De do's en don'ts bij slim flexwerken

Ga je voor de koffiezaak om de hoek of gunt je werkgever of opdrachtgever een prima flexwerkplek? En wat zijn de tips en tricks voor wanneer je slim en effectief wilt flexwerken?

Loop op een doordeweekse dag een koffietent binnen. Een kroegje. De bibliotheek. De donut- en bagelshop. Of een flexwerkplek van de steeds verder uitdijende groep aanbieders als Spaces en Tribes. Of wellicht heb je wel een flexwerkplek op kantoor zelf? Het zit er vaak mudvol met noest tikkende, mailende en bellende mensen. Flexwerkers, ZZP'ers of mensen die op weg zijn naar afspraken en het kantoor voor een dagje overslaan, met de laptop opengeklapt en/of tablet voor de neus en de smartphone ernaast. 

Het flexwerken is anno 2017 de normaalste zaak van de arbeidende wereld en al lang geen exclusief speelveld meer voor hipsters, reclamebureaujongens- en meisjes en zakenmannen en –vrouwen op weg naar het volgende agendapunt. Onze arbeidsmarkt is – voor- en nadelen ervan buiten beschouwing gelaten – tegenwoordig nog flexibeler dan een jonge Jane Fonda in haar aerobicpakje en dat vereist een groot en praktisch aanbod van werkplekken waar je soms of vaak kunt neerstrijken. Een plek met voldoende stopcontacten, stoelen, tafels, de juiste belichting, als het kan vergaderplekken, het beste wifibereik en (belangrijk!) goede koffie.

Steeds meer flexwerkers

Die flexwerkplekken zijn steeds harder nodig, het aantal werknemers met een flexibele arbeidsrelatie blijft hard groeien. In 2016 hadden ruim 1,8 miljoen mensen – ruim één op de vijf werkenden – een flexibele arbeidsrelatie. In 2003 waren dat nog 1,1 miljoen mensen, zo blijkt uit cijfers van het CBS. Het aantal oproep- en invalkrachten is tussen 2003 en 2016 zelfs ruim verdubbeld. Het aantal vaste werknemers nam af van bijna 5,7 miljoen (2003) tot ruim 5,2 miljoen (2016). 

Steeds meer bedrijven zien werken op afstand (47 procent) en meer gebruik van flexibele werkplekken (39 procent) als dé grootste bijdrage aan de nodige toekomstige bedrijfsstabiliteit van waaruit verder gegroeid kan worden, zo onderzocht Regus. Besparen moet middels uitbreiding van flexibele werkruimte, vindt de helft van de ondernemingen, maar ook personeelsreductie en intensiever gebruik van IT-toepassingen worden door de meeste bedrijven gezien als besparingskansen.

De vraag is dus groot. Bij flexwerkers, ZZP'ers, werknemers en werkgevers. Gelukkig wordt er slim op ingespeeld. Een oplossing is ook het (her-)gebruik van  leegstaande kantoorpanden en andere verweesde ruimtes. Voor lange tijd en in pop-upvorm. Toch weten nog lang niet alle werkgevers waar ze precies moeten zijn wanneer ze willen voorzien in flexibele werkplekken en waar ze op moeten letten.
Ikwilmobielwerken.nl

Verschillende aanbieders van devices die het flexwerken vereenvoudigen delen graag hun advies, HP bijvoorbeeld. Met het platform Ikwilmobielwerken.nl helpt het techbedrijf het Nederlandse bedrijfsleven slimmer en efficiënter te werken door beslissers te informeren en adviseren over de voor- en nadelen van mobiel werken.

Prijs en locatie zijn volgens Ikwilmobielwerken.nl de belangrijkste factoren voor de juiste flexplekken. 'Maar houd zeker ook rekening met de extra faciliteiten die geboden worden, de flexibiliteit (kun je op ieder gewenst moment daar werken, ook last minute?) en de sfeer. Welk type bedrijven en ondernemers werken er vooral? Zie je daar een meerwerk qua netwerk voor je bedrijf? Is het bijvoorbeeld een bron voor samenwerkingen, potentiële klanten of nieuwe medewerkers?', aldus het platform.

Om flexwerken tot een succes te maken is het volgens het HP-platform belangrijk afspraken vast te leggen. 'Dat klinkt tegenstrijdig met het idee van flexibel werken, maar het is nodig om mobiel werken echt tot een succes te maken.' Ikwilmobielwerken.nl zet drie spelregels op een rij:

Bereikbaarheid: hoe weet je waar iemand is en of hij op afspraak, te storen of juist vrij is? 

Communicatie-etiquette: wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een mail? Waarvoor las je een vergadering in en wanneer spreek je face-to-face af? 

Werkplek claimen: door iedere dag ergens anders te gaan zitten, is er meer interactie tussen verschillende collega’s. Dan moet je echter wel voorkomen dat werknemers een flexplek claimen en zo alsnog vaste werkplekken creëren. 

Hoe zit het met de etiquette?

Daar heeft het HP-platform een mooi punt te pakken. De praktische zaken zijn duidelijk. Met weinig stopcontacten, werkruimte en wiebelende stoelen ga je weinig tot niet werken en is het snel op zoek naar een alternatief. Ikwilmobielwerken.nl heeft het over communicatie-etiquette, maar hoe zit het met de etiquette op de flexwerkplekken in het algemeen?

Dan zit je daar te werken tussen andere flexwerkers en eventuele reguliere klanten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat je luid gaat zitten te telefoneren, als een malle op het toetsenbord van je laptop zit te raggen en half schreeuwend in conclaaf gaat met je buurman over lastige opdrachtgevers en slappe koffie. Zelfs niet wanneer je werkt in afgeschermde ruimtes. Je werkt net als op kantoor met andere mensen in een ruimte. Stilte eisen is niet realistisch, maar het tegenovergestelde is ook not done. Er zijn meer flexwerkers met deadlines die enige concentratie hard nodig hebben. Ook op een flexwerkplek.

Wanneer je bijvoorbeeld aan de slag gaat bij de Starbucks of Coffee Company is het minstens zo belangrijk je sociaal op te stellen. Dus ga niet breed zitten aan een tafel, zorg ervoor dat je werkbladruimte bescheiden is. Rondslingerende paperassen, pennen en devices? Daar hoeven andere gasten geen last van te hebben. En mocht een medewerker of klant je vriendelijk vragen te verhuizen naar een andere plek in verband met een betere verdeling van de ruimte? Doe niet moeilijk en werk mee. Zeker wanneer je al uren op dezelfde plek bezig bent. 

O ja, tot slot: we kennen allemaal het clichébeeld van de flexwerker met opengeklapt notebook die het al een halve dag met een zuinig kopje espresso doet. Kom op, je maakt waarschijnlijk gratis gebruik van de wifi, de sfeer en de ruimte. Wees geen krent en bestel eens wat vaker een bak leut, mueslireep of broodje zalm met kruidenkaas. Misschien kan je het zelfs declareren bij je opdrachtgever!