3 stappen om verborgen recruitmentkosten te verminderen én te voorkomen

Steeds meer bedrijven hebben te maken met hoge, verborgen recruitmentkosten. Oorzaak zijn de complexer wordende wervingsprocessen, die ook nog eens meer tijd kosten. De financiële impact van deze processen wordt vaak onderschat, omdat er allerlei verborgen kosten mee gemoeid zijn. In een tijd waarin wervingskosten steeds zwaarder wegen op de bedrijfsbalans, is het terugdringen van deze verborgen kosten tegenwoordig een prioriteit voor veel HR-afdelingen, aldus Cegid, wereldwijde leverancier van cloud business management oplossingen voor finance (cashflow, tax, ERP), human resources (payroll, talent management), CPA's, retail en overige ondernemerssectoren. Zo verminder je in drie stappen verborgen recruitmentkosten. 

HR-managers hebben dagelijks te maken met The War for Talent die nog altijd hevig woedt: ze moeten alles uit de kast halen om het beste talent aan zich te binden. Tegelijkertijd hebben zij vaak de opdracht om de wervingskosten terug te dringen, wat voor veel van hen een uitdaging is. Zeker omdat veel van deze kosten niet direct zichtbaar zijn, merkt Cegid. Het gaat hierbij om onder andere tijdverlies als gevolg van langdurige selectieprocessen, vaak uitgevoerd door medewerkers die daar niet altijd de expertise voor hebben. Verborgen recruitmentkosten zitten ook in een groot verloop van personeel, waardoor overdrachtsperioden nodig zijn die lang duren en dus kostbaar zijn. En als laatste noemt Cegid het verlies aan betrokkenheid van medewerkers, omdat het lastig is de teamgeest hoog te houden als het medewerkersbestand continu verandert.

Directe gevolgen van verborgen recruitmentkosten

Deze verborgen kosten zijn misschien niet direct zichtbaar op het bedrijfsresultaat, maar hebben wel degelijk een negatieve impact. Dit is vooral het geval bij wervingsproblemen. Zo gaat er veel kennis verloren als een waardevolle medewerker niet op tijd wordt vervangen. Dat kost geld, maar kan ook zorgen voor chaos binnen teams, verslechterde klantrelaties en een concurrentienadeel. Mensen met strategische vaardigheden zijn immers heel hard nodig om voorop te blijven in de innovatierace. Als een organisatie moeite heeft dit soort mensen te werven, blijven ze achter ten opzichte van de concurrent.

Volgens Cegid zijn er drie stappen die je kunt nemen om de verborgen kosten achter recruitmentprocessen te verminderen:

1.    Verbeter interne mobiliteit

Dankzij interne mobiliteit krijgen bestaande medewerkers de kans zich te ontwikkelen binnen de organisatie. Dit is vaak een veel minder riskante aanpak dan externe mensen werven. De prestaties en soft skills van deze medewerkers zijn immers al bekend bij collega’s, en de integratie in een nieuw team of afdeling duurt daarmee korter. Ze kennen de bedrijfsprocessen en organisatiecultuur al, wat een groot voordeel is: lange inwerktrajecten zijn niet meer nodig.

Bovendien is interne mobiliteit ook een belangrijke factor als het gaat om betrokkenheid: wanneer medewerkers ruimte krijgen voor hun loopbaanontwikkeling binnen de organisatie heeft dit een positief effect op hun motivatie en loyaliteit. Dit zorgt er uiteindelijk voor dat HR minder tijd hoeft te besteden aan het werven van nieuw talent, waardoor de recruitmentkosten verminderen.

2.    Automatiseer wervingsprocessen

Er zijn verschillende fasen van het wervingsproces die gemakkelijk zijn te automatiseren: van het screenen van CV's tot de selectie van geschikte kandidaten en de administratieve en operationele onboarding. Ook dit zorgt weer voor een vermindering van verborgen recruitmentkosten. Het automatiseren van HR-taken die normaliter handmatig worden uitgevoerd, maakt de duur van het wervingsproces een stuk korter. Niet alleen zorgt automatisering voor een optimalisatie van de kosten, ook verbetert het de candidate experience. Kandidaten worden in real time op de hoogte gehouden van hun sollicitatie en krijgen snel een reactie – ook als ze vragen hebben over het proces. Dit is essentieel, want volgens diverse onderzoeken haken kandidaten eerder af als het wervingsproces te ingewikkeld of tijdrovend is.

3.    Betrek medewerkers

Binnen de organisatie zijn altijd medewerkers te vinden met een groot netwerk, zoals oud-klasgenoten, ex-collega’s of professionele partners die ze persoonlijk kennen. Toch denken lang niet alle werkgevers hieraan als wervingsbron. Toch zouden deze mensen zomaar over de juiste vaardigheden kunnen beschikken om de organisatie te versterken. Cegid's advies is dan ook om referral programma’s te ontwikkelen waarbij werknemers kandidaten kunnen aanbevelen en een beloning krijgen als er iemand via hun netwerk wordt aangenomen. Een mooie oplossing voor een deel van het wervingsprobleem, wat uiteindelijk positief bijdraagt aan het verminderen van de verborgen recruitmentkosten.

Volgens Cegid draaien bovenstaande drie stappen uiteindelijk allemaal om de centralisatie én het efficiënt gebruiken van HR-data. De organisatie biedt via hun Cegid Talentsoft platform een compleet pakket tools om wervingsprocessen te verbeteren en vereenvoudigen, van kandidaatselectie tot onboarding. Iets dat alleen nog maar belangrijker wordt in een tijd waarin arbeid nog altijd schaars is en wervingskosten onder druk staan.

LEES OOK: Vier manieren om onkostenprocessen te verbeteren in economisch moeilijke tijden

LEES OOK: Vijf manieren waarop HR in 2023 de redder in een organisatie wordt