Zeven tips voor een succesvolle Zoom-borrel tijdens de feestdagen

Dé periode van het jaar op de werkvloer is toch wel de kerst- en nieuwjaarsborrel. Veel bedrijven pakken groots uit, van een borrel tot een heus (kerst)gala tot een nieuwjaarsborrel. Vorig jaar schopte corona roet in het eten, en vond het vaak virtueel plaats, of werd het zelfs geschrapt. Ook dit jaar zal de kerst- en nieuwjaarsborrel virtueel door moeten gaan gezien de maatregelen. Gelukkig zijn we al aardig gewend aan deze manier van contact hebben met elkaar. Werknemers werken vanuit huis, en nieuwe klanten en werknemers zijn virtueel geworven. Toch vergt het organiseren van (online) kerstborrel heel wat planning en tijd.Voor iedereen die voor het eerst een digitaal kerstfeest organiseert, zet Frank aan de Stegge, Global Partner Marketing Manager bij Zoom, zeven tips op een rij voor virtuele terug-en vooruitblik op het (nieuwe) jaar, of juist een grappige of bijzondere kerstborrel.

1. Bepaal het doel: is de traditionele borrel een formaliteit of een informeel samenzijn?

Voordat organisaties starten met de planning, moeten zij zich afvragen in welke vorm ze de kerst- of nieuwjaarsborrel willen laten plaatsvinden. Wordt het een terugblik op het afgelopen jaar om het jaar formeel af te sluiten, of gaat het erom dat het een feestelijk samenzijn is? Of is het juist een borrel zodat iedereen elkaar beter kan leren kennen? Bij twijfel, of om de mening van collega’s te peilen, is het het makkelijkst om een korte poll te doen tijdens de volgende teammeeting. Misschien komen daar ook nieuwe suggesties uit die makkelijk te verwerken zijn in een virtueel evenement. Afhankelijk van de organisatie is het vervolgens een kwestie van het juiste programma kiezen.

2. Vergeet het ‘thuiskantoor’ niet in de planning

Traditiegetrouw wordt er vaak groots uitgepakt tijdens de feestdagen, zeker bij de kerstborrels. Het kantoor wordt aangekleed, en er wordt veel aandacht besteed aan

(luxueuze) hapjes en drankjes. Bedrijven die deze traditie willen voortzetten, moeten hierbij ook aan het nieuwe kantoor van hun werknemers denken. Om te zorgen voor stralende ogen en goed gevulde magen, zijn er verschillende opties, van online cocktailcursussen, wijn- of bierproeverijen tot een borrelplank voor tijdens de virtuele meeting. Het thuiskantoor kan ook omgetoverd worden tot karaokestudio, een online kroeg (door bijvoorbeeld een pubquiz) of een video escape room.

3. Samen voor het scherm: je hoeft niet alles zelf te doen

De afsluiter of nieuwe start van het jaar hoeft natuurlijk niet met allerlei bombarie samen te gaan. Bij rustigere aangelegenheden - zoals een kook-, bak- of knutselcursus of een virtuele presentatie - is het belangrijk dat de sfeer nét even anders is dan de reguliere meetings. Ik stipte het hierboven al even aan: zorg voor de nodige ingrediënten (bijvoorbeeld bij een kookprogramma) of borrelplank voor tijdens de meeting. Te veel werk? Er zijn genoeg aanbieders die deze zorgen voor bedrijven uit handen geven. Van de borrel tot het samen online uitpakken van cadeautjes.

4. De essentials: uitnodiging, agenda en planning

Het is geen rocketscience: videoplatformen zijn tegenwoordig in een handomdraai opgezet en te gebruiken. Toch is voor feestelijke gelegenheden net dat beetje extra gewenst. Een eenvoudige kalenderuitnodiging is dan niet voldoende. Wat dan wel? Denk aan verrassende of grappige digitale uitnodiging. Mocht je een vleugje creativiteit missen: online zijn voor deze uitnodigingen oneindig veel sjablonen te vinden. Collega’s vinden het daarnaast vaak fijn om te weten waar ze aan toe zijn (en stiekem ook om in de stemming te komen!). Een agenda is dan ook vaak een goede toevoeging. Stel ook een vaste tijdsduur in, en houd er rekening mee dat niet iedereen het even lang volhoudt in het thuiskantoor als op locatie. Tenslotte kun je nog nadenken over het gebruik van aparte ‘kamers’ in een meeting voor kleinere gesprekken tussen collega’s onderling voor bijvoorbeeld een spel of workshop.

Door na te denken over bovenstaande voelt de kerstborrel namelijk een stuk specialer dan de reguliere teammeeting op maandagochtend.

5. One size doesn’t fit all

Terwijl vroeger over het algemeen gold ‘hoe meer, hoe beter’ voor fysieke kerst- en nieuwjaarsborrels, en hele zalen werden gevuld, geldt nu het ‘remote first’ denken. Want ook al is het technisch mogelijk, niet elk feestelijk concept werkt voor honderden werknemers met verschillende behoeften in verschillende tijdzones. Denk bij het plannen dan ook na over de maximale grootte van groepen en of het überhaupt zinvol is om een centraal kerst- en nieuwjaarsfeest te organiseren. Een hele week met verschillende data en mogelijkheden is ook een prima optie.

6. Een leuk feest hoeft niet duur te zijn: wees creatief

De coronapandemie heeft er bij veel bedrijven ingehakt, ook financieel. Dure kookpotten, het versturen van geschenken of inhuren van organisatoren voor evenementen kunnen veel van het beschikbare budget in beslag nemen. Maar om het daarom helemaal niet door te laten gaan, zou zonde zijn. Het is namelijk heel belangrijk voor het gemeenschapsgevoel van een bedrijf, vooral in tijden van thuiswerken. Gelukkig zijn er met een kleiner budget en wat creativiteit genoeg dingen te organiseren. Denk aan kleine wedstrijden: een ‘lelijke kersttrui’- verkiezing, prijs voor beste kerstkaart of kerstgedicht.

7. Het wiel is al eens uitgevonden: maak gebruik van templates en platformen

Wanneer het kerstfeest op de korte termijn gepland moet worden, kan het wel eens stress opleveren. Zeker wanneer alles van A tot Z geregeld moet worden. Zoals eerder aangegeven zijn er verschillende aanbieders om activiteiten uit handen te nemen. Je kunt ook werken met speciale templates voor bedrijven binnen een videoplatform, zodat je alles in één omgeving regelt, je look-and-feel van je bedrijf intact houdt, en een centraal dashboard hebt vanuit waar je alles kunt overzien.

Ook een virtuele borrel kan dus de juiste (kerst)sfeer brengen. Ondanks dat de meeste medewerkers de fysieke versie waarschijnlijk wel zullen missen, biedt het juist nu ook mooie kansen om de virtuele mogelijkheden te ontdekken om het jaar perfect af te sluiten.