Lang leve #HNW

Ook, en met name, op ict-gebied is deze nieuwe manier van werken helemaal 'hot'. Maar wat is Het Nieuwe Werken nou eigenlijk? En wat moet je ervoor in huis halen?

'Echte mannen staan in de file’ en ‘thuiswerken is uitslapen’, met deze sarcastisch bedoelde kreten wil de campagne ‘Het Nieuwe Werken doe je zelf ’ de nieuwe manier van werken aan de man brengen.

Het Nieuwe Werken staat hier voor flexibele werktijden en de mogelijkheid om één of meerdere dagen per week thuis te werken. Volgens de coalitie van overheid en bedrijfsleven achter de campagne, zorgt Het Nieuwe Werken ervoor dat werken leuker en effectiever wordt en belooft het werknemers een betere combinatie van werk en privé.

De voordelen hiervan zijn legio: werknemers zijn gelukkiger en productiever en hebben meer tijd voor man of vrouw en kinderen. Bovendien staan ze minder vaak in de file of hoeven ze de auto helemaal niet te gebruiken, wat weer goed is voor het milieu. Daarnaast zorgen flexibele werktijden voor een continue ‘workflow’, waardoor bedrijven niet tot stilstand komen na vijf uur ‘s middags.

Is dit dan de definitie van Het Nieuwe Werken? Het hebben van flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken? Zeker niet, zowel het doel van Het Nieuwe Werken als de invulling ervan zijn breder dan het op het eerste gezicht doet vermoeden. ‘Het Nieuwe Werken is gebaseerd op vertrouwen en resultaat in plaats van wantrouwen, repressie en aanwezigheid’, zo schrijft adviseur digitale media Arjan Hooiveld op Het Nieuwe Werken Blog.

Deze alternatieve mentaliteit kan worden beschouwd als de kern van de nieuwe werkmethode. Hierin moeten werknemers niet meer ‘verzameld’ worden op de werkplek waar ze onder het wakend oog van de baas in de gaten worden gehouden.

Het Nieuwe Werken gaat juist uit van vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Deze laatste krijgt van zijn baas flexibelere werktijden of de mogelijkheid om thuis te werken en beloont hem of haar vervolgens met een hogere inzet en een grotere waardering.

In de aanloop naar Het Nieuwe Werken heeft niet alleen een mentaliteitsverandering bij de werkgever plaatsgevonden, maar ook bij de werknemer. Of beter gezegd: de nieuwe generatie werknemers. Deze is opgegroeid in een digitale en mobiele wereld en vindt het niet meer dan logisch om de bijkomende flexibiliteit ook op de werkplek toe te passen.

‘Waar voorheen ons sociale leven om het werk werd heen gepland, wordt momenteel geprobeerd om – binnen bepaalde kaders – het werk binnen ons sociale leven in te passen’, aldus Jeroen Arts, oprichter van de boekingssite deskbookers.com voor flexwerkplekken in Nederland.

De Nederlandse economie is volgens hem ook bij uitstek geschikt om Het Nieuwe Werken een plek te geven. Nederland is al van oudsher een land met een sterke dienstverlenende in plaats van een industriële sector. Een dergelijke economie leunt meer op kenniswerkers en juist deze groep is in staat om ook daadwerkelijk ‘nieuw te werken’.

Een kenniswerker hoeft namelijk niet in een fabriek te staan, maar kan zijn werk doorgaans ook prima thuis doen. Dit betekent echter ook dat niet elk bedrijf met Het Nieuwe Werken aan de slag kan.

Dit werken vanuit huis of in de avonduren hoeft niet automatisch te betekenen dat met Het Nieuwe Werken werknemers minder hoeven te doen en dat de werkgever minder resultaat mag verwachten. De nieuwe manier van werken wordt namelijk gedreven door en is alleen mogelijk dankzij ontwikkelingen die werknemers op een slimmere manier laten werken. Dit zijn voornamelijk ontwikkelingen op it- en telecomgebied, die in de maatschappij en op de werkplek een steeds prominentere plek in nemen.

De twee belangrijkste handreikingen die de it- en telecomwereld aan Het Nieuwe Werken hebben gedaan zijn de komst van apparatuur waarmee op afstand en onderweg kan worden gewerkt en het ontstaan van de zogenoemde ‘cloud’. Onder dat eerste vallen al decennialang telefoons, maar het echte startschot voor Het Nieuwe Werken ontstond met de komst van de computer, gevolgd door de laptop, smartphone en tablet en aangevuld met onder meer voip- en vergadertelefoons.

