Waarom werken in de trein geen goed idee is

Even in de trein de laatste stukken van de dag doornemen of nog even dat belangrijke telefoontje plegen naar de klant, veel forensen zijn ook na werktijd nog druk in de weer voor de zaak. Als ondernemer kun je die extra inzet natuurlijk alleen maar toejuichen, was het niet dat er nogal wat datadieven aanwezig zijn in trein, vliegtuig en tram.

Dat blijkt uit onderzoek van Iron Mountain, een bedrijf dat zich bezighoudt met informatiemanagement. De studie, die werd gedaan onder 5021 medewerkers en leidinggevend in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Spanje en het Verenigd Koninkrijk, laat zien dat 21 procent van de forensen wel eens met bedrijfsgevoelige informatie werkt in het openbaar vervoer en vliegtuig terwijl twee derde van de ondervraagden toegeeft zelf te gluren. Met resultaat: veertien procent van de ondervraagde Europese forensen zegt door mee te kijken of mee te luisteren vertrouwelijke informatie te hebben verkregen.

Vooral in de trein zijn de zogenaamde datadieven actief, gevolgd door het vliegtuig en de bus. Iron Mountain stelt dat het management zich bewust moet zijn van de risico's en gevolgen die flexwerken met zich mee brengt en raadt aan om beleid voor informatiebeheer te maken. Hoewel dit niet bepaald een belangeloze opmerking is – Iron Moutain helpt klanten immers maar al te graag hierbij –, zijn de tips die het bedrijf geeft voor een veilig beleid zeker waardevol. Wij citeren:

Tip 1: Voed medewerkers op

Maak medewerkers duidelijk van wie de informatie is, hoe vertrouwelijk die is, wat de waarde ervan is en wat de risico's zijn. Maak beleid en communiceer dat. Zorg voor praktische richtlijnen die medewerkers helpen het goed te doen.

Tip 2: Benut IT-mogelijkheden

Benut de mogelijkheden die de technologie biedt om waardevolle informatie te beschermen. Zorg voor sterke wachtwoorden en versleuteling op de mobiele apparatuur en maak van het VPN de waterdichte beveiligde internetverbinding met kantoor zoals die bedoeld is.

Tip 3: Bied de middelen

Rust laptops uit met anti-gluurschermen die alleen recht van voren beeld geven.

Tip 4: Neem papier mee

Juist als het om de inhoud gaat, wordt papier belangrijk. Informatiebeleid beperkt zich te vaak tot digitale trucs. Het papier zelf is waardeloos en wordt dus makkelijk verloren, vergeten of weggegooid. Bepaal welke informatie wel of niet afgedrukt mag worden. Zorg dat documenten terugkomen en dat er wordt gezorgd voor de vernietiging van archief.