Digitaal doorpakken - Krijg weer grip op de belangrijkste informatiestromen

Organisaties ontvangen, produceren en verwerken steeds meer informatie. Ook zijn de informatiebronnen steeds diverser, digitale en fysieke documenten worden naast elkaar gebruikt. Grip krijgen op informatie wordt dan ook een stuk lastiger. Veel ondernemingen hebben de digitale transformatie aangegrepen om hun informatiehuishouding op orde te brengen. Maar om waarde te creëren uit informatiemanagement en succesvol samen te werken met ketenpartners moet je nu digitaal doorpakken. Het roer moet om.

De meeste organisaties zitten midden in hun digitale transformatie. Mede door het min of meer gedwongen thuiswerken van de laatste tijd, hebben zij talloze bedrijfsprocessen verder gedigitaliseerd. Dit was noodzakelijk om onder andere de continuïteit van de samenwerking tussen medewerkers en met partners of klanten te waarborgen. Dit wil niet meteen zeggen dat ook de efficiency een impuls heeft gekregen. De praktijk leert namelijk dat informatie die in het verleden is gedigitaliseerd of digitaal is aangeleverd, niet altijd meer goed vindbaar is. Daar komt bij dat lang niet alle informatie- en documentstromen zijn gedigitaliseerd en dat er dus nog een wereld te winnen valt.

Heb je bijvoorbeeld al je poststromen gedigitaliseerd? Krijg je alle facturen inmiddels op elektronische wijze binnen of zijn er nog altijd medewerkers simpele facturen aan het overtypen en inboeken? Hoe staat het met je klant- en/of projectdossiers? En wat te denken van de personeelsdossiers, kun je aan de slag met e-HRM oplossingen? Uiteraard is veel informatie digital born, maar hoe leg je de link met fysieke archieven die nog altijd in een kast liggen en die mogelijk nog van waarde zijn?

Digitaal en fysiek naast elkaar

Ook elders in de bedrijfsvoering zien we deze hybride - digitaal en fysiek naast elkaar - situatie terug. Vanaf een bepaalde tijd zijn bijvoorbeeld verzekeringspolissen of lease- en huurcontracten digitaal verstrekt door partijen, maar de kans is groot dat je nog papieren dossiers hebt van voor die tijd die nog rechtsgeldig zijn. Wanneer je beslissingen neemt, wil je wel zeker weten dat je dat doet op basis van een volledig beeld. En dat lukt niet altijd op deze manier. “Dus hoewel we allemaal de mond vol hebben van de vele voordelen van de digitale transformatie, kunnen we nog een aantal stappen zetten”, concludeert Ruud Storcken, Business Unit Directeur bij BCT.

BCT zorgt ervoor dat organisaties grip krijgen op hun informatiemanagement met Enterprise Information Managementtechnologie. Storcken zet even wat feiten op een rij die zijn stelling onderbouwen:

• Werknemers besteden gemiddeld een tot twee uur aan het vinden van relevante informatie.
• Werknemers in organisaties besteden gemiddeld achttien minuten aan het zoeken naar een document.
• Gemiddeld gaan acht van de honderd documenten verloren.
• 35 procent van alle inkomende informatie moet eerst nog digitaal (toegankelijk) worden gemaakt.

Nu we weten dat de hoeveelheidinformatie exponentieel toeneemt, kunnen we niet langer wachten met het optimaliseren en inrichten van onze informatiesystemen.

Governance, risk en compliance

Naast het mislopen van efficiencyvoordelen, schuilt er nog een ander gevaar in het in stand houden van fysieke informatie. Storcken: “Digitale data kun je strakker controleren, waardoor je als onderneming eenvoudiger kunt afdwingen dat je voldoet aan bijvoorbeeld de AVG. Je borgt de processen rondom governance, risk en compliance, zoals wij dat noemen. Met fysieke documenten ben je toch een stuk minder alert. Je geeft misschien wat sneller een klantdossier mee met een collega, terwijl er sprake is van gevoelige gegevens die niet gedeeld mogen worden. Of denk aan zorgmedewerkers die in de pauze even buiten op een bankje plaatsnemen en daar vervolgens een reeks cliëntendossiers achterlaten. Het gaat niet bewust, mogen we aannemen, maar de gevolgen kunnen groot zijn. Het imago van het bedrijf of de instelling kan hierdoor aangetast worden, en dat komt door een gebrek aan bewustzijn. Door volledig digitaal te werken, kun je veel meer zekerheid en veiligheid inbouwen.”

