5 tips voor een goed functioneringsgesprek in coronatijd

Je kunt zo’n gesprek veel beter zien als een kans om je werknemer te laten groeien. Waar krijgt je werknemer energie van? Waarin wil hij of zij zich verder ontwikkelen? En zijn er dingen die de werknemer daarin belemmeren? Zeker in deze coronatijden zijn dit soort gesprekken nog belangrijker, want de thuiswerksituatie maakt het lastiger om de gemoedstoestand van je personeel te peilen.

Vera Lenaerts, Solution Marketeer bij Exact, geeft een vijftal tips hoe je als werkgever het meeste uit een functioneringsgesprek kunt halen. 

1. Verstuur de uitnodiging op tijd

“O ja, zullen we morgen even een uurtje zitten voor je functioneringsgesprek?” Nee, niet doen. Verstuur de uitnodiging op tijd, minimaal een maand van tevoren. Zo geef je je medewerker (en jezelf) de tijd om goed voor te bereiden. Ook laat je zo zien dat je het serieus neemt en niet zomaar even wat inschiet.

2. Bereid het gesprek allebei goed voor

Denk vooraf goed na over de zaken die jullie willen bespreken en maak een lijst met agendapunten. Zo komen jullie allebei niet voor verrassingen te staan en kun je je zo goed mogelijk voorbereiden. Op die manier haal je het meeste uit het gesprek. Heb je al eerder een functioneringsgesprek met je medewerker gevoerd, pak dan ook het verslag van dit gesprek erbij en check of de actiepunten uitgevoerd zijn. Zo vergeet je geen belangrijke zaken en blijven complimenten en feedbackpunten niet ongenoemd.

3. Creëer een gevoel van veiligheid

Tijdens het functioneringsgesprek wil je dat je werknemer open en eerlijk durft te praten. Dat kun je alleen bereiken als je een gevoel van veiligheid creëert. Dat is iets waar je gedurende het hele jaar aan werkt door een band met je werknemers op te bouwen, maar dit kun je tijdens een gesprek versterken door letterlijk te benoemen dat iemand open en eerlijk kan zijn.

4. Ga op de juiste manier om met feedback

Tijdens een functioneringsgesprek geef je als werkgever niet alleen feedback, maar je ontvangt ook feedback. Ga daar op de juiste manier mee om. Dat wil zeggen; zorg dat je iemand niet aanvalt, maar geef opbouwende feedback en beargumenteer die met voorbeelden. Wanneer je zelf feedback ontvangt, voel je dan niet aangevallen. Dit is namelijk juist heel waardevol, omdat feedback je kan helpen om jezelf als werkgever te verbeteren.

5. Leg het gesprek vast in een verslag

Na afloop leg je het functioneringsgesprek vast in een verslag. Dit verslag is een officieel document en dien je bij akkoord allebei te ondertekenen. Het voordeel van een verslag is dat je op een later moment de besproken onderwerpen en gemaakte afspraken er nog eens bij kan pakken.

Let op: eigenlijk zou je de zaken die je in een functioneringsgesprek bespreekt heel het jaar door moeten bespreken. Door continu feedback te geven en elkaar te wijzen op de dingen die zowel goed als fout gaan, kan wat besproken wordt in een functioneringsgesprek nooit een verrassing zijn voor een medewerker.