Inkopen versus kopen, welk proces is waardevoller voor je bedrijf?

Auteur: Marc Tromp, Business Development Manager van Sastrify

De abonnementsprijzen van veel SaaS-bedrijven zijn de afgelopen maanden gestegen. De inflatie is op dit moment een grote uitdaging voor iedereen. In Nederland werd deze in augustus vastgesteld op 13,6%, het hoogste inflatiepercentage ooit gemeten. Volgens een nieuw onderzoek van IWG verwachten bedrijven dat we het komende jaar in een recessie terecht zullen komen en zijn ze ter voorbereiding al met kostenbesparingen begonnen. In dit artikel vertellen we je meer over de verschillen tussen inkopen en kopen en welk proces je het beste kunt implementeren zodat je direct kosten kunt besparen.

Laten we beginnen met de meest voordehandliggende vraag: zijn inkopen en kopen hetzelfde? Hoewel deze termen door elkaar worden gebruikt, zijn ze geen synoniemen van elkaar. Beide hebben met de aanschaf van producten en diensten te maken, maar er zijn grote verschillen. Welk van de twee processen wordt gehanteerd, heeft een enorme impact op het functioneren en het kostenprofiel van een bedrijf.

Het is belangrijk het verschil tussen kopen in inkopen te begrijpen om waarde voor je bedrijf te creëren. Kopen gaat slechts over de aanschaf van producten, terwijl inkopen gaat over het verminderen van risico's en het beheersen van kosten op de lange termijn.

De definities

Kopen wordt gedefinieerd als "de activiteit van het kopen van benodigdheden voor een bedrijf". Het koopproces betekent in feite goederen en diensten kopen voor je bedrijf. Het omvat de feitelijke activiteiten zoals het plaatsen van bestellingen en het betalen van leveranciers. Kopers doen misschien wat onderzoek voordat ze een product of dienst selecteren, maar er is zelden een formeel proces.

In tegenstelling word inkopen gedefinieerd als "het proces waarbij de ene organisatie producten of diensten koopt van een andere organisatie en daarbij risico’s in acht neemt en maatregelen voor kostenbeheersing toepast, met het oog op de lange termijn". Inkoop verwijst naar het strategische proces dat een bedrijf toepast om goederen en diensten te verwerven voordat een inkooporder wordt opgesteld.

Kopen is dus de activiteit van het kopen van goederen en diensten, terwijl inkopen betrekking heeft op het voor-, tijdens en na-proces van het verwerven van goederen en diensten. Inkopen is een grote overkoepelende term en kopen is slechts één aspect van deze bredere functie.

Wat is het verschil tussen inkopen en kopen?

Er is een wereld van verschil tussen inkopen en kopen, zowel wat betreft methode als aanpak. Welk process het beste kan worden gehanteert hangt af van de organisatie. Ligt de focus op korte of lange termijn doelen, op investeren of besparen en op snelheid of kwaliteit?

Kopen is meer een transactionele, kortetermijn- en reactieve benadering. Het kan worden onderverdeeld in vijf ‘juisten’: juiste kwaliteit, juiste hoeveelheid, juiste kosten, juiste tijd en juiste plaats. De organisatie richt zich op transacties en niet op leveranciersrelaties.

Inkopen daarentegen, is een relationeel, langdurig en proactief proces. Het heeft een strategische benadering en levert concurrentievoordeel op, waarbij verschillende stappen worden doorlopen om interne behoeften te identificeren, voordat de aankoopfase wordt bereikt. De organisatie richt zich op het vaststellen van betalingsvoorwaarden en het onderhouden van vruchtbare relaties met gekwalificeerde leveranciers.

Hoe ziet het het koopproces eruit?

