Zo creëer je een overzichtelijke PowerPoint

Een goede PowerPoint maken zorgt voor de juiste ondersteuning van je pitch om vreemd vermogen aan te trekken voor je startup, helpt het personeel uit te leggen hoe er gewerkt moet worden en maakt jouw businessidee helder voor eventuele partners. Helaas is een PowerPoint maken iets dat de meeste onder ons op de middelbare school voor het laatst gedaan hebben. En dat is het niveau dat je niet binnen je onderneming wilt gebruiken.

Hoe maak je een overzichtelijke PowerPointpresentatie? Wat mag je absoluut niet doen en hoe belangrijk is het gebruik van een goed PowerPoint sjabloon nou eigenlijk?

Een overzichtelijke PowerPoint maken in 5 stappen

• Bepaal de kern van het verhaal dat je wilt vertellen
• Kies een strategie die je wilt gebruiken (agressief, informerend, vermakelijk, zakelijk)
• Kies een PowerPoint sjabloon dat bij beide voorgaande punten past
• Blijf kritisch tijdens het opzetten van de PowerPoint en redeneer vanuit het publiek
• Schrap wat overbodig is en test je PowerPoint uit op een objectief publiek voordat je het echte podium opstapt

Waarom zou ik PowerPoint sjablonen gebruiken als ik handig ben met Office?

Het gebruik van PowerPoint sjablonen wordt nog vaak geassocieerd met onkunde of het kiezen van de makkelijkste weg voor luie mensen. Dat is natuurlijk onzin. Het kiezen van een goed sjabloon in PowerPoint dat past bij jouw verhaal en strategie is gelijk aan het kiezen van het juiste gereedschap voordat je een auto repareert of een bureau monteert. Zonder het juiste gereedschap lukt het misschien wel, maar optimaal wordt het nooit.

Zo werkt het ook met het PowerPoint sjabloon. Ja, je kunt zelf slepen, bouwen en hopen zodat de lettertypes en kleuren overal gelijk zijn. En wellicht dat het na een dag ook gelukt is, maar met het juiste sjabloon voor PowerPoint ben je veel sneller klaar én is het effect veel beter.

De PowerPoint maken: relevantie en de manier van communiceren

Het maken van een PowerPoint is meer dan het kiezen van het juiste PowerPoint sjabloon. Het is ook veel meer dan het selecteren van de informatie die je over wilt brengen. Kijk je alleen naar wat jij wilt vertellen en waar dit in PowerPoint moet staan, dan kun je beter direct stoppen. Dit werkt namelijk niet.

Denk eens terug aan je lievelingsvak op de middelbare school, hogeschool of universiteit. Die ene leraar of dat ene college waar je met plezier heen ging. De kans is groot dat dit je favoriete vak was, omdat er een docent voor de klas stond die het verhaal op een geweldige manier kon vertellen. Het gaat niet alleen om de inhoud, het gaat om de manier van communiceren én de relevantie voor het publiek. Daar kun jij profijt uit halen, want je weet hoe dat het aantrekkelijk presenteren van een verhaal minstens zo belangrijk is als de daadwerkelijke inhoud.

Aanzetten tot een bepaalde handeling

Dit is van belang omdat een overzichtelijke PowerPoint niet overzichtelijk moet zijn voor jou, maar voor de mensen die je verhaal aan gaan horen en die je aan wilt zetten tot een bepaalde handeling (kopen van je product, effectiever werken, investeren in je startup). Is de PowerPoint bedoeld voor investeerders, dan vertel je op een zakelijke manier hoe het staat met de ROI, cashflow, liquiditeit en solvabiliteit. Maak je de PowerPoint om je personeel te motiveren, dan kies je een lossere aanpak waarin je nieuwe methodes en werkwijzen laat zien die in het voordeel werken van de onderneming en de werknemers. Graag met een beetje humor ook.

Zo houd je niet alleen de aandacht vast in een overzichtelijke PowerPoint. Je zorgt er vooral voor dat je verhaal gehoord en begrepen wordt.

Concreet: hiermee maak je géén overzichtelijke PowerPoint

Mocht je 10 minuten over hebben om visueel mee te krijgen wat je écht niet moet doen in PowerPoint wanneer het overzichtelijk moet blijven, dan blijft Life after Death by PowerPoint van Don McMillan een aanrader. Bijna 10 jaar oud en nog steeds relevant:

Een aantal punten op een rijtje voor de mensen die geen 10 minuten over hebben voor McMillan:
 

• Het gebruik van tientallen verschillende lettertypes
• Lange pagina’s vol met tekst
• Exact uittypen wat je gaat vertellen tijdens de PowerPoint
• Te veel visuele (bewegende) aspecten die de aandacht van je verhaal afleiden
• Alle verschillende grafische grapjes gebruiken die in PowerPoint beschikbaar zijn
• Te kleine letters gebruiken in je PowerPoint
• Overmatig gebruik van (storende) afkortingen

Vermijd je alle bovenstaande punten én gebruik je een goed PowerPoint sjabloon voor de presentatie of pitch die je wilt houden? Dan wordt een overzichtelijke PowerPoint maken al aanzienlijk eenvoudiger.