De belangrijkste HR-documenten om te vertalen

In tegenstelling tot wat veel werkgevers denken is het vertalen van HR-documenten volgens de Nederlandse wetgeving niet verplicht. In de praktijk is het echter met klem aan te raden dit wel te doen. Zowel voor vaste medewerkers als tijdelijke krachten of stagiairs kan het jou als werkgever heel veel miscommunicatie, tijd en geld besparen als je alle belangrijke HR-documentatie naar de moedertaal van de medewerker in kwestie vertaalt.

In principe kan hier onderscheid worden gemaakt in twee belangrijke onderdelen.
 

• Werving & Selectie
• Uitvoerende beleidsprotocollen

Werving & Selectie

Dit proces begint bij de zoektocht naar een nieuwe/vervangende medewerker tot aan de uiteindelijke aanstelling. Voor de werving & selectie raden wij aan om als werkgever in ieder geval de volgende documenten te vertalen.
 

• Vacature
• Arbeidsovereenkomst/ CAO
• Aanvullende voorwaarden

Met name wanneer je specifiek zoekt naar medewerkers met een bepaalde nationaliteit, bijvoorbeeld vanwege exportactiviteiten, is de kans vele malen groter dat je de juiste doelgroep bereikt door je vacature te vertalen naar de betreffende doeltaal. Een hoogwaardige vertaling geeft daarbij een professionele uitstraling en maakt je bedrijf extra aantrekkelijk als potentiële werkgever.

Wanneer je een geschikte kandidaat hebt gevonden, raden wij ook zeker aan om het contract te vertalen naar de doeltaal van de nieuwe medewerker in kwestie. In de arbeidsovereenkomst staat natuurlijk zeer belangrijke informatie en beide partijen zijn erbij gebaat dat iedereen deze goed begrijpt. Indien jouw bedrijf met extra aanvullende voorwaarden werkt, zoals een concurrentiebeding of geheimhoudingsplicht, wil je deze informatie ook zo goed mogelijk vertalen. Op deze manier voorkom je vervelende discussies achteraf over bijvoorbeeld het salaris, vakantiedagen of opzegtermijn.

Uitvoerende beleidsprotocollen

Dit betreft een breder spectrum aan documenten en behelst zaken als huisregels tot aan veiligheidsvoorschriften. Documenten die wij aanraden om te vertalen zijn de volgende.
 

• Huisregels
• Omgangsnormen
• Veiligheids- en/of kledingvoorschriften
• Veiligheidsprotocollen voor noodgevallen
• Werkinstructies

Het verschilt natuurlijk sterk per bedrijf welke documenten van toepassing zijn en de inhoud daarvan. Toch zal ieder bedrijf met bepaalde huisregels en omgangsnormen werken. Vooral wanneer je werkt met medewerkers die een andere cultuur gewend zijn, is het aan te raden dergelijke documenten te vertalen. Wanneer je bedrijf met voedsel werkt zijn hygiënevoorschriften eveneens van groot belang om te vertalen.

Werken je medewerkers met gevaarlijke machines, op werkplaatsen of bijvoorbeeld met chemische stoffen? Dan is het vertalen van belangrijke veiligheidsvoorschriften in principe verplicht. Bij een bedrijfsongeval kun je namelijk als werkgever alsnog aansprakelijk worden gesteld wanneer blijkt dat je cruciale veiligheidsvoorschriften niet duidelijk genoeg hebt gecommuniceerd richting medewerkers.

Het vertalen van werkinstructies is natuurlijk belangrijk voor het correct uitvoeren van de werkzaamheden. Miscommunicatie kan je bedrijf tijd, geld en zelfs klanten kosten.

Hoogwaardige vertalingen werken

Als werkgever wil je natuurlijk zo goed mogelijk voor je personeel zorgen en een veilige werkplek creëren. Het vertalen van belangrijke HR-documenten kan bijdragen aan een optimale relatie tussen werkgever en werknemer, maar ook tussen personeel onderling. In sommige gevallen dragen hoogwaardige vertalingen zelfs bij aan de veiligheid van je personeel en aan de kwaliteit van je diensten/producten.

Het (laten) vertalen van HR-documenten is dan ook een investering die zich uiteindelijk dubbel en dwars terugverdient.