Offline mobiel werken: investeren of overslaan?

Mobiel werken vindt steeds meer zijn weg in het mkb. De vraag naar devices en apps neemt toe en ook de mogelijkheid tot offline werken wordt daarin niet vergeten.Bovendien leggen grote providers momenteel al landelijke wifi-netwerken aan. De kans is dus groot dat er in Nederland over een paar jaar bijna overal bereik is.

Hoe meer er mobiel gewerkt wordt, des te meer worden ook de beperkingen ervan zichtbaar. Kunnen er echt geen onbevoegden meekijken? Is de security wel up to date? Wat te doen bij geen bereik of een wifi-verbinding die hapert? In dit laatste geval kan er bijvoorbeeld geen order geplaatst worden door verkoopmedewerkers. Natuurlijk is het een idee om de gegevens tijdelijk op het mobiele device op te slaan en de informatie te versturen zodra je weer online kunt. Dit kost echter tijd en het brengt ook weer andere problemen met zich mee.

Synchronisatie

Er verstrijkt immers tijd tussen het moment dat de verkoper zijn order plaatst en het moment dat hij de order doorgeeft aan de backoffice. Het mobiele device en het backoffice-systeem lopen dan niet meer synchroon en dat leidt vaak tot vervelende gevolgen. Zo kan het gebeuren dat de verkochte producten inmiddels niet meer leverbaar zijn.

Een mogelijke oplossing is dat elke verkoper ’s ochtends een bepaalde hoeveelheid producten claimt, ’s avonds het mobiele device synchroniseert met de backoffice en vervolgens de geplaatste orders verwerkt. Dat betekent echter wel dat de geclaimde voorraad de hele dag niet beschikbaar is voor andere collega’s. Dat is vooral een nadeel als niet de hele gereserveerde voorraad verkocht wordt.

Nu er steeds meer mobiel gewerkt wordt en meer om offline-faciliteiten gevraagd wordt, is dit weer een actueel probleem geworden. Organisaties zullen dan ook zeker rekening moeten houden met gevallen waarin hun medewerkers geen of beperkte toegang hebben tot het (wifi-)netwerk. Consequentie is wel dat het een aanzienlijke impact heeft op de huidige manier van werken.

Verlies

Verlies of diefstal van een mobiel device komt daarnaast in de beste organisaties voor. Wanneer dat gebeurt voordat de gegevens zijn gesynchroniseerd met de backoffice, levert dat extra problemen op. Dan zijn de orders immers niet geplaatst en dus niet opgenomen in het leveringsproces. Data gaan verloren en het apparaat kan ook nog eens in verkeerde handen terechtkomen.

Met al deze scenario’s moet een bedrijf binnen het bedrijfsproces rekening houden en dat vraagt veelal om aanpassingen van deze processen. Al met al eist de mogelijkheid om offline te werken veel aanpassingen van de backofficesystemen en de bedrijfsprocessen.

Daar staat tegenover dat offline werken niet in alle gevallen moeilijkheden oplevert. In de wereld van schade-experts en vergelijkbare beroepen kunnen bedrijven het prima gebruiken. Een schade-expert voert zijn werkzaamheden uit en checkt aan het eind van de dag in bij de backoffice. Synchroniteit is geen probleem. Mocht het toch verkeerd gaan, dan moet hij wel alle schades opnieuw opnemen, invoeren en inchecken. Het levert extra werk op, maar er is geen man overboord.

Security

Op het gebied van beveiliging van mobiele apparaten worden natuurlijk ook stappen gezet. Offline applicaties op een mobiel device hebben, is bij diverse overheidsdiensten niet eens mogelijk. Veiligheidsexperts zijn bezig een systeem te ontwikkelen waarbij de applicaties niet meer draaien op de mobiele apparaten zelf, maar op een centraal systeem. De apps zijn dan alleen beschikbaar wanneer de gebruiker online is. Op deze manier is het niet nodig offline te werken en sluit je alle risico’s die daarmee gepaard gaan uit.

Tot slot

Het faciliteren van offline werken en de security van mobiele devices vraagt veel van de backoffice. Bedrijfsprocessen moeten worden aangepast. Het is goed dat organisaties zich beseffen dat het faciliteren van offline werken geen simpel IT-trucje is, maar enorme impact op de organisatie heeft.

Offline kunnen werken klinkt mooi, maar zal naar mijn mening nooit gemeengoed worden. Daarvoor zitten er veel te veel haken en ogen aan. Het is uiterst belangrijk dat van tevoren te beseffen. Het alternatief is door schade en schande wijs te worden - een weinig aantrekkelijk vooruitzicht.

John Verwaaijen is Manager Benelux bij Magic Software