Zo kom je van je volle mailbox af

E-mails vreten enorm veel van onze (werk)tijd op. Soms zijn we letterlijk uren bezig met het beantwoorden en schrijven van mailtjes, zonder dat we echt werk verzetten. Dat moet beter kunnen, dacht ook werkdrukcoach Annemiek Tigchelaar. In 2013 verscheen daarom haar boek Grip op je e-mail = Grip op je werk op de markt. Aan de Ondernemer geeft ze enkele tips die - in deze alsmaar digitaliserende wereld - relevanter dan ooit lijken.

Ga zelf minder mailen

Als je wilt dat je minder mailtjes krijgt, moet je zelf minder gaan mailen; zo simpel kan het zijn. Zolang jij blijft mailen, blijf je reacties krijgen. Zelfs als je mailbox aan het einde van de werkdag leeg is, puilt hij de volgende weer uit van de reacties. Loop af en toe dus even naar je collega toe, of bewaar de vraag tot de volgende meeting. Dat kan veel mailverkeer schelen.

Maak samen afspraken over de mailbox

Een andere manier om het aantal mailtjes voor iedereen te beperken, is door duidelijke mail-afspraken met elkaar te maken. Spreek met je collega’s af wanneer jullie e-mail gebruiken en hoe jullie communiceren via e-mail. Maak ook concrete afspraken over wie je in de cc zet, hoe je onderwerpregels opbouwt, en hoe je aangeeft dat een mailtje urgent is.

Stel prioriteiten

Als je je prioriteiten goed op een rijtje hebt staan, zul je zien dat je minder tijd kwijt bent aan mailen. Mailen heeft vaak namelijk geen prioriteit, in ieder geval niet voor jouw werkzaamheden. Zorg daarom dat je een duidelijk takenlijst hebt voor elke dag en geef die taken prioriteit.

Werk je mailbox per onderwerp af

Je kunt effectiever werken als je je mails per onderwerp afwerkt. In plaats van continu te ‘zappen’ tussen onderwerpen, besluit je om alleen tijd te besteden aan mails over onderwerp X of project Y. Hierdoor blijft het overzichtelijk en werk je je mailbox effectief leg.

Ga je ‘e-mailverslaving’ te lijf

Heb je ook altijd het gevoel dat je even moet kijken wanneer je een mailtje binnenkrijgt? Dan ben je niet de enige. Een notificatie - vaak gepaard met een kleurtje, een cijfertje of een geluidje - kan verslavend werken. Zodra je een notificatie binnenkrijgt, maken je hersenen een shot dopamine aan waardoor even een kleine rush ervaart. Je kunt deze ‘verslaving’ tegengaan door bijvoorbeeld je geluid uit te zetten, of door bewust te ‘minderen’.