6 tips voor een effectieve digitale vergadering

Ineens moeten alle ballen op werken op afstand worden gezet. De digitale vergadering is daar onderdeel van. En voor wie nog niet eerder op deze manier werkte, kan dat best even wennen zijn.

1. Investeer in goede video-oplossingen

Allereerst is het van belang dat je de juiste middelen voor een digitale vergadering hebt. Goede video-oplossingen zijn niet alleen nu broodnodig: het ligt in de lijn der verwachting dat het gebruik ervan in het bedrijfsleven steeds meer de norm wordt. Het is dus een investering die ook op de lange termijn loont.

En zonder adequate video-oplossingen ben je al snel ver van huis. Denk bijvoorbeeld aan geluid die wegvalt middenin een belangrijke presentatie. Door de hulp van een specialist als GISB Audiovisueel in te schakelen, zorg je voor het allerbeste beeld en geluid.

2. Zorg voor een goede internetverbinding 

Je kunt nog zulke fantastische video-oplossingen in huis hebben, zonder een goede internetverbinding houdt het al snel op. Zeker als je werknemers thuiswerken en vanaf daar meedoen, is de kans zeer aanwezig dat de wifi van minstens een van hen niet iets is om over naar huis te schrijven. Dit is dus zeker iets om over na te denken. Informeer altijd vooraf naar de internetverbinding van deelnemers en zoek indien nodig naar oplossingen. 

3. Maak het de deelnemers niet te moeilijk

Aan digitale vergaderingen zitten zowel voor- als nadelen. Enerzijds is de drempel lager om erbij te zijn, omdat je nergens fysiek aanwezig hoeft te zijn. Je deelnemers kunnen de vergadering in principe vanaf elke plaats ter wereld bijwonen. Anderzijds kan het mensen nogal wel eens moeilijk worden gemaakt om daadwerkelijk mee te doen -  lastiger dan even naar de vergaderzaal lopen. Oeverloze inlogprocedures zijn geen uitzondering, waardoor deelnemers te laat zijn of zelfs helemaal niet mee kunnen doen. Dit wil je uiteraard voorkomen, dus probeer het je deelnemers zo makkelijk mogelijk te maken om aanwezig te zijn. Moeten ze deelnemen via een link? Stuur deze dan ruim op tijd. Vraag deelnemers bovendien om het liefst vijf tot tien minuten van tevoren in te loggen, zodat eventuele problemen in die tijd uit de weg kunnen worden geholpen.

4. Voorkom chaos

Bij een digitale vergadering kan het een tikje lastiger zijn om de orde te bewaren. Je ziet dat deelnemers sneller door elkaar heen praten of afgeleid zijn. Je kunt daar de strijd mee aanbinden door de vergadering vooraf al enigszins te plannen. Aan een goede digitale vergadering gaat meestal wat voorbereiding vooraf. Stel dus een duidelijke vergaderagenda op. Leg vast wie er in ieder geval aan het woord moeten zijn en hoe lang zij ongeveer moeten praten. Het beste is als iedereen die niet aan het praten is hun microfoon tijdelijk dempt, zodat er geen storende achtergrondgeluiden te horen zijn. Natuurlijk mag er tijdens een digitale vergadering best ruimte zijn voor discussie of brainstormen, maar het is in ieder geval fijn om een aantal handvaten hebben. Het kan ook zeker handig zijn om een gespreksleider aan te wijzen, of jij dat nu bent of iemand anders. Zo voorkom je chaos tijdens de vergadering.

5. Regel iemand die de aantekeningen maakt

Laten we eerlijk zijn: vergaderen doe je natuurlijk het liefst zo min mogelijk. En je wilt het al helemaal niet steeds over hetzelfde onderwerp hebben. Zoals eerder gezegd: bij een digitale vergadering ligt afleiding al snel op de loer. Zorg daarom dat er iemand aantekeningen maakt tijdens de vergadering. Hij of zij kan deze na de vergaderingen overzichtelijk uitwerken en naar de aanwezigen sturen. Het kan dan zeker geen kwaad om de deelnemers te vragen de aantekeningen nog eens door te nemen, zodat beslissingen niet over het hoofd worden gezien of de volgende keer weer moeten worden besproken.

6. Houd altijd de mogelijkheid om te chatten

Het is tot slot altijd fijn als er naast het videobellen ook de mogelijkheid is om te chatten. Zo kan iemand bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij geen geluid heeft of relevante bestanden delen. Soms zit dit in de software inbegrepen, maar je kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld op WhatsApp een groep aan te maken. Als je een chatmogelijkheid buitenom de software hebt, komt daar als voordeel bij dat een deelnemer kan laten weten als hij/zij te laat is of problemen heeft met inloggen.