Kopen is een intuïtief proces. Het gebrek aan systematische controles, stelt bedrijven bloot aan onnodige risico's. Verkeerde aankopen, niet accurate due diligence en het lekken van kapitaal komen geregeld voor als er geen maatregelen voor kostenbeheersing of risicobeheersing zijn ingebouwd. Hierdoor kunnen de continuïteit, reputatie en databeveiliging van het bedrijf in gevaar komen. Het koopproces omvat:

• Ontvangen van aanvragen vanuit de organisatie
• Opvragen en beoordelen van offertes van leveranciers
• Plaatsen van inkooporders
• Ontvangen van producten en diensten
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op geleverde artikelen
• Uitvoeren van betalingen aan leveranciers

De financiële afdeling is de dupe van een dergelijk uitgavenproces dat is gebasseerd op willekeur. Het kost controllers ontzettend veel tijd om de zee aan facturen na te gaan. Hierdoor verspil je niet alleen de kans waarde te creëren voor je bedrijf, je veroorzaakt ook een gebrek aan transparantie en chaos.

Hoe ziet het inkoopproces eruit?

Het inkoopproces controleert risico’s en kosten en levert besparingen op voor bedrijven, met name door het voorkomen van lukrake uitgaven. Deze proactieve procure-to-pay-benadering ondersteunt je bij het identificeren en verwerven van de juiste goederen of diensten van een externe leverancier.

Het inkoopproces betreft:

• Monitoren en in kaart brengen van de toeleveringsmarkt
• Vinden van potentiële leveranciers
• Opstellen van een lijst met goedgekeurde leveranciers
• Identificeren van de behoeften van stakeholders
• Omzetten van behoeften in specificaties
• Maken van online inkoop orders
• Opvragen en beoordelen van offertes
• Selecteren van de juiste leveranciers en efficiënt onderhandelen
• Ontvangen van goederen en uitvoeren van kwaliteitscontroles
• Opstellen en beheren van contracten
• Verkrijgen van goedkeuring voor facturen en voldoen aan betalingsvoorwaarden
• Opbouwen van goede leveranciersrelaties

Het afhandelen van het inkoopproces gaat als volgt. Ten eerste: ga uit van de bedrijfsstrategie en begin met een behoefteanalyse. Onderzoek vervolgens uitgebreid de leveranciers op de markt, inclusief klantbeoordelingen, concurrenten, enzovoorts. Voed je relatie met de leverancier voor een soepel onderhandelingsproces. Handig hierbij is het om, indien mogelijk, meerdere producten bij dezelfde leverancier af te nemen om de kosten te verminderen.

Houd na de aanschaf van de producten of diensten de prestaties van de leverancier in de gaten en zorg ervoor dat ze hun beloften nakomen. Voer ten slotte maandelijkse gegevens- en analyse rapportages uit om de uitgaven, implementatie en meerwaarde voor de eindgebruikers te controleren.

Welk proces creëert meer waarde?

Nu het verschil tussen kopen en inkopen duidelijk is, hangt de keus voor het proces af van de focus van je bedrijf: ligt de focus op korte termijn of lange termijn doelen, investeren of besparen en snelheid of kwaliteit? Het inkoopproces is strategisch, terwijl het koopproces juist tactisch is.

Het is duidelijk dat het inkoopproces de gehele levenscyclus van het aanschaffen van goederen en diensten van een bedrijf betreft. De proactieve aanpak zorgt voor bewustwording vóór, tijdens en na ontvangst van de aankoop, waardoor waarde wordt behaald uit leveranciersrelaties. In tegenstelling tot inkopen, begint en eindigt het koopproces slechts met het plaatsen van een inkooporder.

Het inkoopproces zorgt voor kostenbesparingen door effectieve uitgavenanalyse, onderhandelingen over contractuele overeenkomsten en het voeden van koper-leverancierrelaties. Voor de meeste bedrijven zal dit een waardevoller proces zijn.

Welk proces is beter voor jouw bedrijf?

Wat betreft het verwerven van goederen en diensten, verschilt het per bedrijf welk proces het beste past. De meeste kleine bedrijven geven de voorkeur aan kopen, omdat dit process sneller en minder gecompliceerd is. Grotere bedrijven kiezen echter voor een volledig inkoopproces en passen deze aan op hun bedrijfsstrategie.

Stel jezelf een aantal belangrijke vragen om te bepalen welk proces het beste bij jouw bedrijf past:

• Is je bedrijf gericht op het behalen van korte termijn doelen of op lange termijn denken?
• Zoekt je bedrijf een quick fix of een oplossing die op de lange termijn, duurzame waarde creëert?
• Sta je liever in direct contact met een leverancier?
• Hoe belangrijk is risicomanagement?