Dag van de Thuiswerker: een jaar lang thuiskantoren

Want waar het thuiswerken voorheen met name werd gezien als een manier om het werk eenvoudiger te maken, door bijvoorbeeld reistijd te verminderen of uitkomst te bieden bij medische problemen, werd thuiswerken een jaar geleden plots de norm. In een jaar tijd is er genoeg ervaring opgedaan. Wat zijn dan de belangrijkste lessen die we kunnen meenemen na een jaar lang fulltime thuiswerken? Mark Bloem, directeur bij SD Worx Nederland geeft antwoord.

Sociaal digitaal

Het vele thuiswerken heeft zo zijn invloed op ons werkgeluk en de sociale verbinding met collega’s. Recent onderzoek van Moneypenny, Nyenrode Universiteit en de Open Universiteit toont aan dat 41 procent van de respondenten de emotionele ondersteuning van collega’s mist. Het laat zien dat het sociale contact met collega’s belangrijker is dan ooit tevoren.

Als werkgever, maar ook als werknemer, is het verstandig om regelmatig afspraken in te plannen met andere collega’s. Niet om het werk te bespreken, maar juist om elkaar beter te leren kennen en te bespreken hoe het gaat. Nu we zoveel vanuit thuis werken, lijkt het gesprek bij de koffieautomaat als een vergane traditie. “Door vooraf een meeting in te plannen, weet je zeker dat je ook ruimte maakt voor de nodige ontspanning en interactie”, vertelt Bloem. “Al is het voor een kwartiertje, je zult merken dat je je door zulke afspraken meer verbonden voelt, zelfs als je niet met collega’s bij de koffieautomaat staat.”

Online events uit eigen hand

Om ervoor te zorgen dat medewerkers zich minder geïsoleerd voelen, is het een goed idee om periodiek digitale evenementen te organiseren. Een praktische manier om dit te faciliteren, is door een toegewijde vitaliteitscommissie op te richten – voor en door collega’s. Door medewerkers uit allerlei afdelingen hier actief bij te betrekken, ontstaat diversiteit en betrokkenheid. Vanuit hun dagelijkse werk weten zij zelf namelijk het allerbeste waar behoefte aan is onder de collega’s.

Bloem: “Door collega’s uit alle geledingen van de organistie aan zo’n vitaliteitscommissie toe te voegen, ontstaan er echt leuke initiatieven die voor veel extra interactie kunnen zorgen. Dat hoeven helemaal geen hoogwaardige producties te zijn; het gaat erom dat je een ontspannen moment kunt doorbrengen met alle collega’s. Of dat nu een popquiz is of een online ‘ranking the stars’; deelname aan zo’n evenement brengt saamhorigheid met zich mee.”

Blijk van waardering

Nu we zo veel minder persoonlijk contact hebben, is het voor werkgevers vaak lastig om hun waardering te uiten richting alle mensen die zich dagelijks voor de organisatie inzetten. Bovendien is het, met zoveel verschillende type mensen, lastig om een eenduidige manier te vinden om waardering te uiten. De een wordt erg blij van een bosje bloemen terwijl de ander liever een persoonlijk gesprek voert. Natuurlijk zijn er de functioneringsgesprekken en kan er tijdens een video call best eens een compliment vallen. Maar tussen al het virtuele contact door, is het voor medewerkers fijn om een keer extra te benadrukken dat ze gewaardeerd worden. Zeker bij het ontbreken van het kantoor als ontmoetingsruimte.

Hoewel veel professionals nog altijd zijn vastgekluisterd aan hun schermen, is het natuurlijk ook prima mogelijk om offline een blijk van waardering te geven. Bloem licht toe: “Er zijn zoveel verschillende manieren om te laten weten dat je om iemand geeft. Bijvoorbeeld door het opsturen van een cadeaukaart, een speciaal borrelpakket of handige gadgets. Maar het belangrijkste is de persoonlijke boodschap, een die aansluit bij de ontvanger. Steek tijd in wat je wil zeggen of wat je op papier zet, dat zegt vaak meer dan de grootste cadeaus.”

Vergadergekte

In een jaar tijd heeft iedereen zich suf gebeld via Teams, Zoom, Google Meet en alle andere gangbare toepassingen. Na een tijdje is daarbij ook de zogeheten ‘Zoom-moeheid’ ontstaan – het letterlijke moe zijn vanwege veel videobellen. Niet zo vreemd, want het focussen op schermen en het leveren van bijdrages vraagt om veel uithoudingsvermogen. Houdt dit in dat we onze manier van vergaderen op een compleet andere manier moeten aanpakken?

Het hoeft niet zo abrupt te zijn, maar met een aantal kleine aanpassingen worden lange videovergaderingen plots praktische bijeenkomsten. Denk bij het inplannen van een meeting aan het inkorten van de totale duur tot drie kwartier of een half uur. Wanneer er een volledig uur is uitgetrokken voor een vergadering, wordt alle tijd vaak volledig benut. Met het inkorten van de duur van de meeting, zullen alle deelnemers ook sneller to the point moeten komen.

“Met het wegvallen van de meeste sociale interacties, is het natuurlijk fijn om elkaar te spreken – ook al is dat virtueel. Desalniettemin kunnen veel calls gemakkelijk worden ingekort. Stel vooraf een agenda op met duidelijke tijdslimieten. Of kies eens voor een call zonder video, bel in via je mobiele telefoon en maak ondertussen een wandeling. Je zult merken dat het doorvoeren van kleine wijzigingen in meetings alles een stuk gemakkelijker maakt”, sluit Bloem af.