Zo worden je facturen sneller betaald

Zo worden je facturen sneller betaald

Het lijkt zo logisch, toch is het één van de belangrijkste factoren waarom facturen niet betaald worden: een onjuiste of onduidelijke factuur. Dat zorgt ervoor dat je opdrachtgever je factuur niet snel kan, of zelfs mag betalen. Het levert onnodige vertragingen op en voor iedereen veel extra werk. Let daarom bij het opstellen van je factuur op de volgende punten:

• Zorg dat je factuur voldoet aan alle wettelijke eisen. Zorg dat je volledige bedrijfsgegevens, inclusief btw-nummer, KvK-nummer en bankrekeningnummer op je factuur staan.
• Zorg dat de geleverde diensten duidelijk zijn omschreven. Gebruik liever geen afkortingen. Stel de factuurregels zo op dat iemand die niet bij de opdracht betrokken was (zoals de financiële afdeling) ook je factuur begrijpt.(optioneel)
• Zet het inkoopnummer/opdrachtnummer/projectnummer als referentie op de factuur. Heb je deze niet (meer), vraag hier dan om voordat je de factuur stuurt.
• Controleer de leverdatum van de geleverde diensten.
• Controleer de berekening van de factuur. Zorg dat er geen rekenfouten zitten in je uren, tarief en btw.
• Zet de betaaltermijn die je met de opdrachtgever hebt afgesproken ook zo op de factuur. Pas deze niet eenzijdig aan.
• Verstuur je factuur zo snel mogelijk na het afronden van je opdracht. Waarom zal je opdrachtgever snel betalen als jij al een maand hebt gewacht met het versturen van je factuur? De volgende dag is echt niet gek en geeft aan dat je opdrachtgever voor een professionele partij heeft gekozen.
• Controleer je factuur voordat je die verstuurt. Laat deze bij voorkeur eerst een uurtje met rust, zodat je weer met een frisse blik naar je factuur kijkt.
• Verstuur je factuur naar het juiste e-mailadres. Veel bedrijven hebben een aparte e-mail waar alleen facturen binnenkomen. Deze is vaak gekoppeld aan het boekhoudsysteem en voorkomt dat je factuur door het bedrijf gaat zwerven. Ook geven deze e-mailadressen vaak een automatische ontvangstbevestiging.

Controleer de betalingen

Je factuur is verstuurd en nu is het wachten op de betaling. Blijft de betaling tot na de betaaltermijn uit? Blijf dan niet langer wachten, maar onderneem zelf actie:
 

• Bellen! Bel altijd eerst wanneer een betaaltermijn is verstreken. Het kan altijd gebeuren dat een factuur niet goed is aangekomen of toch onduidelijk is. Het heeft dan geen zin om een herinnering te sturen als deze toch niet aankomt. Los eerst het probleem op.
• Stuur snel een herinnering. Een herinnering kun je prima één dag na de vervaldatum sturen. Snel herinneren laat ook weer zien dat je opdrachtgever voor een professionele organisatie heeft gekozen. Kies voor een korte extra betaalperiode (een week).
• Nog geen betaling binnen? Bellen! Wanneer? Maandag is de dag dat bedrijven het meeste bezig zijn met hun boekhouding.
• Stuur de tweede herinnering. Hanteer ook hier maximaal één week als extra betaalperiode.
• Nog geen betaling? Bellen!
• Nog geen resultaat? Zet de factuur door in een minnelijk incassotraject. Dit zorgt ervoor dat de incasso uit handen wordt genomen én je voldoet aan de Wet Incassokosten (WIK). Dit is belangrijk. Eén klein foutje van jouw kant kan je namelijk veel geld kosten.

Jortt

Om ervoor te zorgen dat je facturen aan alle bovenstaande punten kunnen voldoen, adviseert Baaz gebruik te maken van het gratis online factuurprogramma Jortt Gratis.

Behalve dat je met Jortt Gratis professionele facturen kunt maken die aan alle wetgeving voldoen, controleert Jortt de betalingen en helpt Jortt je met een strak herinneringsproces. Zo krijg jij je facturen sneller betaald.