Vijf veelgestelde vragen over softwarelicenties (deel 2)

Vorige week hielpen we je daarbij op weg met vijf veelgestelde vragen over softwarelicenties. Hieronder zetten we er nog vijf voor je op een rij.

1. Is een aankoopfactuur genoeg om aan te tonen dat ik compliant ben als ik een laptop koop, waarop Windows staat geïnstalleerd?

Nee. Om aan te tonen dat je compliant bent, is de aankoopfactuur zelf niet genoeg. Bij de aankoop van een laptop waarop Windows staat geïnstalleerd, moet door de verkoper een certificaat van echtheid (COA), een hologram-cd en een handleiding meegeleverd. Om compliancy aan te tonen, moet je ook deze drie zaken kunnen overleggen.

2. Ben ik als opdrachtgever verantwoordelijk voor alle software van een door mij ingehuurde zzp’er? Of ben ik alleen verantwoordelijk voor de compliancy van de software die nodig is voor het uitvoeren van de opdracht?

Dat eerste. Zodra een zzp’er zich met een device op jouw bedrijfsnetwerk bevindt, ben je als organisatie verantwoordelijk voor álle software op die computer. Je verantwoordelijkheid beperkt zich dus niet tot de software die nodig is om de opdracht te vervullen, waarvoor de zzp’er wordt ingehuurd.

3. Wie is er in een franchiseconstructie verantwoordelijk voor de softwarelicenties? De franchisegever of franchisenemer?

Ondernemers zijn zelf verantwoordelijk voor het hebben van de juiste licenties. Meestal ligt de verantwoordelijkheid dus bij de franchisenemer, tenzij dit in een overeenkomst heel duidelijk anders is vermeld. Bij overtreding van de licentieregels zal de softwareleverancier meestal dus de franchisenemer aansprakelijk stellen. In sommige gevallen kan de franchisenemer dit wel weer op de franchisegever verhalen.

4. Mijn onderneming maakt alleen gebruik van clouddiensten. Betekent dit, dat ik altijd compliant ben?

De kans dat je licenties aan alle eisen voldoen, is bij het gebruik van clouddiensten inderdaad groot. Theoretisch kan het hier wel misgaan als een clouddienst via een derde partij, zoals een internetserviceprovider, wordt aangeboden. Als eindgebruiker is het echter bijna onmogelijk om te achterhalen of alle betrokken partijen dit onderling goed hebben geregeld. Mocht dit niet het geval zijn, dan zal een softwareleverancier daarom in dit soort gevallen meestal aankloppen bij de tussenpersoon en niet bij jou als eindgebruiker. Overigens is het ook bij het gebruik van clouddiensten goed om op de hoogte te zijn van de voorwaarden over bijvoorbeeld de licenties per gebruiker of aantallen gebruikers.

5. Een medewerker haalt werkmails op via zijn privételefoon of -computer. Heb ik daarvoor een aparte licentie nodig?

Dat ligt eraan. Wie via een telefoon of computer zijn e-mails ophaalt, doet dat via een mailserver. Het ligt aan het soort licentie dat voor deze server is afgesloten, of je per gebruikt device een aparte licentie nodig hebt of niet. Bij Microsoft bijvoorbeeld is het mogelijk om zowel licenties per gebruiker, als per device af sluiten. In het eerste geval heb je dan geen aparte licentie nodig voor een privételefoon. In het tweede geval wel. Het is dus belangrijk dat je je hierin voor jouw specifieke situatie verdiept.