Is het versturen van werkmail vanaf een privéadres handig?

Hieronder vind je een voorpublicatie uit deze moderne etiquette-gids en ontdek je het antwoord op de vraag: ‘Ik stuur mijn werkmail vanaf mijn privéadres. Is dat handig?’ Ontdek het antwoord hieronder.

Hugo de Jonge mist tech-etiquette

Als er één Nederlander is die weet hoe onhandig het kan zijn om werkmail vanaf een privémailadres te versturen, dan is het Hugo de Jonge, zorgminister tijdens de coronaperiode. Hij raakte in opspraak toen de Volkskrant ontdekte dat hij vanaf zijn privé-mailadres mailde met Sywert van Lienden over de inkoop van mondkapjes. Wat kan de rest van werkend Nederland leren van Hugo de Jonge? Welk risico loop je als je werkmails naar of van je privéadres stuurt?

Van Lienden zou ‘om niet’ (zonder winstoogmerk) mondkapjes leveren aan het Ministerie van Volksgezondheid. Honderd miljoen euro aan onbruikbare mondkapjes en twintig miljoen euro winst verder, is een politiek schandaal geboren. Dat Van Lienden en Hugo de Jonge beide CDA-lid waren en de communicatie verliep via De Jonge ́s privémailadres, hielp niet.

Transparantie en veiligheid van werkmail

Marieke van de Zilver deed als politiek verslaggever voor RTL Nieuws verslag van deze rel; je kent haar ook als winnaar van tv-programma De Slimste Mens in 2020. Ze legt uit waarom het niet handig was van De Jonge om zakelijke mails vanaf een privémailadres te versturen. ‘Allereerst is het een probleem wat betreft de veiligheid van de e-mails. Voor hackers kan het interessant zijn om Kamerleden en ministers te hacken, aangezien ze over gevoelige informatie beschikken. Daarom krijgen bewindspersonen op hun eerste werkdag het zogenaamde “blauwe boek”. In dat handboek staan expliciete regels voor communicatie. Men krijgt daarbij voor alle werkgerelateerde communicatie hardware en software: telefoons en laptops die beveiligd zijn. Dat is niet voor niets.’

Veiligheid is niet het enige probleem, het gaat volgens Van de Zilver ook om transparantie. ‘Alle e-mails, sms’jes en schriftelijk verkeer van ministers moeten opgevraagd kunnen worden via een WOB-verzoek (de Wet Openbaarheid Bestuur). Hugo de Jonge zei alle communicatie over Sywert van Lienden door te sturen of het via de cc-functie in de mail met ambtenaren te delen. Er is echter een probleem: het is niet te controleren. Hugo de Jonge en Sywert van Lienden zijn beiden lid van het CDA, waardoor deze kwestie nog gevoeliger ligt. Denk ook aan de sms’jes van premier Rutte, die niet te controleren zijn omdat hij ze verwijderd heeft. WOB-verzoeken hebben eerder aangetoond dat er soms een verschil zit tussen wat politici zeggen en blijken te doen. In Den Haag zegt men dan ook: vertrouwen is goed, controle is beter.’

Mails: brieven van de 21e eeuw

Dat de sms’jes-gate van Mark Rutte weinig politieke consequenties heeft gehad, is verbazingwekkend. Als de verdachtmaking eruit had bestaan dat hij papieren dossiers vernietigde, had elke boomer doorgehad dat de premier niet transparant handelde. Omdat het om digitale communicatie ging, ontstond er een soort rookgordijn. Het zijn maar e-mails en sms’jes, hoe belangrijk kunnen die nou zijn? Maar digitale berichtjes zijn de brieven van de eenentwintigste eeuw, ze zijn de belangrijkste vorm van communicatie en verdienen het ook zo behandeld te worden. Het gebrek aan opslagruimte op een Nokia mag nooit een reden zijn om van de regels af te wijken. Overigens gebruikt het merendeel van de bewindslieden WhatsApp en privémail voor werk.

