Jarno van Hurne, Global Solution Marketing Director bij Exact: een kwestie van willen

Automatische boekhouding, ofwel no hands accounting, gaat een vlucht nemen’, vangt Jarno aan. ‘In de komende twee jaar verwacht ik dat boekhouden steeds meer een achtergrondproces wordt: vrijwel onzichtbaar voor de gebruiker. Alhoewel daar stappen voor genomen moeten worden, bieden softwareleveranciers reeds veel mogelijkheden. Als één van de grootste partijen loopt Exact in Nederland voorop. De technische mogelijkheden die er zijn worden echter te beperkt door bedrijven ingezet. Het versturen van schoenendozen vol papieren naar accountants is de wereld nog niet uit. Middelen als OCR (optical character recognition, digitalisatietool) en elektronische facturatie worden niet genoeg gebruikt, terwijl de software daar al lang klaar voor is.’

Digitalisatie

‘Administraties van kleinere Exactklanten worden veelal gevoerd door accountants. Met de lancering van Exact Mijn [Kantoor] hopen we dat die klanten uiteindelijk alles digitaal bij hen aanleveren’, vervolgt Jarno. De MKB Barometer, waarover later meer, bevestigt een achterstand: 54% van ondernemers verzendt administratie in papiervorm. ‘Bonnetjes kunnen ondertussen al met een enkele foto gedigitaliseerd worden. Dat sluit verzendingstijd en contact over onleesbaarheid uit. Hetzelfde geldt voor in- en verkoopfacturen. Vraagposten dalen; de kosten van verwerking gaan gigantisch naar beneden, waardoor de diensten van een accountant of administratiekantoor ook voor de ondernemer goedkoper worden. Ieder dubbeltje aan facturatietijd valt weg, iedere euro aan verwerkingstijd eveneens. Dat maakt budget vrij voor bedrijfsadvies: praten over de cijfers, werkwijze, controle en advies. Waardevolle tijdsbesteding, en uiteindelijk iets waar bedrijven meer ruimte voor krijgen. Als Exact proberen we boekhoudzaken - zaken die altijd noodzakelijk zijn geweest - de wereld uit te managen, zodat we zowel ondernemers als accountants weer in hun kracht kunnen zetten. Niemand is ooit een bedrijf begonnen om de boekhouding te gaan doen.’  

ERP

Registratie is één gebied waar nog een hoop tijd te winnen valt; logistiek het ander. Zoals documenten nog steeds in schoenendozen bij accountants aangeleverd worden, ziet Jarno evengoed logistieke medewerkers met een pakbon en pen het magazijn in lopen. Hij vervolgt: ‘Naast financiële en boekhoudingssoftware, leveren we ook ondersteuning voor logistieke en productieprocessen. Daaronder vallen pakketten voor ERP, HRM, CRM en kantoorautomatisering, zoals werkstromen, documentbeheer en projectmanagement. Groothandels, productiebedrijven, voorraadhoudende retailers en webshops - bedrijven die grote voorradenstromen managen, offertes maken, retourneren en levertijdproblemen ervaren - kunnen enorme baat hebben bij gebruik van onze logistieke oplossingen. Heb je duizenden webshops in Nederland; zit je middenin de drukke jaarwisselingsperiode; lopen de verzendingen niet goed, dan kun je je voorstellen wat klantcontact kan kosten. Via partners bieden wij onder andere koppelingen aan met etiketprinters, bonprinters, vervoersbedrijven en webshop-backends.’

‘Uit onze voorraadsystemen afkomstige data wordt real-time gepresenteerd op (bijvoorbeeld) een webshoppagina. Je grijpt zo nooit mis’, vervolgt Jarno. ‘Vermijd je fouten, dan valt vrijwel het gehele klantcontactproces weg. On time, in full, no error, no contact, zoals mooi gezegd wordt in logistiekland. Eigenlijk zou iedereen op tijd, volledig, foutloos en contactloos moeten kunnen leveren, aangezien iedere nieuwe bestelling - en iedere klantcontactopname - geld kost.’

Integratie

Stel, een bedrijf valt in het straatje: magazijn, website, dagelijkse verzending. Is een overstap naar één of meerdere Exact ERP-oplossingen in redelijke tijd te maken? ‘Ruim 500 kant en klare koppelingen staan klaar in ons App Center. Koppel je de backend van Exact met (bijvoorbeeld) Magento, dan gebruik je vervolgens reeds bepaalde paden tussen de twee systemen, wat een naadloze aansluiting faciliteert. Zo ook voor banken en logistieke dienstverleners: in de meeste gevallen is er door Exact en de betreffende partij over nagedacht. Staat de integratie, dan wordt het een kwestie van implementatie. Qua tijdsduur kijk je als middel- of kleinbedrijf naar enkele dagen om from scratch iets neer te zetten.’

‘De Nederlandse economie kan het momenteel lastig maken om de juiste werknemers te vinden. Hoe meer handen je inzet op 'dom' werk, hoe meer je inlevert op de creativiteit en intelligentie van werknemers, zo ook op vlakken als HR en salarisregistratie. Ondertussen werk ik 16 jaar bij Exact en heb ik nog nooit een fysieke jaaropgave of salarisstrook in mijn handen gehad. Mijn vrouw daarentegen, werkzaam bij een school, krijgt elke maand netjes een strook in de post. Ben ik benieuwd naar mijn verlofsaldo, dan is daar vliegensvlug achter te komen. Anderzijds heb je in Nederland legio bedrijven waar medewerkers nog altijd naar de administratie moeten lopen om resterende vakantiedagen te peilen, of verlof op te nemen. Automatisering is voor veel bedrijven geen doel op zich. Aan de andere kant valt er gewoon veel meer uit automatisering te halen dan de meeste bedrijven momenteel doen. Eveneens is het geen kwestie van kopen: deze mogelijkheden zijn beschikbaar in de software die velen al hebben. Hiermee vallen nog veel meer kosten te besparen, marges te optimaliseren en werkprocessen te versoepelen.’

Sinds het voorjaar van 2018 presenteert Exact vernieuwing per seizoen. De aanstaande Winter Release '19 staat bomvol verbeteringen voor bedrijven die werken met Exact’s boekhouding-, ERP-, CRM- en Salarissoftware. De basisversie van boekhoudpakket Exact Online is verkrijgbaar vanaf € 39,- per maand.