Executives als piloten

Gregor Hohpe, AWS Enterprise Strategist

Niet alleen verandert de zakelijke omgeving sneller en ingrijpender dan ooit, maar ook de reeks van beschikbare technologieën evolueert op een verbluffend tempo. Die technologieën zijn niet langer ´dingen die IT diep in de machinekamer doet´; ze zijn een essentieel ingrediënt geworden voor de bedrijfswereld. Hoe kunnen executives een brug bouwen tussen de bedrijfsstrategie en de beslissingen over technologisch design zonder afleiding en klaar zijn om het roer over te nemen wanneer nodig? Gelukkig kunnen we wat inspiratie halen van een groep mensen die ook cruciale beslissingen nemen afhankelijk van technologie: piloten.

Executives als piloten

Piloten zijn topmanagers die snelle, cruciale beslissingen moeten maken over veiligheid in het licht van complexiteit en onzekerheid. Dat is waarom ze uitgebreid trainen en strikte procedures volgen. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat moderne IT-managers bijvoorbeeld zonder brandstof komen te zitten over de Atlantische Oceaan, werken ze in een gelijkwaardige omgeving die zeer complex en cruciaal is voor het bedrijf. Hoe kunnen moderne IT-managers hun voordeel halen uit opereren zoals piloten?

Wees klaar om controle te nemen

Een groot deel van elke vlucht vindt plaats in automatische piloot, wat vermoeidheid en afleiding van de piloot vermijdt door routinewerk uit te voeren. De automatische piloot is echter geen vervanging voor de piloot zijn vermogen om te vliegen en de machines die ze bedienen te begrijpen. Ook IT-managers zijn gewend om op automatische piloot te vliegen. Dat heet `management by goals´: executives financieren een IT-project en specificeren de deliverables en tijdlijnen. De automatisch piloot in deze setup is het middenmanagement: ze detecteren kleine afwijkingen van de planning en corrigeren ze zodat alles vlot verloopt. Dit werkte vroeger prima, maar door de technologie-innovatie die nu plaatsvindt in een nog nooit eerder vertoond tempo in combinatie met snelle veranderingen in de bedrijfsomgeving, moeten CIO´s en hun IT-afdelingen scherp blijven.

Net zoals piloten moeten IT-managers het roer overnemen als de dingen schokkerig worden. Om dat te doen moeten ze begrijpen wat er aan de hand is in de IT-´machinekamer´- waar technologische systemen werken en cruciale beslissingen worden genomen. Door de afhankelijkheden tussen systemen en technologieën te begrijpen, leren IT-managers hoe ze moeten reageren op ongebruikelijke metingen van de instrumenten, net zoals piloten doen. Hoe nuttig automatische piloten ook zijn, ze maskeren ook potentieel kritieke problemen. Omdat ze afwijkingen automatisch compenseren, kan een probleem onopgemerkt blijven totdat het ernstig wordt. Het is dus belangrijk voor zowel piloten als IT-managers om niet blindelings op automatische piloten te vertrouwen.

Loop door de machinekamer

Piloten vertrouwen niet blindelings op hun wijzerplaten en meters. Ook moderne IT-managers moeten de machines begrijpen die ze besturen. Dat betekent niet dat ze code moeten lezen of schrijven, maar ze zouden de belangrijkste componenten, de gevolgen van het kiezen van de ene oplossing boven de andere, en kritische onderlinge afhankelijkheden, moeten begrijpen. Moderne IT-managers moeten dus de machinekamer bezoeken om inzicht te krijgen in de machines die ze besturen.

Vraag veel ´Waarom´

Luchtveiligheidsraden stellen veel vragen om de oorzaak van een probleem te achterhalen. Ze stoppen niet bij de technische problemen; ze kijken ook naar procedures, managementpraktijken en wettelijke richtlijnen. Oorzaken van vertragingen en mislukkingen van IT-projecten kunnen even divers zijn. Executives zouden daarom moeten deelnemen aan retrospectieven en veel 'waarom'-vragen stellen.

Dus de volgende keer dat iets niet volgens plan verloopt, kan je door te springen naar een snelle oplossing een van de meest waardevolle leermogelijkheden mislopen. Een probleem is niet opgelost als het op magische wijze verdwijnt, maar wanneer de oorzaak wordt begrepen en verholpen. Dat kan alleen gebeuren als je veel ´waarom´ vraagt en begrijpt hoe stukken met elkaar verbonden zijn.

Gebruik modellen om complexiteit te bestrijden

Piloten en zelfs monteurs kunnen niet het hele vliegtuig uit elkaar halen om te begrijpen hoe het werkt. In plaats daarvan vertrouwen ze op handboeken, schema's en technische tekeningen. Deze documenten zijn abstracte modellen: ze benadrukken de belangrijke onderdelen, vooral welk onderdeel verbonden is met welke andere.

Architectuurmodellen zijn even belangrijke hulpmiddelen voor executives die zich als piloten gedragen. Zulke modellen bieden zinvolle abstracties die ruis elimineren en belangrijke keuzes en hun afwegingen benadrukken. Omdat er in complexe systemen vaak problemen ontstaan tussen de onderdelen, zoals een brandstofleiding of een defecte software-integratie, is het belangrijk om modellen te gebruiken die de verbindingen tussen de onderdelen weergeven.

Architectuurteams zijn een goede bron voor zulke modellen. Dat is waarom moderne architectuurteams nauw verbonden moeten zijn met IT-leidinggevenden. Ze kunnen duidelijkheid creëren en helpen met het maken van betere en transparante beslissingen. Dergelijke architecten verbinden besluitvormers en de IT-machinekamer.

Focus op grammatica, niet op woordenschat

Overdreven jargon houdt veel IT-managers uit de machinekamer. Gelukkig is het niet nodig om een reusachtig woordenboek met IT-termen uit het hoofd te leren. Om bekwaam te worden in een nieuwe taal, moet je twee dingen onder de knie krijgen: de woordenschat die de reeks met beschikbare woorden bevat, en de grammatica die definieert hoe die woorden gecombineerd kunnen worden om iets betekenisvol te uiten.

Als executive, en zelfs als piloot, is het bijna onmogelijk om de woordenschat van de hedendaagse IT te beheersen: het verandert te vaak en een algemeen geaccepteerd woordenboek bestaat niet. Executives, die zich gedragen zoals piloten, moeten zich daarom concentreren op de grammatica van de IT met als hoofdvraag: Welke woordcombinaties zijn zinvol? Dit onhult de grammatica van de IT-taal en de relevante connecties. Executives zijn geen eersteklas passagiers; ze zitten in de cockpit en moeten dus nadenken over alle complexiteit van de machines die ons naar onze bestemming brengen.