Dit zijn de trends in de meeting industry...

Wat zijn nu de zeven trends die meetings en incentives zo spannend maken, nu en in de komende jaren? Meetingselect​ zette ze op een rij.

1. The loft

Schrik niet als je de marketing manager binnenkort in een zitzak met zijn of haar spreadsheets ziet schuiven. Hotels spelen in op de trend om vergaderruimtes aangenamer te maken, met aandacht voor Feng Shui en andere filosofieën die uit het Verre Oosten komen aanwaaien. De lange tafel maakt plaats voor eilandjes, met hoge tafels, zacht licht, cosy zithoekjes, loungeplekjes en zakelijke deals die worden gesloten rond het haardvuur. 

2. The great outdoors

Wie heeft overigens verzonnen dat vergaderingen per definitie binnenskamers moeten plaatsvinden? Een beetje ecologisch hotel denkt helemaal mee met zijn klanten – die behoefte hebben aan duurzaamheid en out-of-the box mogelijkheden – en organiseert efficiënte meetings in de open lucht. Een frisse bries, een vleugje vitamine D, en je zintuigen staan weer helemaal op scherp. 

The sky wordt letterlijk the limit: in de Alpen kun je met de gasten naar een berghut. In Singapore organiseer je een ochtendsessie op het dakterras, poolside. Een paar Mifi’s bij de hand (mobiele Wifi routers die de mogelijkheid bieden, ongeacht waar je ook bent, verbinding te maken met het internet) en klaar. Zo kan iedereen verder draadloos door de dag. 

3. Bleisure 

Tophotels en verkeersbureaus weten dat hun zakelijke gasten niet altijd zakelijke gasten zullen zijn. De meeste hebben een partner, vriend of vriendin, kinderen, vrienden. Een goed hotel of bestemming maakt in de toekomst het strikte onderscheid niet meer tussen zakenlui en mensen die een ontspannen vakantie komen vieren. Want zij weten: als je de zakengast toont wat je verder nog in je mars hebt, komt die volgende zomer misschien terug met het hele gezin. 

Succesvolle meeting planners weten: het gaat niet alleen om een goed georganiseerde meeting of een inhoudelijk boeiend congres, het gaat ook om de ervaring eromheen. De fun. Een meeting wordt in de toekomst dus steeds vaker gecombineerd met een sessie ochtendyoga, een stadswandeling of een wijnproeverij in de bar. Het mixen van business met pleasure, oftwel bleisure, is een niet te missen trend. Een win-win-situatie noemen wij dat. 

4. Unplugged

Er is niks vervelender dan naar een brainstorm of meeting te moeten met een onafgewerkte klus. Dat blijft in je hoofd spoken. Je weet dat je collega, drie stoelen verderop, ook op promotie aast en tijdens de pauzes vlugvlug z’n mails checkt en misschien sneller dan jou een antwoord stuurt. En hoe goed social media ook kan werken voor de MICE-sector: van altijd ‘aan’ staan wordt niemand echt gelukkiger. 

Meer en meer bedrijven vinden het dan ook  efficiënter als iedereen zich tijdens een meeting op de inhoud concentreert in plaats van aan andere dingen te denken, en in het nu is. Heel mindfull, en goed voor je creativiteit en het doorhakken van knopen. Zo zien we steeds meer WiFi-vrije zones en ruimtes; oprechte aandacht voor jezelf en elkaar ook. Even helemaal focussen, weg met de ratrace, morgen is er weer een dag! 

5. Splurge!

Natuurlijk kreeg de hele MICE-sector na 2008 een fikse klap. Er werd op kosten bespaard, budgetten werden teruggedraaid en vergaderingen werden vooral intern georganiseerd. ’s Middags volstond een broodje kaas. Nu, bijna tien jaar later, is een zekere vorm van luxe weer terug. Misschien niet meer die decadente, over-the-top luxe van voor de crisis, maar bedrijven zijn weer bereid om te betalen voor kwaliteit en inhoud. Mét een zekere vorm van diepgang en originaliteit. En het is aan de hotel-en meeting sector om daarop in te spelen, met state of the art apparatuur, een professionele begeleiding, out-of-the-box denken en uitmuntend gastheerschap.

6. Sharing is caring 

Er zijn honderden boeken geschreven over de meeting industry, talloze colleges gegeven. Maar uiteindelijk leer je het meeste van best practices uit de praktijk. Waar kun je die vinden? Precies, bij je collega’s in het veld, oftwel je peer-to-peer netwerk. Zij komen vaak dezelfde uitdagingen tegen of hebben juist briljante tips, bijvoorbeeld over die ene, unieke venue of bestemming. Waarom zou je die kennis niet met elkaar delen? 

Ga met elkaar in gesprek, maak connecties. Dat kan op allerlei manieren: via een Linkedin groep, tijdens een netwerkevenement, via blogs, vlogs, apps en nieuwsbrieven. Scheelt een hoop tijd en je krijgt er nog energie van ook. Van de persoon die naast je zit tijdens een congres kan je misschien wel meer leren dan van degene die op het podium staat! 

7. Technologie als basisbehoefte 

Hoeveel behoefte we ook hebben aan een digitale detox zo nu en dan: een locatie die zijn technische voorzieningen niet op orde heeft zal geen tweede keer geboekt worden. Punt. In de top 5 van grootste irritaties tijdens een meeting of congres staan dan ook een slechte internetverbinding en het moeten betalen voor WiFi op nummer 3 en 4. 

En wat dacht je van een beamer die het op het moment suprême niet blijkt te doen, of software die niet compatible is met jouw usb-stick? Heb je dat op de rails, en kun je als meeting venue ook nog eens zorgen voor technische snufjes als smart boards, social media walls, live streams, audience responsive systemen en 3d presentatie mogelijkheden? Tel uit je winst.