Juist kantoormedewerkers profiteren van hybride werken

Hybride medewerkers doen nog steeds hetzelfde werk en delen dezelfde bedrijfsdoelen, maar werken niet meer onder dezelfde omstandigheden. Technologie heeft de fysieke afstand tussen medewerkers onderling en tussen medewerkers en management niet volledig kunnen overbruggen. Misschien wel in het uitvoeren van taken, maar niet in het sociale aspect. De praatjes bij de koffieautomaat, die blik naar elkaar als sales iets onmogelijks roept, dat mist de thuiswerker. Of de manager die bij het weggaan ziet dat het licht nog brandt op het kantoor van die ene collega. Het zijn details, maar die hebben zeker invloed op werksfeer, relaties en waardering. Er is kortom een verschil tussen thuis en op kantoor.

Minder carrièrekansen voor thuiswerkers?

Uit onderzoek van Owl Labs onder 10.000 Europese werknemers (waaronder 2.000 Nederlanders)  blijkt dat medewerkers die op afstand werken bang zijn dat ze minder carrièrekansen hebben dan collega’s op kantoor. Deze zogenaamde proximity bias is een wezenlijke zorg. Met proximity bias wordt bedoeld dat de leiding van een organisatie (onbewust) collega’s die op kantoor werken, voortrekken. Dat kan verschillende vormen aannemen. Neem de volgende voorbeelden:

1. Managers beoordelen het werk van werknemers op locatie hoger dan dat van werknemers op afstand, ongeacht objectieve resultaten;
2. Interessante projecten of ontwikkelingsmogelijkheden worden het eerst aangeboden aan degenen die in de onmiddellijke nabijheid van managers op kantoor;
3. Werknemers die thuiswerken worden onbedoeld uitgesloten van een belangrijke vergadering op het hoofdkantoor, omdat er onvoldoende tooling is om op afstand volledig betrokken te zijn.

Onwillekeurig denken managers dat medewerkers op kantoor toch iets harder werken dan thuiswerkers. Cijfers tonen aan dat dit niet klopt, maar het gevoel blijft. Het helpt niet dat een groeiend aantal bedrijven hun medewerkers zo veel mogelijk terug naar kantoor probeert te krijgen, hoewel het nog maar de vraag is of dat de bedrijfsresultaten gaat helpen.

Hoe dan ook pakt proximity bias negatief uit voor de initiatieven en ideeën van thuiswerkers en voor hun carrièrekansen. Vooral jongere medewerkers hebben daar last van. Ruim de helft (53%) van de werknemers tussen 18 en 24 jaar vreest volgens het Owl Labs-onderzoek negatieve effecten voor hun carrière als gevolg van proximity bias, tegen nog geen derde (31%) van de werknemers van 55 jaar en ouder. 

Waarom vechten tegen proximity bias?

Proximity bias is natuurlijk menselijk gedrag, maar dat betekent niet dat het goed is. Net als andere voordelen is proximity bias niet alleen onrechtvaardig of oneerlijk: het is slecht voor het bedrijf. 

Als je proximity bias negeert, lopen organisaties het risico dat verantwoordelijkheden, promoties en beloningen worden gegeven aan werknemers puur omdat ze aanwezig zijn en niet omdat ze bedrijfsdoelen bereiken, goede competenties ontwikkelen en impact maken bij klanten. Dat is niet alleen slecht performance management, het is ook een goede manier om je bedrijfscontinuïteit in gevaar te brengen. De mensen die opklimmen naar leidinggevende posities zijn immers niet altijd het meest gekwalificeerd voor de baan – ze zijn gewoon het vaakst aanwezig.

Ongelijke waardering van medewerkers leidt verder tot scheve verhoudingen en mogelijk tot een onaangename werksfeer en slecht moraal. Als gevolg kunnen meer medewerkers toch op kantoor gaan werken, ondanks dat hybride werken beter kan zijn voor hun productiviteit. Of ze gaan simpelweg op zoek naar een baan waar hybride werkers eerlijker worden beoordeeld. Beide resultaten zijn natuurlijk onwenselijk.

Het bestrijden van proximity bias

Werkgevers moeten niet alleen ongelijkheid tegengaan, maar ook het vermoeden van ongelijkheid. Willen we hybride werken laten slagen, dan moeten we deze onbewuste scheve verhoudingen gladstrijken. Dat is nog wel een lastige, omdat het een relatief nieuw verschijnsel is. Bovendien strijd je tegen de natuurlijke neiging van mensen om zich sterker verbonden te voelen met mensen in hun directe nabijheid. De belangrijkste eerste stap is dat je als werkgever bewust bent van het feit dat er scheve verhoudingen kunnen ontstaan tussen wie thuis inlogt en wie fysiek aanwezig is. Erkennen dat er een probleem kan zijn, is de eerste stap richting een oplossing. 

Werkgevers die hybride werken of volledig thuiswerken stimuleren, moeten ervoor zorgen dat de werkplekken thuis en op kantoor gelijk zijn, in IT-voorzieningen, communicatiemogelijkheden en in erkenning en beloning. Een gelijkwaardig speelveld is essentieel voor het vertrouwen van zowel werkgevers als werknemers, en dus voor hybride werken op de lange termijn.

Het tegengaan van de perceptie van proximity bias zit verder in ogenschijnlijk kleine dingen. Zorg er bij een hybride vergadering bijvoorbeeld voor dat de medewerkers op kantoor, nadat de beeldverbinding met thuiswerkers is verbroken, niet blijven napraten met elkaar. Laat ze dat in Slack of Teams doen, plenair. 

Daarna komt het actief voorkomen van proximity bias. Het is daarbij verstandig om goed te kijken naar de evaluatiemethoden die je hanteert voor personeel. Door processen om prestaties te beoordelen en promoties toe te kennen objectief en meetbaar te maken, kun je medewerkers beter beoordelen op hun daadwerkelijke – en niet vermeende – performance.

Een meer gedurfde methode om gelijke behandeling bedrijfsbreed in te voeren, is het decentraliseren van de besluitvorming rond hybride en extern werk. Bepaal de werkafspraken in plaats daarvan in samenspraak met je teams. Dat betekent afhankelijk van je organisatie dat je je actief moet verzetten tegen rigide top-down beleid en ervoor moet vechten dat werknemers zelf kunnen bepalen waar ze willen werken.Frank Weishaupt, CEO Owl Labs

Weg ermee

Hybride werken is niet voor iedereen een fijne werkwijze. Soms kan het simpelweg niet, zoals in de horeca of maakindustrie. Maar kan het wél, dan zijn er gegarandeerd werknemers die thuis productiever zijn dan op kantoor. Goed werkgeverschap is dat je nu eenmaal luistert naar wat je werknemers nodig hebben om hun werk optimaal uit te kunnen voeren (zodat je de meeste waarde uit hen haalt). Het betekent óók dat je al je medewerkers gelijke kansen en beloningen geeft, ongeacht hun werkplek. Proximity bias staat dat alles in de weg. Weg ermee, dus!