Stap voor stap digitaliseren: ideaal voor het MKB

Zoveel bedrijven in het mkb worstelen met technologische ontwikkelingen. Want waar moet je beginnen? Door de groepen aanbieders en adviseurs met hun modules, features en integraties zie je niet meer hoe je echt efficiënter kunt werken. Deze tips stomen je klaar om in het nieuwe jaar de volgende stappen in digitalisering te zetten.

1. Hoe kan het efficiënter?

Meer doen met minder, wie wil dat nu niet. In de praktijk gooien inefficiënte vergaderingen, onduidelijke prioriteiten, ladingen e-mails en complexe werkprocessen vaak roet in het eten.

Hogere productiviteit is doel dat bijna iedereen op de werkvloer wel wilt behalen. Begin eens met rondvragen naar de obstakels in het werk van je medewerkers: ‘Hoe kan een digitale tool dit proces sneller of eenvoudiger maken?’

2. Stem je tools af op je doelen en behoeften

Het aanbod van apps en softwarepakketten en online tools is enorm. Stel daarom prioriteiten in de verbeterpunten. Baseer je hierbij op de reacties van de werkvloer en op verbeteringen die jij zelf ziet. Op basis van deze doelen en behoeften kun je een aantal kenmerken aanduiden waaraan de tool zou moeten voldoen. Maak hiervan een zogenaamde wishlist.

Een zachte landing
Onderscheid de gewilde functionaliteiten in must-haves en nice-to-haves of geef in een jaarplanning aan op welk moment je bepaalde tools wilt hebben. Sommige tools bieden meerdere mogelijkheden, je kunt dan klein beginnen en langzaam uitbreiden. Dankzij die schaalbaarheid vermijd je wildgroei aan tools en hebben je medewerkers ook de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze.

Gebruiksvriendelijk
De juist tool hangt ook af van je organisatiestructuur. Moeten alle werknemers ermee overweg kunnen of had je iets in gedachten voor alleen de planners of boekhoudafdeling? Gebruiksvriendelijkheid staat bij iedereen bovenaan, maar financiële tools vereisen weer andere functionaliteiten dan planningen.

Houd de rek erin
In principe kun je op zoek naar een app die aan al je eisen voldoet. Niet meer en niets minder. Wat als je onderneming groeit? Qua omzet, qua producten, diensten, medewerkers… Wat dan? Houd bij het maken van je wishlist rekening met langetermijnambities.

3. De klant blijft koning

'Klantcontact digitaliseren' klinkt alles behalve goed. Je wilt immers een persoonlijke relatie behouden met je klanten. Wat nu als we je vertellen dat digitalisering van de klantenservice (e-care) juist een nóg persoonlijkere benadering van je klant mogelijk maakt? Een online customer support-tool, ook wel ticketingsysteem genoemd, betekent vaak het einde van tijdrovende belletjes en overbodig mailverkeer.

Binnen het MKB bestaat nog veel twijfel over zulke geautomatiseerde oplossingen. Een onderzoek van McKinsey laat echter zien dat een digitale klantenservice gemiddeld 76% tevredenheid oplevert, tegenover een score van 57% via traditionele kanalen. Al overtuigd van e-care?

4. Samenwerkingen en integraties

Check je wishlist af bij mogelijke leveranciers en pols dan ook eens naar de integratiemogelijkheden van andere software. Wil je in de toekomst bijvoorbeeld beginnen met e-mailmarketing? Dan is een koppeling tussen je CRM en e-mailmarketing programma meer dan handig.

Als je onderneming groeit, kan een gespecialiseerd boekhoudpakket van pas komen. Stel je eens voor dat je al je klantgegevens daar met de hand in moet zetten. Dan ben je wel even bezig! Let er dus niet alleen op óf programma’s kunnen samenwerken, maar ook hoeveel moeite de integratie kost.

Eén tool, talloze mogelijkheden

Stap voor stap digitaliseren is ideaal met Teamleader. Zo kun je beginnen met CRM en urenregistratie, opschalen naar facturatie en uiteindelijk de workflow van a tot z automatiseren.