Volgens Van de Zilver zou de rest van werkend Nederland een voorbeeld moeten nemen aan de blunder van Hugo de Jonge. Ze hoopt dat het ons leert dat we moeten stoppen met het mailen via een privéaccount. Aangezien jij en ik geen premier of minister van Volksgezondheid zijn, wat maakt het dan uit of we via werk- of privémail mailen? Nou, het kan je bijvoorbeeld je baan kosten.

Ontslag op staande voet

Wie alleen mailt via zijn werkmail, zorgt er allereerst voor dat zijn mails beter beschermd zijn. Er is een minder groot risico op hacks, omdat werkgevers hun best doen om de hardware en software van werknemers te beveiligen. Ook houd je zo privé en werk beter gescheiden. Werkgevers mogen in hun arbeidsvoorwaarden opnemen dat werknemers een boete moeten betalen als ze een geheimhoudingsplicht schenden, bijvoorbeeld door vertrouwelijke informatie vanaf hun privéadres te versturen. Verzekeraar DAS claimt steeds vaker aanvragen binnen te krijgen voor ontslag op staande voet door het gebruik van privémailadressen voor werkzaamheden voor de baas. Je leest het goed: bedrijven eisen ontslag bij het versturen van werkmail via het privéadres.

Een werknemer werd op staande voet ontslagen toen hij zakelijke e-mails naar zijn privéadres stuurde. Hij was gebonden aan een concurrentiebeding, een relatiebeding en een IT-gedragscode. Toen hij op non-actief werd gesteld en er een exit-regeling werd opgesteld, stuurde hij honderdvijftig e-mails met bedrijfsgevoelige informatie van zijn zakelijke e-mail naar zijn privé e-mail. Hij ging zonder succes in beroep. Zowel de kantonrechter, het Gerechtshof als de Hoge Raad vonden het ontslag rechtsgeldig. De documenten waren alleen bestemd voor interne doeleinden en de IT-gedragscode van het bedrijf was duidelijk: ‘Gebruikers mogen geen vertrouwelijke informatie verwerken of overdragen aan niet-interne systemen, behalve wanneer dit uitdrukkelijk is toegestaan bij het uitvoeren van hun normale taken.’ Die toestemming had de werknemer niet, waardoor hij ontslagen werd. Denk daar dus aan, als je liever via je privéadres mailt omdat de mailserver van je werkgever niet zo gebruiksvriendelijk is.

Reis ver, bereid je voor, kom terug

Wie echt op vakantie moet werken, zou zich voor die vakantie goed moeten voorbereiden, zegt Van de Zilver. ‘Zorg ervoor dat je op een veilige manier kan inloggen op je werkmail. Maak tijd vrij om je wachtwoorden te updaten voor je op vakantie gaat en check tijdig of alles goed werkt. Als je eenmaal op vakantie bent, maak dan geen gebruik van de campingwifi maar kies voor het internet op je telefoon. Of gebruik een VPN of regel desnoods een dongel, als je echt door moet werken.’

De RTL-verslaggeefster raadt aan om goed op te letten. ‘Je maakt je kwetsbaar als je je onvoldoende bewust bent van de risico’s. Mensen denken vaak: het overkomt mij niet, dus worden ze onvoorzichtig. Dat is het probleem. Wie echt niet oplet, wordt mogelijk slachtoffer van phishing (internetfraude) en maakt miljoenen euro over naar een dubieus bedrijf. Daarom moeten we bewuster omgaan met dit soort communicatiemiddelen. Dat geldt evengoed voor ministers als voor de rest van werkend Nederland.’

Vuistregels voor werkmail

• Stuur nooit zakelijke mails vanaf je privé-adres, want het kan je in moeilijkheden brengen. Je kan een boete krijgen of er kan ontslag geëist worden als de werkgever een geheimhoudingsplicht in de arbeidsvoorwaarden heeft opgenomen.
• Zorg ervoor dat je zakelijk mailverkeer beveiligt, verander je wachtwoorden bijvoorbeeld regelmatig. Gebruik tools als Lastpass om complexe wachtwoorden te genereren en op één plek op te slaan.
• Werk je door op vakantie? Bereid je goed voor en gebruik geen openbare wifi maar je eigen 4G-hotspot.

Dit is een voorpublicatie uit Niet appen tijdens het eten. Wil je het boek bestellen? Bezoek dan deze pagina.