Case: Papierziekte

Een compleet archief inscannen? Je moet haast wel gek zijn. Grote aantallen documenten zijn de voornaamste reden om digitaal documentmanagement maar te laten voor wat het is en op de oude manier verder te werken. Dat dat niet terecht is, blijkt uit de succesvolle aanpak van ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten, die al snel tot mooie resultaten leidde.

"Onze dossiers zijn nu overal direct in te zien"

Wim Loman, Ict-manager, Ziekenhuis Nij Smellinghe

Dit moderne ziekenhuis koos er vorig jaar voor om samen met printerfabrikant Lexmark hun papierziekte aan te pakken en orde op zaken te stellen. Ons doel was het inscannen van al onze poliklinische dossiers, vertelt Wim Loman, ict-manager bij Nij Smellinghe. De problematiek waarvoor we ons gesteld zagen was tweeledig. Enerzijds betekende het dat we deze digitale dossiers ook op een efficinte manier moesten voorzien van allerlei externe documenten, zoals bijvoorbeeld brieven van huisartsen en andere relevante informatie. Anderzijds was het de vraag hoe we konden realiseren dat we al die informatie weer snel konden terugvinden.

Vrijwel iedere organisatie ziet zijn informatiestroom jaarlijks toenemen. Het niet snel genoeg kunnen vinden van documenten, of zelfs het zoekraken van belangrijke gegevens, kan leiden tot het verliezen van orders en imagoschade. Voor wie orde op zaken wil stellen, zijn digitaliseren en documentmanagement veelgehoorde sleutelwoorden, maar ook holle containerbegrippen. Menige hardwareverkoper beargumenteert zijn verkoopadvies rond een printer- en scannercombinatie met een mooie preek rond de ultieme toverdoos waarmee het allemaal kinderspel zou zijn. Zonder hardware is documentmanagement weliswaar niet mogelijk, maar zonder een goede aanpak is investeren in welk apparaat dan ook volslagen zinloos. Het vraagt om een nieuwe manier van werken, goede afspraken, discipline en gewenning. Toch is het onverstandig om bestaande bedrijfsprocessen daarvoor al te zeer op hun kop te zetten, zo leert de praktijk.