, want dat vindt de klant leuk. Maar als jij ervoor zorgt dat je efficiënter werkt tegen een vaste prijs, dan ga je meer verdienen. Zo simpel is het. Software is je beste medewerker, geen noodzakelijke kostenpost. Die rekening is niet hetgeen wat die ondernemer uit zijn slaap houdt gedurende het jaar. Het zou eigenlijk meer over de toegevoegde waarde moeten gaan in plaats van het omlaag brengen van de nota. Vraag naar objectieve doelen en vang de antwoorden in een soort dromenvanger. Probeer vervolgens die dromen in kaart te brengen en te vertalen naar kpi’s, zodat je de klant kan belonen of prikkelen als de situatie daarom vraagt. De markt heeft behoefte aan accountants die dichter op de bal zitten en weten te stimuleren. Corona heeft inderdaad geholpen bij de implementatie van real-time boekhouden. Ondernemers zien hoe fijn het is om dat actueel te houden. Digitalisering plaveit de weg voor een persoonlijke benadering van en goede ondersteuning voor klanten.”