Vaste reiskostenvergoeding verdwijnt

Corona en de vaste reiskostenvergoeding

De vaste reiskostenvergoeding verdwijnt doordat vanwege de coronacrisis veel werknemers vanuit huis werken. Deze krijgen tot 1 oktober 2021 de vergoeding gewoon doorbetaald, ook als ze helemaal geen kilometers meer maken voor het werk. Werkgevers mogen de thuiswerkdagen nog als reisdagen beschouwen op basis van een tijdelijke goedkeuring van het kabinet. Deze vaste vergoeding valt namelijk gericht vrij te stellen, waardoor werkgevers onbelast de reiskosten konden doorbetalen. Ook voor andere vaste kostenvergoedingen is het toegestaan om nog uit te gaan van de omstandigheden waarop deze vergoeding is gebaseerd. Deze goedkeuring geldt als er een onvoorwaardelijk recht op bestond vóór 13 maart 2020. Staatssecretaris Vijlbrief laat met de laatste versie van het Besluit noodmaatregelen coronacrisis weten dat deze goedkeuringen per 1 januari 2022 komen te vervallen.

Declareren van daadwerkelijke kosten

Daadwerkelijk gemaakte reiskosten mogen nog altijd onbelast worden vergoed. Ook zijn er een aantal medewerkers die nog altijd een vaste reiskostenvergoeding kunnen ontvangen. Het gaat om werknemers die 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen. In het geval van thuiswerkers worden er geen kosten gemaakt en hoeven deze medewerkers dus ook geen vergoeding. Ook kosten voor auto verzekeren kunnen wellicht omlaag wanneer er een stuk minder kilometers gemaakt worden. Medewerkers kunnen dit zelf controleren door een vergelijker in te vullen. In plaats van de vaste reiskostenvergoeding kan er wel een thuiswerkvergoeding komen. Thuiswerken kost immers geld. Volgens berekeningen van het Nibud gaat het om zo’n 2 euro per dag. Wettelijk is er geen verplichting voor werkgevers om deze kosten te vergoeden.

Verplichte kilometerregistratie

Wanneer er een onbelaste vergoeding komt voor de afgelegde kilometers, moet de werkgever de reisdagen en afgelegde afstand registreren. Er is een belastingvrije vergoeding mogelijk van maximaal €0,19 per kilometer. Het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. Hierdoor kan de wijze van vervoer tot een verschillend aantal kilometers leiden. De reisafstand met de auto kan bijvoorbeeld anders zijn dan die met de trein, fiets of met een ander vervoermiddel. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een sluitende registratie van alle ritten waarvoor een onbelaste vergoeding wordt gegeven. Deze verplichte kilometerregistratie leidt tot extra administratieve lasten voor zowel de werknemer als de werkgever. Er bestaan verschillende oplossingen voor dit probleem, zoals het automatisch laten registreren van de gereisde kilometers met een mobiliteitskaart of een app met GPS op de smartphone.