Hoe krijg je medewerkers terug naar kantoor?

Tijdens de pandemie moesten we noodgedwongen vanuit huis werken, wat heeft gezorgd voor nieuwe werkpatronen. De meeste Nederlandse werknemers willen niet meer fulltime op kantoor werken. Dit merk jij waarschijnlijk ook. Je kantoor is weer volledig open, maar de terugkeer van je personeel blijft uit. Hoe ga je hier als werkgever mee om? Als experts in hybride werken, geeft Ciao je graag tips over hoe je jouw personeel weer met plezier terug krijgt naar de werkvloer!

Waarom wil personeel niet meer fulltime naar kantoor?

Aan het begin van het thuiswerken hoorden we veel geluiden van personeel dat ze het kantoor zo mistte. Misschien verbaast het je dan ook om te horen dat ze nu niet meer 5 dagen op kantoor willen werken. Dit was immers normaal voor de pandemie de wereld op haar kop zette. Doordat we een geruime tijd vanuit huis hebben moeten werken, hebben we massaal nieuwe werkpatronen aangenomen. Patronen die voor velen heel voordelig uitpakken. Laten we hier samen naar kijken:

● Geen reistijd meer

Stel je woont een uur reizen van kantoor af en je werkt vijf dagen per week. Door thuis te werken bespaar je ineens 10 uur per week die je normaal aan reistijd kwijt zou zijn. Deze 10 uur kun je aan persoonlijke activiteiten besteden! Het van en naar kantoor reizen kost voor veel mensen een hoop tijd. Van het staan in de file, het moeten reizen in een drukke trein of minimaal een half uur fietsen: deze reistijd voelt vaak als “verloren tijd”. Door thuis te werken houd je deze tijd over. Je hoeft misschien minder vroeg op te staan, kunt een sportles volgen voor het werken begint of je kinderen naar school brengen. Voor veel Nederlanders is dit het grootste voordeel aan thuiswerken en daarmee ook de grootste drempel aan weer volledig naar kantoor moeten gaan.

● Meer autonomie en flexibiliteit

Als je vanuit huis werkt, heb je meer flexibiliteit om je werkschema in te delen zoals het jou het beste uitkomt. Het is een stuk makkelijker om bijvoorbeeld een snelle boodschap te halen of een was in te zetten. Dit geeft een gevoel van autonomie, wat voor veel mensen heel prettig is.

● Meer focus

Uit een experiment dat voor de pandemie werd uitgevoerd met de werknemers van een Chinees reisbureau, bleek dat een groep die willekeurig werd geselecteerd om thuis te werken, een productiviteitstoename van 13% liet zien - wat werd toegeschreven aan een rustiger werkomgeving en meer gewerkte minuten per dienst. En uit een enquête uit 2021 onder telewerkers bleek dat 6 op de 10 thuiswerkers productiever zijn dan ze hadden verwacht, omdat ze niet hoeven te pendelen en misschien beter slapen. Thuis winnen werknemers ook tijd terug die ze verliezen aan afleidingen en onderbrekingen op kantoor.

Zo krijg je werknemers terug naar kantoor!

Tip 1 | Luister naar je personeel

Het opstellen van een plan om je personeel terug te krijgen naar kantoor zou moeten beginnen met het luisteren naar hun wensen. Hiermee voorkom je dat je een beleid opstelt die geen succes gaat hebben bij je personeel. Je kunt hun wensen achterhalen door bijvoorbeeld surveys te houden. Daarnaast zijn ook informele interviews een goed idee, omdat je zo meer verdiepende informatie krijgt en verder door kan gaan op bepaalde antwoorden.

Uiteraard is het belangrijk ook daadwerkelijk wat te gaan doen met de informatie die je krijgt vanuit deze gesprekken. Zo voelt je personeel zich gehoord en gewaardeerd. Dit draagt bij aan de employee experience. Een positieve employee experience kan een organisatie naar een hoger niveau tillen. Tevreden werknemers zijn productiever, meer gemotiveerd en stralen dit ook uit naar buiten wat zorgt voor meer tevreden klanten. Kortom: een win-win situatie!

Wanneer hun wensen in kaart zijn gebracht, kun je kijken waar je als bedrijf op in wil spelen. Het geven van reiskostenvergoeding bijvoorbeeld of het aanbieden van een gratis lunch. Deze incentives dienen als beloning en kunnen heel aantrekkelijk zijn voor je werknemer!

