Kantoor the place to be, deel 2: complexer dan ooit

Het FD meldde onlangs dat de grote werkgevers in Nederlands rigoureus snijden in vierkante meters kantoorruimte. Grote internationale concerns als Tesla en Apple eisen juist dat hun personeel gewoon weer naar kantoor komt. Ondertussen kijken in Nederland vooral grote werkgevers elkaar vertwijfeld aan, want de werknemer lijkt niet in één nieuw werkconcept te vatten.

Werknemers blijven hardnekkig thuiswerken

We zijn sinds mijn laatste column Kantoor the place to be inmiddels ruim zeven maanden verder en sindsdien is het vraagstuk rond hybride werken alleen maar complexer geworden. De grote organisaties in Nederland bezetten bijna 30 procent van het kantorenoppervlak. Dat is een aanzienlijk aandeel. Je moet er niet aan denken wat de gevolgen voor de markt zijn als deze partijen zich en masse terugtrekken. Zo’n vaart zal het ook niet lopen, want er is bijvoorbeeld meer ruimte nodig voor nieuwe concepten en bedrijven hebben behoefte aan nieuw kantoorpersoneel. De leegstand van kantoren bleef de afgelopen twee jaar stabiel rond de 7 procent, maar per saldo staat nu wel afstoten op het menu.

Door de coronapandemie heeft zich versneld een transitie naar meer hybride werken afgespeeld en zijn wij gewend geraakt om een grote mate van autonomie te hebben over de besteding van onze tijd. Ook onze werktijd. Dat is op zich een gezonde ontwikkeling, want het leven is meer dan werken alleen. Vooral bij corporates en in de publieke sector zijn de gevolgen van de crisis diep gevoeld. Bij grotere organisaties lag een dwingend thuiswerkadvies dat duurde van april 2020 tot maart 2022. Dat is lang en doet wat met de manier van denken.

Toch moeten werkgevers en werknemers elkaar weer vinden. Een bedrijf bestaat niet zonder menselijk kapitaal. En dat kapitaal heeft behoefte aan bepaalde zekerheden en goede randvoorwaarden om het werk uit te voeren. De kleine tot middelgrote bedrijven hebben snel een nieuwe modus gevonden waarin het kantoor nog steeds een dominante positie inneemt. Maar de grote organisaties blijven worstelen. Uit het rapport NEA-COVID-19 van TNO blijkt dat voor ‘klassiek’ kantoorpersoneel het meest gewijzigd is door de pandemie. Van hen heeft 66 procent veranderende werkomstandigheden, tegenover 30 procent voor werkenden die op andere locaties dan op kantoor actief zijn, zoals in fabrieken.

Hybride werken als blijvend onderdeel van het nieuwe werken

Voor de pandemie was de discussie over hybride werken en efficiënter ruimtegebruik al in alle hevigheid gaande. De gemiddelde medewerker in corporate Nederland was lange tijd ook wel veel ruimte gewend. In de jaren ‘90 hadden medewerkers veelal afgesloten werkruimtes, het zogenoemde cellenkantoor. Dat bood meer rust en privacy dan de kantoortuin. Hierdoor lag het effectieve ruimtegebruik echter wel rond 20 vierkante meter per werknemer. Als bezettingsgraad werd veelal 100 procent gehanteerd.

Het effectieve ruimtegebruik is bij veel grote organisaties door de herintroductie van de kantoortuin inmiddels teruggebracht tot circa 10,2 vierkante meter per werknemer. Voor de bezettingsgraad op kantoor wordt inmiddels gemiddeld tussen de 70 tot 80 procent aangehouden. Met deze uitgangspunten viel er voor de coronapandemie dus al een hoop te bezuinigen. Maar door het vele thuiswerken tijdens de pandemie kan die bezettingsgraad nu versneld en rigoureus verder naar beneden worden bijgesteld, zo is de gedachte.

Toch hoeft het beschikken over meer autonomie niet per se gekoppeld te zijn aan niet meer verschijnen op kantoor. Het kantoor brengt namelijk ook heel veel positieve dingen: contact met collega’s en klanten, een ARBO-werkplek en even weg van huis. Hoewel grote organisaties dit enigszins lijken te vergeten en hybride werken in de periode voor de pandemie vaak als een vorm van kostenbesparing zagen, gaat de discussie in menige bestuurskamer gelukkig nu al meer langs de lijn van het gemeenschapsgevoel en goede faciliteiten.

De wensen van de schaarse huidige en potentiële arbeidskrachten bepalen in belangrijke mate hoe de toekomst eruit komt te zien. Zij vinden de mogelijkheid om thuis te werken enerzijds steeds belangrijker, de reden waarom bedrijven dit vaker in hun vacatures noemen. Tegelijk speelt het kantoor een cruciale rol in de ‘war for talent’. Organisaties met een modern, duurzaam en goed bereikbaar kantoor hebben bij de werknemer een streepje voor. Met name jonge werknemers wegen dit sterk mee bij hun keuze voor een nieuwe baan.

Kantoor moet echt een aantrekkelijke werkomgeving hebben

Ondertussen worden wij ook steeds vaker geconfronteerd met een veranderend klimaat. Toen wij deze zomer te maken kregen met een hittegolf, zocht veel personeel toch weer de koelte van de airco op kantoor op. En nu staat een koudere periode voor de deur, met voor de thuiswerkers een hoge gasrekening die voor nu is becijferd op ongeveer euro 15 per dag. Ondanks dat werkgevers vaak een thuiswerkvergoeding bieden, is deze zeker niet toereikend voor de torenhoge energierekeningen die ons deze winter te wachten staan.

Bijvangst van dit alles is dat wij zo toch weer de weg naar kantoor vinden en weer meer tot onderdeel van ons dagelijks werkende leven maken. Het is nog te vroeg om vergaande uitspraken te doen over naar welke kant het dubbeltje uiteindelijk valt. Harde keuzes hoeven in veel gevallen ook nog niet te worden gemaakt, want veel huurcontracten lopen nog. Maar buiten kijf staat dat het kantoor wel meer dan ooit aantrekkelijk moet zijn. En daar valt nog veel te winnen.