Intern communiceren is een kunst

Hoewel je de daredevils wel kunt onderscheiden van mensen die het liefst zo weinig mogelijk risico nemen en er ook daartussenin allerlei soorten karakters bestaan, zijn mensen over het algemeen gewoontedieren. We hebben een bepaalde manier van werken gevonden, dat werkt lekker, dus waarom zou je dat veranderen? Binnen een bedrijf is het soms nodig een verandering door te voeren die veel impact heeft op de manier van werken.

Een stormvloed aan prikkels

Het lijkt zo simpel; communiceren. We doen het tenslotte iedere dag, in het echt, via de telefoon, via de computer. Het zit in onze natuur, de basisbehoefte om contact te leggen. Maar een miscommunicatie ligt, in die oneindige stroom van appjes, telefoontjes en e-mails, altijd op de loer. Met name op de werkvloer gebeurt het regelmatig dat een boodschap niet gelezen, verkeerd geïnterpreteerd of als niet relevant beschouwd wordt. Nog lastiger is het als je met medewerkers communiceert met het doel een (gedrags)verandering teweeg te brengen, omdat er binnen het bedrijf bijvoorbeeld een nieuw systeem geïmplementeerd wordt. Interne communicatie bij verandering vergt dan ook iets meer inspanning.

Filteren uit de massa

De eerste vraag die je zou moeten stellen bij het informeren van medewerkers over een bepaalde verandering, is: waarom is dit voor de betreffende medewerkers relevant? Als mensen begrijpen waaróm iets gedaan wordt en waarom zij hier baat bij hebben, zal je eerder hun aandacht trekken dan als er een algemene boodschap verspreid wordt die zoveel mensen zou moeten aanspreken, dat eigenlijk niemand zich aangesproken voelt. Hiervoor moet je goed je doelgroep kennen, of, als je meerdere afdelingen binnen het bedrijf wilt bereiken, je doelgroepen. Als je weet wie ze zijn, kun je ook beter bepalen welk communicatiemiddel bij hen past, en vooral ook op welk moment ze de informatie het beste kunnen ontvangen.

Een goed begin is het halve werk

Om medewerkers mee te kunnen nemen in de verandering van werkwijze, is het belangrijk dit geleidelijk te doen. Een intern communicatieplan is een goede basis. Al voordat je de verandering doorvoert kun je een plan opstellen om medewerkers voor te bereiden. Een boodschap die uit het niets komt en heel snel zal moeten worden doorgevoerd, zal meer weerstand opwekken dan als je medewerkers stap voor stap in het proces betrekt.

Kortom, een duidelijke ‘waarom’ voor de medewerkers en een communicatieplan die hen op de juiste manier bij het project betrekt, zal zorgen voor meer betrokkenheid. En dit leidt tot een groter succes van de verandering binnen het bedrijf.