Waar je op moet letten bij het kiezen van een back-up-oplossing voor Office 365

Het grootste misverstand bij bedrijven die Microsoft Office 365 gebruiken, is dat ze geen back-up-oplossing nodig hebben. Want hoewel Office 365 in de cloud draait, en data en bestanden daar ook kunnen worden opgeslagen, betekent dat nog niet dat je bij het gebruik van de software volledig beschermd bent tegen dataverlies. Microsoft verzorgt bij het gebruik van Office 365 de benodigde infrastructuur, maar uiteindelijk blijf je zelf verantwoordelijk voor wat er gebeurt met jouw gegevens. 

In het geval er iets misgaat aan de gebruikerskant biedt Microsoft dan ook slechts beperkte herstelmogelijkheden. Door geen back-up-oplossing voor Office 365 in te zetten, loop je onder andere risico op het verlies van data of productiviteit in het geval van: 

• Menselijke fouten – denk aan een medewerker die een oude bestandsmap met verzonden facturen verwijdert. Of nog erger: een administrator die per ongeluk alle data verwijdert.
• Medewerkers met kwade opzet – een vertrekkende medewerker bijvoorbeeld die bewust grote hoeveelheden data verwijdert of onbruikbaar maakt. 
• Externe dreigingen – denk aan ransomware, malware waarmee mensen van buiten de organisatie jouw bestanden versleutelen en om losgeld vragen om ze weer vrij te geven. 
• Technische storingen – data opslaan in de cloud betekent uiteindelijk gewoon dat je informatie opslaat op andermans servers. Maar net als iedere organisatie, kan ook jouw cloudleverancier te maken krijgen met een technische storing waardoor data verloren gaan. 

Als je de risico’s op dataverlies voor jouw organisaties wilt beperken, doe je er dan ook verstandig aan back-ups te maken van je bestanden. Maar op welke dingen moet je letten bij de keuze van een back-up-oplossing voor Office 365? Hieronder vindt je de drie belangrijkste. 

1. Welke functionaliteiten biedt de oplossing?

Toegegeven, het klinkt als een open deur. Want natuurlijk kijk je bij de selectie van een nieuw product naar de mogelijkheden. Het is echter wel belangrijk dat je daarbij niet alleen kijkt naar wat een back-up-oplossing voor Office 365 kan, maar dat je die ook afstreept tegen de opties die je echt nodig hebt. En dat hangt weer af van welke data van belang zijn voor je bedrijfsvoering, welke risico’s je bereid bent om te nemen en hoe snel je over een back-up wilt beschikken. Let daarom op zaken als: 

• Hoe lang worden de back-ups opgeslagen? Het hoeft niet altijd in één keer duidelijk te zijn dat er in jouw organisatie dataverlies is opgetreden. Een van de belangrijkste toegevoegde waardes van een back-upoplossing is dan dat je ook data die al langere tijd geleden verloren zijn gegaan kunt herstellen.
• Hoe snel kan de oplossing een back-up terugzetten? En wat is acceptabel voor je organisatie? Mag daar een uur overheen gaan bijvoorbeeld? Of leidt dat tot teveel verloren productiviteit en moet je bij dataverlies onmiddellijk over een back-up kunnen beschikken? 
• Hoe vaak wordt er door de oplossing een back-up gemaakt? Is dat bijvoorbeeld eens per 24 uur? En ben je bereid als organisatie het risico te nemen dat een etmaal aan werk verloren gaat, of heb je behoefte aan een hogere back-upfrequentie? 
• Is het met de oplossing mogelijk om individuele data en bestanden te herstellen, of moet je in het geval van dataverlies jouw volledige omgeving terugzetten naar het moment van vóór het dataverlies? Ook hier geldt weer: hoeveel risico ben je bereid als organisatie te nemen?
• Welke Office 365-producten ondersteunt de back-upoplossing? Welke Office 365-producten gebruik je, en van welke applicaties is het belangrijk dat je verloren data of bestanden kunt herstellen? 

2. Wat is de total-cost-of-ownership?

Natuurlijk zijn aanschaf- en licentiekosten van invloed op het totale financiële plaatje van een back-upoplossing voor Office 365. Maar er zijn ook andere factoren van invloed op de opstartkosten. De implementatietijd is daar een goed voorbeeld van. De implementatie van de ene back-upoplossing is namelijk sneller gerealiseerd dan de andere. En een snelle implementatie betekent niet alleen dat je eerder aan de slag kunt, maar ook dat je minder - al dan niet extern ingehuurde - manuren kwijt bent aan de opstartfase. 

Behalve de implementatie, kan verder het gebruiksgemak van een back-up-oplossing een stempel drukken op de total-cost-of-ownership. Een eenvoudig te gebruiken oplossing biedt namelijk niet alleen uitkomst in de dagelijkse gang van zaken, maar zou ook zomaar het verschil kunnen maken tussen het wel of niet aanstellen van een aangewezen beheerder – met alle bijkomende arbeidsuren. 

3. Stabiliteit en support

Bij een back-upoplossing is stabiliteit van onschatbare waarde. Het laatste waar je immers op zit te wachten is dat een back-up niet beschikbaar is in het geval van dataverlies. Kijk daarom naar de service level agreement die een leverancier biedt, maar ook naar zaken als het updatebeleid en release notes van het bedrijf. Geven ze de voorkeur aan het snel uitbrengen van nieuwe features die voor bugs zorgen? Of brengen ze updates wellicht wat langzamer uit, omdat ze die eerst uitgebreid testen om de oplossing stabiel te houden? 

Let daarnaast ook op de manier waarop de leverancier support levert. Als je hulp nodig hebt is het vanwege tijdverschil bijvoorbeeld wel zo prettig als een supportmedewerker beschikbaar is in jouw geografische regio – of dat daarvoor samenwerken met een partnernetwerk.

Belang voor bedrijfsvoering

Microsoft Office 365 elimineert de noodzaak om je eigen e-mail-, bestanden- en contentbeheerinfrastructuur te hosten, maar het vervangt niet de noodzaak van een back-up van jouw bedrijfskritieke gegevens. Natuurlijk moet je bovenstaande punten om op te letten zien als leidraad, maar onthoud, dat je het belang van back-up-oplossing voor Office 365 niet langer kan negeren, als jouw data en bestanden ook maar van enig belang zijn voor je bedrijfsvoering.