De cloud (of cloud computing) is ongeveer net zo’n breed begrip geworden als Het Nieuwe Werken zelf. In de context van de nieuwe manier van werken staat de cloud voor het onafhankelijk van plaats toegankelijk maken van informatie, met behulp van internet. In de begindagen van het web gebeurde dit nog beperkt via bijvoorbeeld e-mail, maar inmiddels heeft cloud-computing een behoorlijke vlucht genomen.

Gehele desktops worden virtueel nagemaakt en software uit een ‘echte’ kartonnen doos halen is inmiddels hopeloos ouderwets. Maar wat zijn nou concreet de belangrijkste technologische middelen waarmee je kunt beginnen met Het Nieuwe Werken?

In de categorie hardware vind je inmiddels een hele serie zogenoemde portable devices waarmee je gemakkelijk thuis of onderweg kunt werken. Daarbij kun je kiezen of je een voor een desktopvervangende laptop gaat of voor een handzame smartphone. Veel van deze apparaten beschikken over een 3g, of in elk geval een wifi - verbinding, waarmee je gemakkelijk je e-mail kunt bekijken en beantwoorden, met collega’s kunt bellen of chatten, informatie kunt opzoeken en documenten kunt maken of bewerken.

Om op afstand van je reguliere werplek aan de slag te kunnen, is het wel noodzakelijk dat je over een snelle en veilige internetverbinding beschikt. Het Nieuwe Werken draait immers om het altijd en overal toegankelijk zijn van informatie. Je smartphone beschikt ongetwijfeld over een 3g-verbinding, maar je kunt ook mobiel internet op je laptop en tablet gebruiken.

Een veilige verbinding leg je door een virtual private network (vpn) op te zetten of om via een secure sockets layer (ssl)-verbinding het net op te gaan. Met name op je thuiswerkplek is het belangrijk om over een stabiele en snelle internetverbinding te beschikken, zodat je bijvoorbeeld langere voip-gesprekken met je collega’s kunt voeren en ononderbroken aan je docmenten in de cloud kunt werken.

Voor de beveiliging van je thuiswerkplek kun je een beveiligde router aanschaffen of zelfs een firewall installeren. Met software-as-a-service, afgekort als saas en ook wel eens software on demand genoemd, wordt software verstaan die via internet of een lokaal netwerk wordt afgenomen. De software wordt niet op een computer geïnstalleerd, met als groot voordeel dat deze onafhankelijk van plaats te benaderen is.

Daarnaast is het onderhoud, de backup en de beveiliging de verantwoordelijkheid van de saas-providers, zodat je thuis zonder al te veel gedoe en gelijkgeschakeld met de software die op kantoor wordt gebruikt aan de slag kunt. Tenslotte is saas doorgaans veel goedkoper in aanschaf en onderhoud dan software uit een doos. Voorbeelden zijn de webversies van Word, Excel en PowerPoint die door Microsoft via Windows Live worden aangeboden.

In het verlengde van saas ligt daas, oftwel desktop-as-a-service. Hiermee wordt een desktopomgeving losgetrokken van de daadwerkelijke desktop zelf. De virtuele desktop draait op een server en kan vervolgens vanaf een willekeurige locatie worden benaderd. Als thuis- of afstandswerker beschik je daarom met daas over je vertrouwde werkplek, met daarop dezelfde programma’s, applicaties en data die op je werk-pc zijn te vinden.

Het maakt dan vaak niet uit of je eigen computer andere specificaties heeft of draait op een ander besturingssysteem. Alle veranderingen die je op je virtuele desktop maakt, worden uiteraard opgeslagen op de centrale server. Je beschikt hierdoor altijd over de juiste en meest recentie versie van je desktop. Wil je effectief met je collega’s op afstand samenwerken, dan is het belangrijk dat je niet alleen met ze kunt communiceren via (hosted) voip.

Ook moet je direct kunnen samenwerken in documenten, waardoor veranderingen in real-time worden doorgevoerd en iedereen altijd en overal over de laatste versie beschikt. Met je collega’s kun je natuurlijk niet alleen bellen, maar ook sms’en, mailen en messengen. Vaak gaat dit een stuk effectiever, omdat je meerdere personen tegelijk hetzelfde bericht kunt sturen.

Voor e-mail, agenda’s en contactbeheer liggen Microsoft Outlook en Gmail voor de hand. Wie genoeg heef aan een simpele messenger, kan gebruikmaken van bijvoorbeeld Yammer. Wil je veel meer functionaliteit, dan is Microsoft Lync een oplossing.