Hoe efficiënte salaris software helpt met besparen

De salarisadministratie is een maandelijks terugkerende taak die veel tijd in beslag kan nemen. Door efficiënte en handige salaris software met hulpvolle tools te gebruiken, kun je tijd én kosten besparen. Wij leggen je uit hoe de juiste software je kan helpen.

Tijd besparen door te automatiseren

Iedere maand weer diezelfde taken die je handmatig verwerkt, dat moet toch sneller kunnen? Daarnaast is het handmatig verwerken van de salarisadministratie ook gevoelig voor fouten. Door het proces te automatiseren met behulp van software kun je vaak met één druk op de knop mutaties verwerken, berekeningen van bruto naar netto maken, de loonstrookkosten inzien of historische gegevens van werknemers. De verwerking gebeurt daardoor foutloos en betrouwbaar, terwijl je wel volledige controle en inzicht hebt.

Maak werknemers verantwoordelijk voor delen van het proces

“Kan ik een kopie van mijn loonstrook ontvangen?”

“Ik ben verhuisd en wil een adreswijziging doorgeven”

“Ik wil verlof aanvragen”

Het zijn zomaar een aantal vragen die je als HR-medewerker wekelijks te horen krijgt. Om je hierin te ondersteunen en kostbare tijd te besparen, beschikt de juiste salarisadministratie software over MSS en ESS software. MSS – Management Self Service – en ESS – Employee Self Service – geeft jouw werknemers de mogelijkheid om zelf belangrijke HR-taken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een werknemersportaal waar ze zelf iedere maand hun loonstrook kunnen downloaden of waar ze de urenregistratie en verlofregistratie direct kunnen raadplegen en aanvragen. Een leidinggevende kan de aanvraag goedkeuren of management rapportages exporteren, zonder dat er tussenkomst van een HR-medewerker nodig is.

Handige rekentools

Het berekenen van overuren, vakantiegeld of gratificaties kan soms erg ingewikkeld zijn. De juiste software biedt jou de mogelijkheid om automatische berekeningen te kunnen maken, die gekoppeld zijn aan de ingevoerde gegevens in het systeem. Wil je graag weten hoe toekomstige beslissingen effect hebben op de loonkosten binnen de organisatie? Dan is een proforma omgeving een waardevolle tool, waarbij je kosteloos een digitale proforma loonstrook of preview gepresenteerd krijgt. Controleren of wijzigen wordt dan een stuk eenvoudiger!

Automatische koppelingen met andere software of modules

De salarisadministratie hangt samen met een heleboel andere werkzaamheden, zoals urenregistratie, ziekteregistratie, maar ook het daadwerkelijk uitbetalen van de salarissen. De juiste koppelingen tussen modules of andere software pakketten zorgen ervoor dat gegevens een-op-een worden geïmporteerd zodat deze niet handmatig en dubbel ingevoerd hoeven te worden. Door een financieel pakket te koppelen kun je snel en eenvoudig bedragen overboeken zonder kostbare tijd te verliezen.

Foto door Tima Miroshnichenko