Bron: Jason Goodman (Unsplash)

Tip 2 | Omarm een hybride werkbeleid

Nadat je hebt geluisterd naar de wensen van je personeel, is het tijd om dit om te zetten in een werkbeleid dat hierop aansluit. Voor veel bedrijven ligt de oplossing in een hybride werkbeleid. Hierbij blijf je jouw personeel de kans geven om vanuit huis te werken, maar zie je ze ook een aantal dagen terug op kantoor. Oftewel; je komt elkaar tegemoet! Hoe dit in te richten hangt af van de wensen van je medewerkers en hoe je dit als directie voor je ziet. Zo kun je er voor kiezen om 2 vaste dagen op kantoor te hanteren, waarbij je bijvoorbeeld 1 teamdag hebt. Of geef werknemers de “regel” dat ze in een maand tijd 8 keer naar kantoor moeten komen, maar zelf mogen kiezen wanneer dit is.

Een hybride werkmodel levert jou als werkgever ook voordelen op. Bijvoorbeeld omdat je bedrijf groeit, maar je geen groter kantoor wil huren. Met een hybride model hoef je je hier geen zorgen over te maken. Zeker niet wanneer je overstapt naar een flexkantoor zonder vaste werkplekken. Het overstappen naar een flexkantoor vergt dan ook geen groot aanpassingsvermogen van je werknemers.

Je kunt dit soepeler laten verlopen door de juiste tools te gebruiken. Zo kun je een werkplek reserveringssysteem gebruiken. Hiermee kan je personeel binnen een paar klikken een bureau op kantoor boeken op basis van beschikbaarheid. In deze desk booking software kunnen ze ook direct zien wanneer hun favoriete collega of teamlid op kantoor is en hun bezoek daarop afstemmen. Voor jou als werkgever levert een tool als deze je ook diverse voordelen op:

● Je kunt de reiskostenvergoeding afstemmen op het aantal check-ins

● Bij eventuele ontruiming zie je direct hoeveel personeel er op kantoor is om geëvacueerd te worden

● Je kunt de inkoop voor het aantal lunches afstemmen op de komende dagen; je ziet immers direct hoeveel teamleden er op kantoor zullen zijn

Tip 3 | Definieer het doel van je kantoor

Voorheen was de rol van je kantoor heel duidelijk; het was de plek waar men kwam om te werken. Inmiddels weten we dat je ook heel goed thuis kan werken met de juiste equipment. Je werknemers zien daarom het kantoor niet per se meer als de enige plek waar ze hun werk kunnen doen. Overweeg daarom het doel van jouw kantoor. Is het bijvoorbeeld een ontmoetingsplaats waar men met elkaar kan communiceren en sociale connecties kan leggen? Is het een ruimte waar men zich moet kunnen concentreren en focussen? Wellicht is het doel van je kantoor het zijn van beiden. Zodra je het “waarom” van jouw kantoor helder voor ogen hebt, kun je jouw kantoorindeling daarop afstemmen. Creer diverse hoeken en zones met ieder hun eigen doel. Van focus cabines tot aan sociale coffee corners en zones waar de creativiteit moet stromen!

Tip 4 | Speel in op het sociale aspect

Het kantoor wordt door het personeel nog wel als belangrijk gezien vanwege het sociale aspect. Het meer spontane contact met collega’s werd gemist tijdens het volledig thuiswerken. Je kunt hier als werkgever handig op inspelen door sociale evenementen te organiseren op kantoor. Denk aan het faciliteren van een vers bereide lunch, een vrijdagmiddagborrel, een gezellige zomerbarbecue na het werk of een spelletjes uurtje op kantoor. Een ander bijkomend voordeel van dit soort evenementen is dat er meer interactie zal ontstaan tussen diverse teams. Door het thuiswerken kunnen er sneller eilandjes ontstaan. Dit kun je voorkomen door in het echt op kantoor af te spreken. Hiermee wordt de functie van jouw kantoor als ontmoetingsplek ook nog concreter.

Tip 5 | Neem de tijd

Net als dat het even duurde alvorens we gewend waren een het thuiswerken, is dit ook het geval bij het weer terugkeren naar kantoor. Geef je personeel de tijd om rustig te wennen aan deze terugkeer. Blijf het gesprek met ze aangaan om te checken of ze nog tevreden zijn met het huidige hybride werkbeleid. Blijf vooral meebewegen en bijsturen waar nodig.

Wij zijn erg benieuwd welke tip jij gaat toepassen om jouw personeel weer met plezier terug te laten keren naar kantoor.

Beeld: Ciao