Digitaal contractbeheer - hoe zit dat precies? Antwoord op 5 veelgestelde vragen van ondernemers

Door: Anna Fink, Sr. Director EMEA bij Docusign

Videocalls, meetingtools en digitaal projectbeheer - het afgelopen jaar is vanuit huis werken voor veel mensen het "nieuwe normaal" geworden. Dit geldt zowel voor grote ondernemingen als voor het MKB. De digitale transformatie van het MKB is dan ook belangrijk thema voor de Nederlandse regering, zo blijkt onder andere uit de aankondiging van een ambitieus initiatief om het MKB te helpen sneller te groeien en de mogelijkheden van digitalisering ten volle te benutten.

Sinds vorig jaar werken bedrijven dan ook steeds meer digitaal. Maar, zodra er een handtekening nodig is om afspraken officieel te bevestigen, wordt vaak nog papier gebruikt. Contracten worden gescand of zelfs heen en weer gestuurd. Dat neemt veel tijd in beslag, is niet altijd en zorgt voor onnodig veel papierwerk. Dit is waar digitaal contractbeheer in beeld komt. In dit artikel geven we antwoord op de vijf meest gestelde vragen over digitaal contractbeheer.

1. Wat houdt digitaal contractbeheer precies in?

Veel mensen hebben wel eens een document ondertekend met een digitale handtekening - maar digitaal contractbeheer is veel meer dan dat. Gartner definieert contract lifecycle management (CLM) als "een oplossing en proces voor het beheer van de levenscyclus van contracten die door het bedrijf worden opgesteld en beheerd en die een impact hebben op het bedrijf".

Wat betekent dat in de praktijk? Contractbeheer, handmatig of digitaal, bestaat altijd uit verschillende fasen: het opstellen van documenten, de onderhandelingsfase en de eigenlijke ondertekening, maar ook de integratie met bestaande registratiesystemen en een intelligente opslag. Met zo’n manier van opslaan zijn later analyses en vergelijkingen met andere contracten mogelijk. Op de traditionele manier, met pen en papier, gaat het contract tijdens dit proces heen en weer binnen het bedrijf en tussen externe contacten, wordt het uitgeprint, handmatig ondertekend, gescand en teruggestuurd. Nogal ingewikkeld en tijdrovend. Met CLM-oplossingen kunnen bedrijven contracten in plaats daarvan digitaal beheren, waardoor deze stappen veel kosteneffectiever, efficiënter en zelfs geautomatiseerd worden.

2. Is een digitale handtekening altijd evenveel waard als een papieren versie?

Papieren handtekeningen kunnen prima omgezet worden naar een digitale versie zonder in te leveren op veiligheid, rechtsgeldigheid, of snelheid. Er bestaan verschillende elektronische handtekeningen voor specifieke doeleinden. De gewone elektronische handtekening volstaat voor eenvoudige correspondentie per mail, de geavanceerde elektronische handtekening (ook wel digitale handtekening) vereist een SSL-certificaat en pas je toe bij documenten die onmiskenbaar moeten aantonen dat jij de eigenaar daarvan bent. Tot slot is er de gekwalificeerde elektronische handtekening, die nog een extra stap authentificatie vereist. Deze wordt wettelijk erkend als het equivalent van een geschreven handtekening en gebruik je voor koopovereenkomsten en contracten.

3. Digitaal contractbeheer, hoe organiseer je dat?

Niemand heeft zin om lang te zoeken een specifiek document, de naam van een klant of gegevens van een werknemer. Digitaal contractbeheer brengt veel verschillende processen samen onder één dak (of op één platform), en maakt zo ook een totaaloverzicht voor alle betrokken partijen mogelijk. Het overzicht kan worden ingericht op basis van zelf gestelde criteria. Op die manier kun je eenvoudig en snel gericht zoeken. Dat bespaart een hoop tijd en frustratie, en zorg voor een indeling die voor jouw bedrijf logisch is.

De tool voor digitaal contractbeheer kan op zijn beurt weer eenvoudig worden geïntegreerd in organisaties die een CRM systeem hanteren. docuSign kent bijvoorbeeld 350 integratiemodules die rechtstreeks aansluiten op elke CRM- of bedrijfsproductiviteitsoplossing.

Daarnaast zijn bedrijven sinds het begin van de pandemie ook steeds meer toepassingen naar de cloud aan het verplaatsen. Cloudoplossingen zijn onmisbaar voor modern beheer. Door de tool voor het contractbeheer in de cloud te integreren kunnen de contracten zelf ook naar de cloud verhuizen. Op die manier kun je het overzicht houden en opslagkosten besparen.

4. Hoe veilig is digitaal ondertekenen en contractbeheer?

Elektronische handtekeningen zijn in veel gevallen veiliger dan papieren handtekeningen. Een elektronische handtekening bevat altijd een audit trail dat als bewijs dient van de transactie. De audit trail omvat de geschiedenis van de acties die met het document zijn ondernomen, inclusief wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend. Als een van de ondertekenaars zijn handtekening betwist, of als er vragen zijn over de transactie, dan is dit met behulp van het audit trail na te gaante tr. Gedetailleerde certificaten van voltooiing kunnen daarnaast specifieke details bevatten over elke ondertekenaar - waaronder de melding dat de ondertekenaar heeft ingestemd met het gebruik van de elektronische handtekening, het beeld van de handtekening, tijdstempels en sleutelgebeurtenissen, het IP-adres van de ondertekenaar en andere identificerende informatie. Alle documenten worden digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een technologie die in de sector vaak wordt gebruikt. Dit zegel geeft aan dat de elektronische handtekening geldig is en dat er sinds de datum van ondertekening niet met het document is geknoeid of dat het is gewijzigd. Lees hier meer over de veiligheid van elektronische handtekeningen.

5. Wat valt er te winnen met digitaal contractbeheer?

Vroeger gold: waar getekend moet worden, is veel papier nodig. De trend gaat echter steeds meer in de richting van het "papierloze kantoor". Niet zo gek als je bedenkt welke voordelen een papierloze administratie allemaal biedt.Ten eerste kun je door papierloos te werken de productiviteit verbeteren waardoor jouw team zich kan focussen op kerntaken, zoals klantbetrokkenheid en bedrijfsontwikkeling. En met een vlottere salescyclus kan je bedrijf ook sneller omzet genereren. Maar het kan ook helpen om een duurzamere bedrijfsvoering te realiseren. De papierindustrie heeft namelijk een enorme impact op het milieu. Bij het produceren van één ton papier wordt meer dan 1,5 ton CO2-equivalent uitgestoot. Voor de productie van 1 vel papier is ongeveer 350 milliliter water nodig. Door je kantoor papierloos te maken, help je de natuurlijke hulpbronnen van onze planeet te behouden.

Hoewel sommige digitale hulpmiddelen eerst slechts "tijdelijk" voor het thuiskantoor werden ingevoerd, zien velen nu steeds meer de voordelen op lange termijn in. Digitaal contractbeheer kan hier een doorslaggevende bouwsteen zijn en de bedrijfsprocessen veel efficiënter maken.