Een geschikte eventlocatie vinden: zo doe je dat
Heb je een ontmoeting met een belangrijke (potentiële) klant op de planning staan? Wil je voor al je klanten een evenement organiseren, bijvoorbeeld ter gelegenheid van een jubileum of lancering van een nieuw product of dienst? Of wil je voor de medewerkers van je bedrijf een informatieve bijeenkomst of spetterend feest geven? In plaats van dit bij het bedrijf zelf te laten plaatsvinden, is het vaak beter hiervoor een externe evenementlocatie te zoeken. Hieronder vind je handige tips voor het vinden van de beste locatie om van het event een succes te maken.
Grootte van de locatie
Of je nu op zoek bent naar zaalverhuur voor een personeelsfeest of congreslocaties voor bijeenkomsten met klanten, het is belangrijk dat de locatie past bij het aantal gasten. Is de locatie niet groot genoeg, dan voelen mensen zich niet fijn vanwege de drukte en loop je kans op veiligheidsrisico’s. Anderzijds voelen mensen zich ook weer niet op hun gemak in een ruimte die leeg oogt.
Doel, sfeer en thema
Een evenement heeft een bepaald doel. De juiste sfeer en thema dragen sterk bij aan het bereiken van dit doel én de ervaring van de gasten. Huur je een kale zaal, dan zul je nog veel werk moeten steken in de aankleding. Wil je jezelf dit liever besparen? Ga dan op zoek naar locaties met bijvoorbeeld zaalverhuur of congreslocaties die al sfeervol zijn aangekleed, om bij je gasten een instant comfortabel gevoel te creëren.
Catering
Een ander aspect dat een evenement kan maken of kraken, is de catering. Een evenement dat inhoudelijk geweldig geregeld is maar waarbij de hapjes en drankjes niet bevallen of voldoende zijn, zal bij gasten toch een ‘nare nasmaak’ geven. Vanwege de vele eetvoorkeuren die mensen tegenwoordig hebben, is het vooral goed om te zorgen voor een gevarieerd en toegankelijk menu. Vraag bij voorkeur gasten vooraf naar dieetwensen of voedselallergieën.
Faciliteiten
Afhankelijk van het type event en de bezoekers kan het zijn dat er nog speciale wensen zijn als het gaat om de faciliteiten. Let bijvoorbeeld op de aanwezigheid van voldoende (gratis) parkeergelegenheid, of de aanwezigheid van hotelkamers voor gasten die van ver (of zelfs het buitenland) komen.
Hulp van een ervaren eventmanager
Heb je weinig tijd voor de organisatie van het aanstaande evenement? Of heb je er nog weinig ervaring in? Dan is het fijn als je hulp van een professional hebt. Kies daarom bij voorkeur voor een locatie die veel ervaring heeft in het plannen en organiseren van zakelijke events en waar eventmanagers je inspiratie en hulp bieden. Eventueel kun je overwegen een externe eventplanner in te schakelen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Er komt een hoop kijken bij het organiseren van een event. Een evenement dat een dag(deel) duurt, kan zomaar maanden aan voorbereidingen vragen. Het is belangrijk om goed te weten waar je allemaal rekening mee moet houden, om alles goed te organiseren en plannen. Of je nu voor het eerst iets organiseert of al ervaring daarin hebt: doe je voordeel met bovenstaande tips!
Lees meer