Waar het op neer komt is dat je voor jezelf bepaalt: hoe volwassen is mijn organisatie als het gaat om informatiemanagement? Storcken hanteert hier met BCT een transitiemodel voor met vier fases die je kunt doorlopen. In elke volgende fase krijg je meer grip op de informatie en kun je informatie beter benutten:

Fase 1: Orde en overzicht in informatie

Je produceert en ontvangt steeds meer documenten, zowel fysiek als digitaal. Door deze wildgroei raak je het overzicht kwijt en is het lastig om te traceren waar of bij wie bepaalde documenten en dossiers zich in de organisatie bevinden. Het digitaliseren van inkomende, interne en uitgaande documenten is de oplossing. In deze fase ga je aan de slag met het digitaliseren, structureren, distribueren en archiveren van documenten. De voordelen zijn meteen duidelijk. Documenten zijn nu in een veilig en duurzaam digitaal formaat volgens wet- en regelgeving opgeslagen. Je maakt een efficiencyslag door het reduceren van het aantal handmatige handelingen, en medewerkers hoeven niet meer eindeloos te zoeken naar het juiste document. Iedereen heeft hierdoor snel en eenvoudig toegang tot informatie.

Fase 2: Inzicht in informatie

Nu informatie toegankelijk is, ga je dit verbinden met processen door procesgericht werken. Je voegt context toe aan informatiestromen en je kunt informatie verrijken. Medewerkers zien welke taken zij hebben, welke documenten bij welke zaken horen, en de voortgang van de processen. Je kunt als management eenvoudiger relevante informatie ophalen en daardoor optimaal sturen op processen. Doorlooptijden worden teruggebracht en mensen kunnen beter met elkaar samenwerken.

Fase 3: Kennis door informatie

Je bent nu in staat om procesgericht te werken en dat resulteert in optimale bedrijfsprocessen en een transparante informatievoorziening in de hele organisatie. De volgende stap is het aanbieden van relevante informatie voor iedere informatieprofessional afzonderlijk. Een medewerker wil relevante informatie zien om een taak in het proces te kunnen afhandelen. Denk aan een HR-medewerker of een agent in het contactcenter. Een manager wil inzage in de prestaties van de afdeling. En de bestuurder van een organisatie wil overkoepelende informatie zien over de organisatiebrede Key Performance Indicators (KPI’s). Door gerichte enterprise information management technologieën in te zetten, kun je een gepersonaliseerde werkomgeving creëren. Zo kunnen medewerkers het maximale uit zichzelf halen en ontstaat een kennisgedreven organisatie.

Fase 4: Waardecreatie door informatie

De digitale transformatie waarin vele organisaties zich bevinden maakt het noodzakelijk dat we meer gaan samenwerken met partners en dat we streven naar ketenintegratie. Informatie en kennis mag niet opgesloten blijven binnen de grenzen van onze eigen omgeving. Pas door samenwerking kunnen we kansrijke netwerken en ecosystemen creëren. In deze fase maak je gebruik van platformgerichte oplossingen. Mensen en organisaties worden optimaal met elkaar verbonden, waardoor er ketenintegratie plaatsvindt.

Ketenintegratie

Fase 4 stoomt je als organisatie klaar voor ketenintegratie. Met geavanceerde technologie realiseer je een regiesysteem dat verder reikt dan de eigen organisatie en stakeholders. Met enterprise information management als basis creëer je een ‘virtuele’ organisatie, waarin alle ketenpartners operationeel verbonden zijn. Op deze manier zijn de partners in staat om niet hun eigen organisatie, maar het proces en de eindklant of cliënt centraal te stellen. "Je ziet dat de grote e-commerce platformen dit uitstekend uitvoeren.

Maar dit is op kleinere schaal ook mogelijk. Je ziet het bij de overheid gebeuren, waar gemeenten samenwerken met andere gemeenten en maatschappelijke organisaties. Wanneer je als onderneming niet mee kunt in het digitale tempo, dan dreig je de boot te missen”, besluit Ruud Storcken.

Digitaal samenwerken met gemeente

De overheid werkt al jarenlang aan de Omgevingswet. Aanvankelijk was inwerkingtreding voorzien in 2019, toen in 2021. Nu wordt het juli 2022. De wet beoogt een goede balans te maken tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Tegelijkertijd wil de overheid hiermee regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen. Processen moeten allemaal vlotter verlopen, via het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). De complete keten van partijen die hierin participeren moet ervan profiteren. Dus ook, en voornamelijk, het bedrijfsleven. DSO omvat een set aan systemen van de centrale en decentrale overheid waarmee betrokkenen onder andere vergunningen kunnen aanvragen en informatie kunnen opvragen over de leefomgeving. DSO moet een vlotte, digitale procesgang waarborgen. Dit vereist dat je als bedrijf ook digitaal werkt. Wanneer je vergunningen moet aanvragen, moet je begeleidende stukken digitaal aanleveren. Nu is vandaag de dag alle informatie digital born, maar hoe zit dat met documenten of bouwtekeningen uit het verleden? Inventariseer je eigen informatiehuishouding en zorg dat je klaar bent voor de nieuwe Omgevingswet.