Zo stel je de juiste aanmaningsstrategie voor jouw organisatie

Organisaties volgen hierin vaak een vast stramien, omdat dat de kans op binnenkomende betalingen waarschijnlijk verhoogt. Uit de praktijk blijkt echter dat credit managers vaak met verschillende uitdagingen te maken krijgen. Er zijn bijvoorbeeld klanten die niet reageren op herinneringen, maar ook software kan voor uitdagingen zorgen. 

Hierdoor moeten credit managers in de data duiken om te bepalen bij welke klanten betalingen moeten worden geïnd. Onder andere deze redenen zorgen voor een langdurig incassoproces. Hoe kun je er als organisatie voor zorgen dat dit wel gestroomlijnd verloopt? Edwin Gabriëls, consultant bij Onguard, geeft in dit artikel tips om een goede strategie op te stellen met als doel een constante cashflow te realiseren.

De jaarlijkse kosten van achterstallige betalingen werden vorig jaar nog geschat op zeven miljard euro. Vooral voor MKB’ers en ZZP’ers vormen te late betalingen een groot risico. Een effectieve aanmaningsstrategie biedt in ieder stadium in het incassoproces een gestructureerde aanpak. Dat stelt credit managers in staat om zoveel mogelijk facturen alsnog te kunnen innen. Om zo’n aanmaningsstrategie te ontwikkelen, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende stappen:

1. Gestructureerd aanmaningsproces binnen organisatie

Deze eerste stap vormt de basis voor iedere aanmaningsstrategie. Een juiste structuur volgens een bepaald kader helpt credit managers betalingen te realiseren. Dit kan bijvoorbeeld door een eerste herinnering vijf dagen na de vervaldatum te versturen. Als die factuur onbetaald blijft, wordt er na vijftien dagen een tweede herinnering verzonden. Wanneer ook deze factuur niet wordt betaald, wordt er na dertig dagen een laatste herinnering verstuurd. Is de betaling na die termijn nog niet binnen? Dan kan er een juridische procedure worden gestart. Wanneer organisaties dit proces te volgen, realiseren klanten zich dat er structuur is en dat zij de betaling niet kunnen ontlopen. Betalingen worden vervolgens alsnog gedaan. Daarnaast kunnen bedrijven met deze aanpak precies signaleren waar de problemen zich tijdens het proces voordoen.

2. Geschillenbeheer en interne samenwerking

De tweede stap is het ontwikkelen van een proces in het geval dat er een geschil ontstaat over facturen. Voor dit stadium in het incassoproces is het belangrijk om de samenwerking met andere afdelingen binnen de organisatie op te zoeken. De kern van het probleem van de klant moet boven tafel komen, zodat het probleem snel opgelost kan worden en er weer betalingen kunnen worden geïnd. Wanneer deze stap wordt toegevoegd aan de aanmaningsstrategie, worden openstaande facturen weer betaald en is een verbetering van de cashflow te zien. 

3. Externe samenwerking

Om een volledig beeld van de klant te krijgen, is het belangrijk om zowel interne als externe bronnen te gebruiken. Zo kan bijvoorbeeld vastgelegd worden hoe de klant het liefst wordt aangesproken en via welk communicatiekanaal hij het liefst communiceert. Betrokken zijn bij de klant wordt steeds belangrijker en op deze manier kunnen bedrijven zich echt onderscheiden. Door op het juiste moment, de juiste communicatie te realiseren, heeft de klant het gevoel dat hij er echt toe doet binnen de organisatie. Dit zal ook effect hebben op de cashflow.

Voor een effectieve aanmaningsstrategie is het belangrijk dat bedrijven eerst een gestructureerde aanmaningsprocedure implementeren. Vervolgens is het tijd om ook de andere twee stappen te integreren. Middels deze aanpak kunnen organisaties de incassoprocessen stroomlijnen, achterstallige betalingen verminderen en de cashflow verhogen. Verder krijgt de afdeling credit management een centralere rol binnen de organisatie, in plaats van dat deze afdeling alleen aan het einde van de relatie, wanneer een betaling nodig is, betrokken raakt.