Meer value voor finance professionals door focus

De investeringen in Nederlandse techbedrijven daalden vorig jaar met circa de helft naar zo’n 2,7 miljard euro. Chris van Dongen: “Er was sprake van minder grote deals en meer focus op duurzame groei. Uit ons onderzoek dat we uitvoerden samen met Harvard Business Analytic Services blijkt dat finance meer grip wil hebben op de uitgaven. Dit betekent dat finance professionals zich meer moeten richten op hun strategische taken. Opvallende uitkomst van ons onderzoek: 67 procent van de leidinggevenden geeft aan dat hun financiële team nog achter bonnetjes aanjaagt! Kostbare tijd die beter benut kan worden voor het analyseren van financiële data, het ondersteunen van de bedrijfsstrategie, het versnellen van de maandafsluiting, kortom voor focus op value!”

De lat ligt hoog voor finance

Naast de druk die doorgaans op finance teams ligt, komt er nogal wat af op de moderne finance professional. Zij moeten van alle markten thuis zijn, aldus Chris van Dongen. “Zij moeten verstand hebben van strategic decision making, van digitalisering, van risicomanagement, van compliance met snel veranderende wet- en regelgeving, en last but not least dienen ze ook te beschikken over communicatieve vaardigheden, en wordt er van hen ‘focus on value’ verwacht.” Chris liet tijdens zijn presentatie op FM-Dag zien hoe de oplossing van Payhawk finance teams te hulp komt. 

Win-win situatie

“Met ons betaalproduct bieden we finance-afdelingen een totaaloplossing om gemakkelijk uitgaven wereldwijd te beheren. Finance teams behouden daardoor de controle, met real-time inzicht in de financiële administratie. Een duidelijke win-winsituatie, die werknemers meer vrijheid geeft en financiële managers meer controle. En het ontwikkelteam van Payhawk zorgt ervoor dat deze integraties maximaal blijven aansluiten bij de fundamentele structuur van een professionele financiële administratie.”

Koppeling met Exact Online

Payhawk, dat inmiddels in vele landen actief is, stelt bedrijven in staat om alle bedrijfsuitgaven in één platform te digitaliseren en betaalkaarten met een ingebouwd approval-beleid te verstrekken aan medewerkers. Daarnaast kan Payhawk worden gekoppeld aan diverse ERP- en boekhoudsystemen, zoals Exact Online of Oracle NetSuite. Dit biedt de mogelijkheid om de gegevensstroom rond uitgaven van medewerkers real-time te beheren en te automatiseren. Chris van Dongen: “Denk aan het volgen van alle bedrijfsuitgaven, betalingen traceerbaar maken, budgetten creëren, geen terugkerende betalingen of abonnementen missen of deze juist stroomlijnen, en budgetbeheerders betrekken bij je werkzaamheden. Kortom, een alles in één software-oplossing.”

Controle en overzicht

Chris van Dongen: “Voor managers betekent dit dat zij geen ingewikkelde goedkeuringsprocessen meer hoeven door te voeren. Zij kunnen gebruik maken van slimme workflows om ongebruikelijke kosten alleen buiten het bestedingsbeleid van het bedrijf goed te keuren. Managers kunnen bovendien teamkaarten met limieten verstrekken of teamleden uitnodigen om met hun eigen kaarten geld te besteden uit het gezamenlijke budget. Medewerkers krijgen een Visa-betaalkaart terwijl de manager alles in real-time onder controle houdt.”

Voordelen finance teams 

Misschien nog interessanter is de vraag hoe finance teams zelf profiteren van de voordelen van Payhawk? “Goede vraag,” zegt Chris, “want juist voor deze teams is de oplossing gemaakt. We beschouwen Payhawk als de brug tussen je bank en je boekhoudsysteem. Je kunt automatisch je velden en belastingtarieven importeren uit jouw ERP en combineren met één klik op de knop. Medewerkers van wie er nog bonnen ontbreken ontvangen automatische herinneringen om de uitstaande documenten te uploaden. Handmatig gegevens invoeren is echt verleden tijd. Payhawk leest facturen en bonnetjes en vult automatisch de benodigde informatie in. Dus kaartbetalingen, facturen, vergoedingen, kostenbeheer en voorbereidend boekhouden, dat alles in één oplossing.”

Focus op je echte werk

Voor medewerkers betekent dit nooit meer lange uitgaverapporten invullen en facturen en bonnetjes verzamelen. Chris van Dongen: ”Je betaalt simpelweg met Payhawk en focust op waar jij het beste in bent. Je kan rekenen op een Visa betaalkaart die altijd het benodigde budget heeft om jouw bedrijfsuitgaven te dekken. Als je budget niet toereikend is kun je snel een verzoek doen voor meer geld. Bijkomend voordeel: de communicatie rond betalingen van verkopers en leveranciers gaat veel sneller in plaats van maandenlang te moeten wachten.” En als je toch iets moet voorschieten als medewerker? “Je finance team kan je met één klik op de knop terugbetalen dankzij SEPA Instant en Faster Payments. Geen enkel probleem.” 

Deze en andere conclusies zijn ook terug te vinden in het rapport dat Payhawk uitbracht samen met Harvard Business Review Analytic Services.