Waarom een goede workflow belangrijk is voor jouw bedrijf

Workflow, het is misschien een term die je de afgelopen tijd wel eens bent tegengekomen. Een workflow is een gedefinieerd en herhaalbaar werkpatroon binnen een bedrijf of organisatie. Het beschrijft de werkwijze, waarin medewerkers in een bepaalde structuur de benodigde werkzaamheden kunnen uitvoeren. Op deze manier worden de werknemers en tijd zo efficiënt mogelijk ingezet. Workflow management houdt zich daarnaast bezig met het beheren en verbeteren van bepaalde zaken binnen een bedrijf. Uiteindelijk allemaal met het grote doel om het bedrijf te laten groeien. Daarom vertellen wij in de artikel waarom een goede workflow zo belangrijk is.

De 3 fases van een workflow

Een workflow is een proces dat teams helpt om hun doelen op de meest effectieve manier te kunnen bereiken. Dit wordt gedaan op een manier die voor iedereen te begrijpen is en die meerdere keren herhaald kan worden. Een effectieve workflow is verdeeld over drie fasen. We leggen ze hieronder uit:

1. Planning

Fase 1 gaat om de planning. Hoe je het ook wendt of keert, Veel projecten gaan en staan met een juiste voorbereiding en planning. In deze fase worden ideeën en informatie verzameld. Daarnaast vindt de intake van de aanvraag plaats en worden er prioriteiten gesteld. Tot slot worden de mogelijke middelen toebedeeld. 

2. Uitvoering 

Na een uiterst zorgvuldige planning te hebben samengesteld gaat het over in de uitvoering, uiteindelijk het belangrijkste onderdeel. Hierin wordt de ontwikkeling in kaart gebracht. Uiteraard wordt de voortgang bekeken en bijgestuurd waar nodig. 

3. Revisie

Na de uitvoering is het tijd om te evalueren. Hoe is het gegaan? Wat kon er beter? Welke middelen kunnen we achterwege laten of hebben we juist nodig? In deze fase wordt een rapportage opgesteld. 

Maar waarom is een workflow dan belangrijk?

Goed, we hebben nu uitgelegd hoe een workflow enigszins in elkaar zit. Maar je vraagt je misschien af waarom het dan zo belangrijk is. Het is belangrijk dat de neuzen dezelfde kant op staan en dat er gewerkt wordt volgens een bepaalde structuur. Dit om misverstanden te voorkomen en vooral om duidelijkheid te scheppen. Waar zijn we mee bezig, waar willen we heen en hoe gaan we dat doen? En dat op een zo efficiënt mogelijke manier. 

Wanneer je hier gebruik van maakt kunnen er een aantal fijne voordelen opspelen. Hieronder volgt een lijst met zaken waar jij profijt van kunt hebben:

• Er ontstaat een gestroomlijnde coördinatie tussen de leden van een team
• Het verbeteren van de projectzichtbaarheid
• Alles wordt op een plek opgeslagen. Hierdoor krijgen projectleiders de mogelijkheid om tot slimmere oplossingen voor problemen te komen
• Een duidelijker inzicht in de beschikbare middelen en een idee van waar nog verbetering in plaats moet vinden. 
• Duidelijkheid verschaffen ten opzichte van de teamleden, waardoor zij minder gissen en deblokkeren

Dit zijn zomaar een aantal voorbeelden van voordelen die je kunt halen uit het werken met een workflow. Je kunt natuurlijk jarenlang blijven tobben en op een bepaalde manier te werk gaan, maar waarom zou je er niet voor zorgen dat dit afgebakend is. Dan heb je er toch alleen maar profijt van?

3 soorten workflows

Er zijn meerdere soorten workflow die jij als bedrijf kunt gebruiken. Hieronder volgen 3 voorbeelden, voorzien van een korte toelichting

1. Proces-workflow

Een proces-workflow wordt voornamelijk gebruikt wanneer de werkzaamheden voorspelbaar zijn en meerdere keren herhaald moeten worden. In dit geval moet je precies weten welk pas er moet worden gevolgd. 

2. Case-workflow

In een case-workflow heb je, in tegenstelling tot de proces-workflow, geen idee waar je heen wilt. Althans, op welke manier je dit wilt doen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verzekeringsclaims. Het is niet helemaal duidelijk welke kant op gaat en wat er mogelijk is. Dit pad onthult zichzelf vaak vanzelf na wat onderzoek. 

3. Project-workflow

Projecten lijken soms veel op processen. Toch kan er onderweg wat meer flexibiliteit bij komen kijken. Denk hierbij aan een project, waarbij de social media kanalen van een bedrijf moeten worden vernieuwd. Hierin kun je enigszins verwachten wat er in welke volgorde moet gebeuren. Toch is er altijd de ruimte (flexibiliteit) die kan worden genomen om het op een andere manier te bewerkstelligen. 

Ben jij er klaar voor?

Je hebt in dit artikel gelezen over workflow. Je weet inmiddels wat het is, wat je ermee kunt en bovenal waarom het geschikt kan zijn voor jouw bedrijf. Hoe vaak is er wel niet ruis op de lijn, waardoor bepaalde projecten net even verkeerd lopen? Dit zijn dingen die simpelweg te voorkomen zijn, mits je een goede workflow hebt. Heb jij al een idee welke workflow het beste bij jouw bedrijf past?