Vijf tips die vergadertijgers en doeners aan tafel brengen

Aan de andere kant van het spectrum heb je de doeners. Medewerkers die het liefst de handen laten wapperen en die elke minuut die ze in een vergaderzaal doorbrengen de inspiratie en werklust verder voelen wegebben. Een effectieve vergadering organiseren, is daarom nog niet zo eenvoudig. Want hoe zorg je er voor dat niet alleen de vergadertijgers voortdurend aan het woord zijn, maar dat ook de overige deelnemers een actieve bijdrage leveren?
​
​Het is immers niet gezegd dat degenen die ogenschijnlijk geen enkele interesse lijken te hebben in wat er over tafel gaat, niet ook een waardevolle bijdrage kunnen leveren. Integendeel, degenen die wat stiller en meer teruggetrokken zijn, maar ondertussen wel hun hersens laten kraken, kunnen nog wel eens verrassend uit de hoek komen en brengen vaak de echt goede ideeën in. Maar dan moeten ze daarin dus wel een beetje worden gestimuleerd… Daarom vijf tips die vergadertijgers en doeners effectief laat samenwerken. 

1. Win de ‘battle for attention’

Wie ergens een uur de tijd voor krijgt, neemt daar ook een uur de tijd voor. Dat is begrijpelijk, maar tegelijkertijd ook zonde als het ook in een half uur had kunnen worden afgerond. Vergaderingen duren in de regel vaker langer dan nodig is, wat ten koste kan gaan van de aandacht van de deelnemers. Uit onderzoek blijkt dat 39 procent van medewerkers die regelmatig vergaderen, wel eens weggedommeld is tijdens een vergadering. Dit kan worden voorkomen door van een vergadering een meeting experience te maken. Kijk naar wat de aanwezigen drijft en speel daarop in door ze actief te betrekken en aan het denken te zetten. Houd het levendig door het gebruik van video en door deelnemers in groepjes ideeën uit te laten werken. En maak het concreet door de doelen van de vergadering te communiceren en door na afloop te evalueren of deze ook zijn bereikt.

2. Ga van monoloog naar dialoog

In elke vergadering zijn twee type vergaderaars aanwezig, mensen die van nature wat gemakkelijker op de voorgrond treden en mensen die liever de kat uit de boom kijken en een afwachtende houding aannemen. Het is belangrijk dat beide partijen in voldoende mate aan bod komen tijdens een meeting en om van een monoloog te komen tot een dialoog tussen beide typen. Dit kan heel eenvoudig door de tweede groep actief te betrekken, door ze vragen te stellen en ze zo aan het denken te zetten. Of door ze in samenspraak met een vergaderaar te motiveren met oplossingen te komen. Het is misschien een kleine drempel die genomen moet worden, maar ze zullen ervaren dat vergaderen leuker wordt als ze zelf actief participeren.

3. Bied medewerkers de juiste middelen

Met hardware kan steeds meer en collaboratieve software is vaak gratis. Neem bijvoorbeeld Apple iCloud, Google Drive en Microsoft One Drive. Hiermee kunnen documenten eenvoudig worden gedeeld en in real-time door meerdere personen worden bewerkt. Als collega’s eenvoudig een connectie tot stand kunnen brengen tussen hun eigen tablet, smartphone of laptop en een digitaal scherm, dan hebben ze het gevoel dat ze fysiek kunnen bijdragen en dat stimuleert om meetings beter voor te bereiden en om actiever deel te nemen.  

4. Vergader creatiever

De millennials, waarvan er steeds meer de arbeidsmarkt op komen, willen geïnspireerd worden, creatief bezig zijn en zijn op zoek naar de fun-factor in hun werk. In veel vergaderruimten zijn echter helemaal geen hulpmiddelen aanwezig om zaken uit te tekenen en te visualiseren en droge kost op die manier beter behapbaar te maken. En dat is jammer, want een flipover en stiften zijn al prima geschikt om een schematische weergave te maken van wat anders abstract en complex blijft. En tegenwoordig zijn de mogelijkheden wat dat betreft natuurlijk eindeloos. Met een interactief whiteboard of touchscreen bijvoorbeeld is het mogelijk om op een hele gemakkelijke manier video’s te tonen, uitstapjes naar het internet te maken en informatie op een aantrekkelijke manier voor het voetlicht te brengen. Op deze manier worden meetings leuk en willen mensen daar graag bij aanwezig zijn en hun steentje aan bijdragen.

5. Benut ruimte beter

De rol van de ruimte en inrichting wordt vaak onderschat. Je hoeft niet de grootste ruimte, met de meest luxueuze inrichting te hebben om tot een goede vergadering te komen. Een grote tafel waarbij iedereen ver bij elkaar vandaan zit, stimuleert namelijk niet het gevoel van samen en zet niet aan tot actieve participatie. Kleinere ruimtes, met een functionele maar creatieve inrichting, ondersteund door digitale communicatiemiddelen, werken doorgaans beter. In ieder geval verkleint dit soort ruimtes de kans op knikkebollen aanzienlijk. En mocht het toch gebeuren, dan zit je collega in ieder geval binnen armlengte om je onder tafel wakker te porren.