Voorkom dat technologie op de werkvloer het gewone praatje vervangt

Recente polls laten zien dat werknemers bij kleine en middelgrote bedrijven meer en meer gebruik maken van e-mail en telefoon om te communiceren. Men geeft de voorkeur aan deze minder persoonlijke communicatievormen boven een face-to-facegesprek. Uit een onderzoek van Officebroker.com onder kantoormedewerkers in ICT-banen blijkt dat maar liefst 68 procent liever met collega’s en klanten communiceert via e-mail of een instant messenger zoals Skype dan direct met hen te praten, zelfs wanneer ze in hetzelfde gebouw zitten. Van de respondenten gaf meer dan de helft (52 procent) aan zich minder zeker te voelen over zijn vermogen effectief te communiceren in eigen persoon dan over het communiceren via e-mail of andere indirecte vormen van communicatie.

Het moge duidelijk zijn dat e-mail voor professionals in kleine en middelgrote bedrijven veel voordelen heeft ten opzichte van gesproken communicatie. Om te beginnen staat e-mail zwart op wit, wat het achteraf gemakkelijker maakt er naar terug te verwijzen en er op voort te borduren. Bovendien is het gemakkelijker andere mensen in de conversatie te betrekken en snel op de hoogte te brengen.

Ook Skype en andere technologische communicatiemiddelen bieden veel efficiënte manieren om te communiceren. Werknemers kunnen sneller vragen beantwoorden en dingen verduidelijken dan wanneer ze helemaal naar de andere kant van het kantoor moeten lopen. Het gevaar van het veelvuldige gebruik van technologie is alleen dat het een eilandjescultuur in de hand werkt, waarin medewerkers zich minder geroepen voelen hun ideeën te delen en de teamspirit te stimuleren. In plaats daarvan richten zij zich bijna volledig op hun eigen taken.

Een woordvoerder van Officebroker.com zegt hierover: 'De opmars van de technologie is revolutionair wat betreft de snelheid waarmee we kunnen communiceren en de hoeveelheid informatie die we in korte tijd kunnen delen. Voor werknemers en werkgevers kan dit alleen maar gezien worden als iets goeds. Ons onderzoek laat echter zien dat veel werknemers er zo aan gewend zijn om de hele dag e-mails te versturen, dat ze het vermogen om effectief te communiceren in eigen persoon zijn verloren en dit dan ook zo veel mogelijk vermijden.'

Van de ondervraagde respondenten in de IT-banen geeft 32 procent aan juist het liefst een persoonlijk gesprek te voeren met collega’s en klanten. Zij vinden praten in sommige situaties een effectievere manier van communiceren, omdat je zo snel meerdere onderwerpen kunt bespreken en daar meestal ook een vlotte reactie op krijgt. In plaats van collega’s te bombarderen met heel veel korte e-mails, kun je soms al in een gesprek van twee minuten iets voor elkaar krijgen.

Hoewel het voor je personeel ergerlijk zou zijn hen op te dragen meer met elkaar te praten, is het de moeite waard om tijd te steken in het aanmoedigen van een sterke teamgeest in je bedrijf. Hierdoor zullen medewerkers zich meer met elkaar verbonden voelen en niet bang zijn een werkgerelateerd gesprek te voeren als ze denken dat dat beter is dan het sturen van een e-mail of instant message. Technologie is een zeer waardevol communicatiehulpmiddel dat zeker niet onderschat mag worden, maar vergeet ook vooral niet het belang van de kunst van het converseren op de werkvloer!