Cashflowmanagement in een crisis: 10 tips

Wat is cashflow en waarom is het belangrijk?

Misschien is het goed om eerst even uit te leggen wat cashflow precies is. Cashflow is de term voor de in- en uitstroom van geld binnen een bedrijf. Een gezonde cashflow is van levensbelang voor iedere onderneming. Is je cashflow niet op orde, bijvoorbeeld doordat opdrachtgevers te laat of niet betalen? Dan ontstaan en kraters in je administratie en kun je mogelijk zelf niet aan je financiële verplichtingen voldoen. En dat wil je natuurlijk voorkomen. Daarom geven we deze tips om je cashflow te optimaliseren.

1. Blijf up-to-date

Zorg ten eerste dat je financiën altijd helemaal up-to-date zijn en dat je zelf goed op de hoogte bent van je financiële situatie. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar als je veel taken tegelijk op je bord hebt, kan dit er nog weleens bij inschieten. Houd goed in de gaten wie jou nog moeten betalen, wie jij zelf nog moet betalen en wanneer de betaaltermijnen verlopen. Als je hiervan op de hoogte bent, dan kan je altijd op tijd actie ondernemen.

2. Houd je administratie goed bij

Deze tip ligt in het verlengde van tip 1: houd je administratie goed bij. Wil je een goed inzicht hebben in je cashflow, stel je administratie dan niet uit tot het moment waarop je je btw-aangifte moet doen, maar plan hier wekelijks een vast moment voor in. Vroeger betekende dit dat je de boekhouding mee naar huis nam en je ‘s avonds of in het weekend alles bijwerkte. Maar met de actuele technologie maak en verzend je je facturen vanuit de trein, een wachtkamer of vertrekhal. Zo heb je dus geen excuus meer om dit uit te stellen.

3. Werk nauw samen met je boekhouder

Nauw samenwerken met je boekhouder of accountant kan een stimulans zijn voor je business. Door het verstrekken van online toegang tot realtime financiële gegevens, kan je boekhouder een breed scala aan taken overnemen, waaronder je cashflow-positie. Ook kan hij je beter adviseren over bepaalde financiële beslissingen. Een prettig idee en zo kun jij je lekker bezig houden met je core business!

4. Vraag om een aanbetaling

Dan nu door naar de tips om sneller betaald te krijgen. Als je zelf iets koopt, moet je direct of zelfs vooraf betalen. Waarom zou dit voor jouw klanten niet gelden? Vraag om een aanbetaling, of sterker nog: maak het een standaard voorwaarde. Dat geeft je cashflow een flinke boost. Daarnaast is het ook heel handig bij nieuwe klanten - vooral voor klanten uit het buitenland die hun stiptheid nog moeten bewijzen. De grootte en termijn van de aanbetaling moeten natuurlijk wel passen bij de aard van je product of dienst. Check dus even wat in jouw branche gangbaar is.

5. Factureer zo snel mogelijk

Wacht niet tot het einde van de maand om een factuur te versturen. Vaak is de administratie niet de favoriete klus van ondernemers – maar maak een uitzondering voor je facturen. Want hoe langer je wacht, hoe langer het duurt voor je je geld binnen hebt. Neem een vast moment in de week om je facturen te versturen en om nieuwe facturen eventueel alvast voor te bereiden. Zo wordt het een routineklusje in plaats van iets waar je wekenlang tegenaan hikt. En verstuur ze trouwens vooral digitaal, per e-mail of via je boekhoudprogramma. Dan zijn ze sneller bij je klant én moeilijker te negeren.

6. Een nieuwe lay-out voor je factuur

Kijk ook eens goed naar hoe je facturen eruitzien. Zijn ze duidelijk, nauwkeurig en professioneel? Voeg ook standaard een gedetailleerd overzicht van het project of product toe. Vergeet ook niet je bedrijfsgegevens, btw-nummer, bankinformatie en betalingsvoorwaarden te vermelden. Zo is het voor de klant heel duidelijk wanneer hij moet betalen en hoe hij dat kan doen. En dat vergroot de kans op een snelle betaling.

7. Volg openstaande facturen op

‘Geduld is een schone zaak’, zeggen ze weleens. Maar voor openstaande facturen gaat die vlag niet op! Als klanten niet op tijd betalen, stuur dan direct een betalingsherinnering, of bel ze. Vaak is dat al genoeg, dus zet de grote mannen in donkere pakken met zonnebril alleen in bij nood. En voel je ook vooral niet bezwaard om een herinnering te versturen; je staat in je goed recht.

Vraag jezelf ook eens af: is er iets wat je kunt doen om de betaling te versnellen? Of is het een kwestie van het klassieke excuus: "Ik kan het niet vinden in ons systeem"? Vergeet niet wat we hebben gezegd over het e-mailen van facturen: ze kunnen in ieder geval niet ‘verloren’ raken in de post. 

8. Betaal jouw facturen pas als het nodig is

Een goede cashflow is niet alleen afhankelijk van hoe snel je betaald krijgt, maar ook van wanneer je zelf je facturen betaalt. Dus als een factuur binnen 30 dagen moet worden afgewikkeld, sta je in je recht om te wachten tot de dag van de deadline. De ontvanger is hiermee tevreden en tegelijkertijd help je je eigen cashflow-positie te beschermen.

9. Bundel producten en diensten

Het bundelen van producten en diensten bundelen wordt door klanten vaak gewaardeerd. En dit hoeft helemaal niet veel te kosten. Onderhoudsovereenkomsten van autofabrikanten zijn een goed voorbeeld. Zo ook gratis klantenondersteuning bij aankoop van elektronische apparatuur of give-aways bij kwaliteitsproducten. Maar of het uiteindelijke doel nou is om de voorraad te verschuiven, marktaandeel op te bouwen, of in je aanbod te variëren; je cashflow profiteert ervan.

10. Geef je boekhouding een upgrade

Dan tot slot de laatste tip: kijk eens kritisch naar je boekhouding. Doe jij dit nog steeds in Excel? Dan kan je boekhouding wel een upgrade gebruiken. Met een administratietool of boekhoudprogramma kan je je boekhouding namelijk een stuk makkelijker en efficiënter doen. Hiermee maak je heel eenvoudig facturen, stel je automatisch betalingsherinneringen in en heb je duidelijk inzicht in en meer grip op je cashflow. Ook helpt dit je om slim samen te werken met je boekhouder. Zeker het overwegen waard, dus!