Een corporate event organiseren? Zo pak je het slim aan (inclusief checklist)

15. april 2025 - 13:02

Door: Redactie Baaz

Een corporate event organiseren is veel meer dan alleen het boeken van een zaal en het regelen van koffie met een koekje. Een goed zakelijk evenement is een krachtig middel om relaties te versterken, je team te motiveren, nieuwe klanten aan te trekken of je merk op de kaart te zetten. Maar hoe zorg je ervoor dat jouw event niet in de vergetelheid raakt, maar juist indruk maakt? In deze blog neem ik je stap voor stap mee door het proces van het organiseren van een corporate event. Van het scherpstellen van je doel tot de follow-up na afloop. Inclusief concrete tips, voorbeelden en een handige checklist.

Begin met een helder doel

Voordat je enthousiast begint met brainstormen over locaties of sprekers, is het belangrijk om stil te staan bij de vraag: Waarom organiseren we dit event?

Wat wil je ermee bereiken? Gaat het om teambuilding? Wil je bestaande klanten bedanken? Nieuwe leads genereren? Of medewerkers informeren over een nieuwe strategie?

Zodra je het doel helder hebt, wordt de rest van de keuzes veel makkelijker. Het bepaalt de toon van het programma, de locatiekeuze, de communicatiestijl én het soort beleving dat je wilt neerzetten.

Bepaal het type event

Er zijn talloze vormen van corporate events. Denk aan:

Interne evenementen zoals heidagen, kick-offs, workshops of personeelsfeesten
Externe events zoals klantendagen, congressen, productlanceringen of netwerkborrels

Elk type event vraagt om een andere aanpak. Een interne sessie draait meer om interactie en teamgevoel, terwijl een externe klantendag juist moet uitstralen waar jouw merk voor staat.

Werk een creatief concept uit

Een corporate event wordt pas écht memorabel als het een goed verhaal vertelt. Werk daarom een concept uit dat aansluit bij je doel én bij je doelgroep. Wat wil je dat mensen na afloop onthouden, voelen of doen?

Een creatief concept hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het kan al zitten in een pakkend thema, een originele spreker, een verrassende locatie of een inspirerende dagopbouw.

Voorbeeld: organiseer je een klantenevent voor een duurzaam bouwbedrijf? Kies dan voor een locatie met een groene uitstraling, werk met gerecyclede materialen en nodig een spreker uit die iets kan vertellen over de toekomst van duurzaam bouwen.

Kies een passende locatie

De locatie is vaak het eerste wat mensen onthouden van een event. Het bepaalt de sfeer, de uitstraling en het comfort van de dag. Denk bij je keuze aan zaken als:

Centrale ligging en goede bereikbaarheid (ook met het OV)
Voldoende parkeergelegenheid
Capaciteit en indeling: sluit het aan op jouw groepsgrootte en gewenste opstelling?
Technische faciliteiten: audiovisuele middelen, WiFi, licht en geluid
Cateringmogelijkheden: kan het ter plekke geregeld worden en sluit het aan bij je wensen?
Overnachtingsmogelijkheden, indien nodig

Let ook op de uitstraling van de ruimte. Sluit het aan bij je merk? Is het inspirerend genoeg? Of juist zakelijk en strak?

Stel een realistische planning op

Een corporate event organiseren kost tijd. Begin ruim op tijd en stel een duidelijke planning op. Hier is een grove tijdlijn om je op weg te helpen:

6 tot 9 maanden vooraf: doelen bepalen, concept uitwerken, locatie boeken
4 tot 6 maanden vooraf: programma samenstellen, sprekers of entertainment regelen
2 tot 3 maanden vooraf: uitnodigingen versturen, techniek en catering bevestigen
1 maand vooraf: draaiboek opstellen, communicatie intensiveren
1 week vooraf: laatste details controleren, briefings doen met leveranciers en team

Werk met een centrale checklist en eventueel een projectmanagementtool zoals Trello, Asana of Notion om overzicht te houden.

Zet sterk in op communicatie en uitnodiging

Een briljant event is niets waard als er niemand komt opdagen. Besteed daarom aandacht aan je uitnodiging én aan de communicatie vooraf.

Maak de uitnodiging persoonlijk, kort en aantrekkelijk. Vertel duidelijk wat bezoekers kunnen verwachten, waarom het interessant is om te komen en wat ze concreet aan het event hebben. Geef praktische info mee en maak de aanmelding laagdrempelig, bijvoorbeeld via een online formulier.

Stuur op meerdere momenten reminders, bijvoorbeeld één maand, één week en één dag van tevoren. En vergeet de interne communicatie niet: zorg dat collega’s goed geïnformeerd zijn, zodat zij het event ook actief kunnen promoten.

Voor grotere events kun je ook inzetten op eventmarketing via social media, e-mailcampagnes of zelfs PR.

Stel een inspirerend programma samen

Mensen komen voor de inhoud, maar blijven hangen voor de ervaring. Zorg dus voor een programma dat niet alleen informatief is, maar ook verrast, prikkelt en ruimte biedt voor interactie.

Denk aan:

Inspirerende keynotes of panelgesprekken
Workshops of break-out sessies voor verdieping
Netwerkmomenten met goede catering
Entertainment, live muziek of visuele activaties
Pauzes en rustmomenten op de juiste momenten

Zorg dat er een duidelijke opbouw zit in het programma en dat het aansluit op het doel van je event. En vergeet de rol van een goede dagvoorzitter of host niet: iemand die alles aan elkaar praat en energie in de zaal brengt.

Denk aan duurzaamheid en inclusiviteit

Steeds meer bedrijven vinden het belangrijk dat hun events passen bij hun MVO-doelen. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken:

Kies voor lokale of vegetarische catering
Werk met herbruikbare materialen
Voorzie je bezoekers van een digitale in plaats van papieren programmaboekje
Check of de locatie rolstoeltoegankelijk is
Denk aan genderneutrale toiletten
Overweeg een gebarentolk of ondertiteling bij presentaties

Een inclusief en duurzaam event laat zien waar je als organisatie voor staat – en het wordt vaak gewaardeerd door bezoekers.

Zorg voor een goede follow-up

De eventdag is voorbij – en dan? Juist in de dagen daarna kun je nog veel waarde halen uit je corporate event. Stuur een bedankmail met een terugblik, foto's of zelfs een aftermovie. Voeg eventueel de presentaties toe van de sprekers of een downloadbare samenvatting van de dag.

Stuur ook een korte evaluatie: wat vonden bezoekers van de locatie, het programma en de organisatie? Wat zou een volgende keer beter kunnen? De input is goud waard voor je volgende event.

En last but not least: plan meteen een follow-up met leads, klanten of relaties die je hebt gesproken. Dan haal je er niet alleen verbinding en inspiratie uit, maar ook tastbare resultaten.